Ekonomi

 Strategisk plan och budget 2021-2024

 Strategisk plan och budget 2021-2024

Attestreglemente

Attestreglemente Vara kommun, antagen av KF 2021-05-31, § 57

Borgensåtagande - riktlinjer och policy

Borgensåtagande – riktlinjer och policy

Borgensåtagande vid bostadsbyggande

Borgensåtagande vid bostadsbyggande

Borgensåtagande vid bostadsbyggande

Antagen av kommunfullmäktige 14 oktober 1991 § 76

Reviderad av Kommunfullmäktige 21 juni 1993 § 48

Borgensåtagande vid bostadsbyggande

Kommunfullmäktige beslutade att borgen för statlig kredit till egnahem inte skall beviljas för
ansökningar enligt de nya bostadsfinansieringsreglerna.

Borgen för statlig kredit och byggnadskreditiv till kommunens allmännyttiga bostadsföretag kan
även fortsättningsvis beviljas. Vid beslut om borgen skall kommunerna ta ut en avgift motsvarande inteckningskostnaden.

Kommunfullmäktiges tidigare beslut § 76 1991 fortsätter att gälla för ansökningar enligt 1992 års
regler och tidigare.

Finanspolicy för Vara kommun

Finanspolicy för Vara kommun

Inköpskort - regler för hantering

Inköpskort – regler för hantering

Kontantförsäljningsregler

Kontantförsäljningsregler

Riktlinje - investeringsprojektprocessen

Riktlinje – investeringsprojektprocessen

Policy ekonomisk ersättning vattenskyddsområde

Policy ekonomisk ersättning vattenskyddsområde

Policy för resursfördelning

Policy för resursfördelning

Policy för Inköp och Upphandling revidering KF 180924

Policy för Inköp och Upphandling revidering KF 180924

Policy för inköp och upphandling

Gemensam upphandlingspolicy för kommunerna i Vara, Skara, Essunga, Grästorp, Lidköping och Götene

Antagen av kommunfullmäktige i Vara  den 24 september 2018 § 65
Samt kommunfullmäktige i Skara, Grästorp, Essunga, Götene och Lidköping

Inledning

Allt inköp och all upphandling skall ske i enlighet med gällande lagstiftning. All offentlig upphandling regleras i lag, LOU (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU och annan berörd lagstiftning.

För upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster gäller lag LUF (2016:1146) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, LUF.

För upphandling inom koncessioner, både inom tjänster och entreprenader gäller lag LUK (2016:1147) om upphandling av koncessioner. Detta innebär överlåtelse av nyttjanderätt.

Omfattning

Denna policy gäller allt inköp och all upphandling av varor, tjänster och entreprenader inom Vara kommun samt dess bolag.

Upphandling definieras som köp, leasing, hyra eller hyrköp.

Syftet med denna policy är att;

  • Säkerställa att varor, tjänster och entreprenader köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad med minsta möjliga miljöpåverkan.
  • Säkerställa att inköp och upphandling sker i enlighet med gällande lagstiftning och kommunens riktlinjer.
  • Långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av uthållighet och väl fungerande konkurrens.

Organisation

Kommunstyrelsen har det politiska ansvaret för kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet.

Respektive bolagsstyrelse har ansvaret för all upphandling inom bolaget.

Samordnad upphandling

Samordnad upphandling är av strategisk betydelse för kommunen/bolagen som helhet för att uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt att aktivt påverka kvalitet och miljö. Samordningen minimerar dessutom de administrativa kostnaderna för kommunens/bolagens inköp och upphandling. Samordnad upphandling skall genomföras inom de områden där det finns gemensamma intressen. och ske genom den av kommunen fastställa eller anlitade organisationen för upphandling.

Ansvar

Respektive styrelse, nämnd och bolag ansvarar för att upphandlingar för eget behov sker i enlighet med regelverket och att avrop sker från de leverantörer kommunen/bolagen har avtal med.

Var och en som för kommunen/bolagens räkning verkställer en upphandling ansvarar för att upphandlingen sker i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU) och annan berörd lagstiftning samt kommunens/bolagets policy och riktlinjer. Den som verkställer en upphandling skall även tillse att beslut om anskaffning, att upphandlingsbeslut fattas och avtal tecknas enligt delegationsordning.

Principer vid upphandling

Vid all upphandling skall kommunen/bolagen behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar skall vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas (LOU 4 kap. 1 §).

Sociala och etiska hänsyn

Sociala och etiska hänsyn skall beaktas så långt det är möjligt med hänsyn till gällande upphandlingslagstiftning

Arbetsrättsliga villkor

Arbetsrättsliga villkor skall beaktas så långt det är möjligt med hänsyn till gällande upphandlingslagstiftning.

Miljö

All upphandling skall vara inriktad på att upphandlade varor och tjänster skall bidra till en ekologiskt hållbar utveckling.

Miljön skall beaktas så långt det är möjligt med hänsyn till gällande upphandlingslagstiftning. I största möjliga utsträckning skall miljökriterierna som arbetats fram av den statliga myndigheten Upphandlingsmyndigheten beaktas.

Övrigt

Denna inköps- och upphandlingspolicy liksom LOU, omfattar inte förvärv av fastighet, arrenderätt, hyresrätt, bostadsrätt, tomträtt, servitutsrätt eller någon annan rättighet till fastighet. Vid oklarheter hänvisas till LOU där såväl omfattning som undantag beskrivs.

Reklamfinansiering av verksamheter

Reklamfinansiering av verksamheter

Reklamfinansiering av verksamheter – riktlinjer

Antagen av kommunstyrelsen 1992-03-02 § 43

Riktlinjer för reklamfinansiering av verksamheter

Finansieringen av kommunens verksamhet sker idag genom skatt, statsbidrag och avgifter. Kommunens inställning är att olika typer av finansiering skall övervägas beroende på vilken verksamhet/produkt som är aktuell. Det är viktigt med ett nytänkande och en omprövning.

Reklam eller sponsorfinansiering bör kunna övervägas inom flera verksamheter än vad som idag är fallet. Reklamfinansiering skall dock aldrig förekomma där det är etiskt olämpligt. Det betyder att man måste vara mycket vaksam inom följande verksamheter:

  • Myndighetsutövning i alla former
  • Grundläggande skolverksamhe
  • Sjukvård, hemtjänst, omsorg

Kommunen ska inte söka sponsorer på så sätt att föreningars möjlighet att få in reklamintäkter begränsas. Det kan t ex gälla upplåtelse av reklamskyltar i fritidsanläggningar.

Intäkterna från reklamfinansiering skall som övriga intäkter/anslag komma verksamheten till godo.

Varje verksamhet måste utifrån ovanstående grundläggande ställningstagande i varje enskilt fall bedöma om finansieringen kan ske genom reklam/sponsorbidrag.

Riktlinjer för finansverksamheten

Riktlinjer för finansverksamheten

Riktlinjer för resursfördelning

Riktlinjer för central resursfördelning

Riktlinjer för central resursfördelning

Gäller från och med: 25 februari 2019

Beslutsinstans: Kommunfullmäktige, revideringar kommunstyrelsen

Fastställd: 25 februari 2019 § X 4

Typ av dokument: Riktlinje

Diarienummer: KS 2021/159

Ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen

Datum för revidering: 9 juni 2021 § 94

Dokumentansvarig: Ekonomichef

 

Innehållsförteckning

  • Syfte. 3
  • Resursfördelningsmodell 3
  • Pris. 3
  • Volym.. 4
  • Uppräkning. 4
  • Ramfördelning. 5
  • Beräkningsgrunder per verksamhet 5
  • Bildningsnämndens verksamheter 5
  • Socialnämndens verksamheter 7

Syfte

Kommunfullmäktige beslutar om övergripande principer för hur kommunens resurser ska fördelas till nämnderna. Kommunstyrelsen beslutar i sin tur om de beräkningsgrunder som ska gälla i den centrala resursfördelningsmodellen, och utgör så kallade riktlinjer för förvaltningens arbete med budgetförutsättningarna. Resultatet av dessa beräkningar är utgångspunkten i det årliga budgetarbetet.

Syftet med dessa riktlinjer är dels att nå en ökad förståelse för hur verksamheternas ramar beräknas och dels att ge kommunstyrelsen möjlighet att göra justeringar vid behov. Justeringar kan göras inom ramen för de övergripande principer som fullmäktige beslutat om, i syfte att anpassa beräkningsmodellen till ändrade förutsättningar eller att förbättra och utveckla modellens beräkningsmetoder.

Resursfördelningsmodell

Den centrala resursfördelningsmodellen beräknar nettokostnadsramar för nämndernas verksamheter inför kommande budgetår. Syftet med modellen är att anpassa resurser till demografiförändringar och generella kostnadsförändringar samt att ge goda underlag för den politiska beredningen av budgeten.

Det sker genom framtagande av ett pris per individ per verksamhet och ett förväntat antal individer i verksamheten. Genom att multiplicera pris med volym beräknas verksamhetens nettokostnadsram.

Modellen omfattar bildningsnämndens och socialnämndens verksamheter. Kommunens övriga verksamheter (samt några delar inom bildningsnämndens och socialnämndens verksamheter)  räknas upp med en inflationsfaktor från föregående års budget, med undantag av de verksamheter inom tekniska förvaltningen som är taxefinansierade (interna och externa taxor).

Pris

För att anpassa resurstilldelning till förändrade kostnader över tid, hämtas jämförelsepriser inför varje budgetår från Kommun- och landstingsdatabasen (Kolada) som administreras av Rådet för främjande av kommunala analyser (RKA).

Det finns två sorters prislappar som tillämpas i beräkningarna och båda bygger på jämförelser av genomsnittliga kostnader.

Referenskostnaden beskriver vad verksamheten borde ha för nettokostnad med hänsyn tagen till kommunens specifika förutsättningar givet en genomsnittlig effektivitet och ambitionsnivå. Referenskostnaden baseras på standardkostnaden i det kommunala utjämningssystemet.

Genomsnittlig nettokostnad tillämpas för de verksamheter som inte ingår i det kommunala utjämningssystemet och därför inte har en referenskostnad. Prislappen är ett genomsnitt av nettokostnader i den kommungrupp i SKL:s kommungruppsindelning där Vara kommun ingår; ”Pendlingskommun nära mindre stad/tätort”.

En beräkning av ramar med referenskostnad och genomsnittlig nettokostnad som bas skiljer sig från befintliga ramar beroende på tidigare resursfördelningsmodell och samlade politiska prioriteringar. Utgångspunkten är att prislappen ska återspegla de politiska ekonomiska besluten som tidigare gjorts. Därför anpassas priset för att motsvara dessa prioriteringar, och då erhålls ett ”Vara-pris”. Det innebär att Vara-prislappen kan vara t.ex. fem procent högre eller lägre än referenskostnaden/genomsnittlig nettokostnad för en viss verksamhet. Inför varje budgetår tas nya Vara-prislappar fram, utifrån uppdaterad statistik och politiska ekonomiska beslut. Prislapparna omfattar både rörliga och fasta kostnader vilket innebär att en volymförändring ger fullt utslag i nämndens nettokostnadsram.

Volym

Volymberäkning sker på olika sätt beroende på verksamhet. I första hand eftersträvas att räkna antal individer som finns i en verksamhet och multiplicera med ett pris per individ. Beroende på hur respektive verksamhet ser ut räknas istället volymer i åldersgrupper för att beräkningarna ska kunna bli rättvisande och relevanta. Det sker genom avstämning mot Kommuninvånarregistret (KIR) för den åldersgrupp av invånare som är aktuella för verksamheten. Om verksamheten inte riktar sig mot individer i en särskild åldersgrupp tillämpas det totala invånarantalet.

De priser som publiceras i KOLADA uttrycks i kronor per invånare. Omräkning av priset sker därför till pris per individer i den åldersgrupp som ska beräknas.

De volymer som ligger till grund för kommunfullmäktiges beslut om budget i juni läses av en gång per år i april månad. För planåren räknas volymer utifrån befolkningsprognos.

Uppräkning

De priser som publiceras i KOLADA bygger på data från kommunernas årliga inrapportering till SCB:s Räkenskapssammandrag (RS). Eftersom dessa data är historiska medan budgetarbetet är framåtriktat sker en eftersläpning i tillgängliga data. Detta kompenseras genom en uppräkning till aktuellt budgetår med inflations- och lönekostnadsutveckling.

Uppräkning av historiska data sker med ett index bestående av en kvot med inflation och lönekostnadsökning. Kvoten återspeglar en ungefärlig fördelning av den totala kostnadsökningen. Inför nästa budgetår uppdateras priserna med verkligt utfall för det gånga året och ett nytt uppräkningsår läggs till.

Ramfördelning

För att kunna relatera så många verksamheter som möjligt till ett jämförande pris görs en omfördelning av nämndens egna verksamhetsramar till den verksamhetsindelning som finns i RS. Kostnadsposter som t.ex. kost, elevhälsa eller administration fördelas på övriga verksamheter enligt den fördelningsnyckel som nämnden tillämpar vid inrapportering till RS. Den totala nettokostnadsramen är den samma i båda uppställningarna.

Beräkningsgrunder per verksamhet

Bildningsnämndens verksamheter

Förskola

Beräkningsmetod: Volym*pris

Prislapp: Referenskostnad per inskrivet barn.

Volym: Antal inskrivna barn.

Kommentar: Förskolan är inte en obligatorisk verksamhet vilket innebär att antal barn i förskoleålder inte sammanfaller med antalet inskrivna barn, dvs. inskrivningsgraden varierar. En avläsning av antalet inskrivna barn i verksamheten ger därför större tillförlitlighet.

Fritidshem

Beräkningsmetod: Volym*pris

Prislapp: Referenskostnad per inskrivet barn

Volym: Antal inskrivna barn

Kommentar: Fritidshem är inte en obligatorisk verksamhet vilket innebär att antal barn/elever i fritidsålder inte sammanfaller med antalet inskrivna barn, dvs. inskrivningsgraden varierar. En avläsning av antalet inskrivna barn i verksamheten ger därför större tillförlitlighet.

Grundskola

Beräkningsmetod: Volym*pris

Prislapp: Referenskostnad per barn

Volym: Antal barn i grundskolan (inkl. förskoleklass, 6-15 år)

Kommentar: Avläsning av antalet barn i verksamheten.

Gymnasieskola

Beräkningsmetod: Volym*pris

Prislapp: Referenskostnad per elev

Volym: Invånare 16-18 år

Kommentar: Individuella val till gymnasieskolan gör att elevantalet blir känt sent på året och en prognos av verkligt antal elever är därför inte möjlig.

Kulturverksamhet

Beräkningsmetod: Volym*pris

Prislapp: Genomsnittlig nettokostnad per invånare

Volym: Antal invånare

Kommentar: Kostnadsjämförelse per verksamhet som ingår i kulturbegreppet (bibliotek, kulturskola m.m.) blir missvisande eftersom jämförelsekommunerna organiserar denna verksamhet på olika sätt. En jämförelse görs därför av den samlade kulturverksamheten.

Fritidsverksamhet

Beräkningsmetod: Volym*pris

Prislapp: Genomsnittlig nettokostnad per invånare

Volym: Antal invånare

Kommentar: Kostnadsjämförelse per verksamhet som ingår i fritidsbegreppet (bad, idrotts-anläggningar m.m.) blir missvisande eftersom jämförelsekommunerna organiserar denna verksamhet på olika sätt. En jämförelse görs därför av den samlade fritidsverksamheten.

Grundsärskola

Beräkningsmetod: Volym*pris

Prislapp: Genomsnittlig nettokostnad per invånare

Volym: Antal invånare totalt

Kommentar: Kostnaden för insatser varierar mycket och en beräkning per elev kan därför inte tillämpas.

Gymnasiesärskola

Beräkningsmetod: Volym*pris

Prislapp: Genomsnittlig nettokostnad per invånare

Volym: Antal invånare totalt

Kommentar: Kostnaden för insatser varierar mycket och en beräkning per elev kan därför inte tillämpas.

Vuxenutbildning

Beräkningsmetod: Uppräkning utifrån föregående års budget

Kommentar:  All vuxenutbildning köps av Campus Skaraborg.

Kostnader för politisk nämnd

Beräkningsmetod: Uppräkning utifrån föregående års budget.

Kommentar: Ingen volympåverkan. Fullmäktiges reglemente vad gäller bemanning och arvoden styr kostnaden.

Socialnämndens verksamheter

Äldreomsorg

Beräkningsmetod: Volym*pris

Prislapp: Referenskostnad per invånare 65 år och äldre.

Volym: Antal invånare 65 år och äldre

Kommentar: Alla insatser är biståndsbedömda utom hälso- och sjukvård. Verksamheten omfattar flera olika verksamhetsgrenar som t.ex. särskilt boende, dagverksamhet och hemtjänst och en person kan ha flera av verksamhetens insatser. Utifrån detta kan en genomsnittlig beräkning per brukare inte tillämpas.

Insatser till personer med funktionsnedsättning enligt LSS/SFB

Beräkningsmetod: Volym*pris

Prislapp: Referenskostnad per invånare 0-64 år

Volym: Antal invånare 0-64 år

Kommentar: Åldersintervallet omfattar de åldrar där insatser kan förekomma. Insatserna är biståndsbedömda men är olika så som t.ex. gruppbostad, korttidsvistelse, bostad med särskild service samt kostnader för externa placeringar. Kostnaden för insatser varierar mycket och en beräkning per brukare kan därför inte tillämpas.

Insatser till personer med funktionsnedsättning (ej LSS/SFB)

Beräkningsmetod: Volym*pris

Prislapp: Genomsnittlig nettokostnad per invånare

Volym: Antal invånare.

Kommentar: Antal beslut och kostnad per beslut varierar mycket under året och beräkning per brukare kan därför inte tillämpas.

Individ- och familjeomsorg

Beräkningsmetod: Volym*pris

Prislapp: Referenskostnad per invånare

Volym: Antal invånare

Kommentar: Insatser kan riktas till alla åldrar. Kostnader för placeringar kan variera stort, t.ex. avseende försörjningsstöd som beror på antal sökande, storlek av familj m.m.. Sedan flera år tillämpas riksnormen för utbetalning av försörjningsstöd. Kostnaden för insatser varierar mycket och en beräkning per brukare kan därför inte tillämpas

Färdtjänst

Beräkningsmetod: Volym*pris

Prislapp: Genomsnittlig nettokostnad per invånare

Volym: Antal invånare

Kommentar: Insatser kan riktas till alla åldrar. Kostnaderna varierar mycket och beräkning per brukare kan därför inte tillämpas.

Arbetsmarknadsenheten

Beräkningsmetod: Uppräkning utifrån föregående års budget

Kommentar: Arbetsmarknadsenheten har en blandad verksamhet där pris- och volymberäkning inte är möjlig.  I verksamheten finns både personer med beslut men även personer utan beslut. Verksamheten arbetar för att få ut personen i sysselsättning för att öka den egna försörjningen hos personen.

Kostnader för politisk nämnd

Beräkningsmetod: Uppräkning utifrån föregående års budget

Kommentar: Ingen volympåverkan. Fullmäktiges reglemente vad gäller bemanning och arvoden styr kost

 

Riktlinjer för tillämpning av attestreglemente

Riktlinjer för tillämpning av attestreglemente

Riktlinjer-tillämpning av attestreglemente

Gäller från och med: 10 juni 2021

Beslutsinstans: Kommunstyrelsen

Fastställd: 9 juni 2021 § 103

Typ av dokument: Riktlinje

Diarienummer: KS 2021/142

Ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen

Datum för revidering: –

Dokumentansvarig: Ekonomichef

 

Innehållsförteckning

  • Attestuppdrag och ansvar 3
  • Beslut av attesträtter 5
  • Utseende av beslutsattestanter 5
  • Attestförteckning. 5
  • Granskning av transaktioner 5
  • Undantag avseende krav på två attester 6
  • Övrig granskning. 6
  • Dokumentation. 7
  • Jäv. 7

Följande riktlinjer utgår från attestreglementet. Syftet med riktlinjerna är att säkerställa en god kontroll av ekonomiska transaktioner, förhindra avsiktliga eller oavsiktliga fel vid hantering av kommunens tillgångar och skulder samt att bidra till en rättvisande redovisning.

Riktlinjerna gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner. Nämnder kan utfärda ytterligare riktlinjer och rutiner som komplement. Dessa får dock inte strida mot denna riktlinje eller attestreglemente.

Exempel på ekonomiska transaktioner som omfattas:

  • Bidrag till föreningar/enskilda
  • Kundfakturor
  • Leverantörsfakturor och andra externa utbetalningar
  • Löner och andra personalkostnader
  • Bokföringsorder, interna transaktioner (såsom internfakturor) och intern kostnadsfördelning

Attestuppdrag och ansvar

Samtliga attestanter ska vara anställda av Vara kommun eller förtroendevalda i Vara kommun.

När en transaktion attesteras innebär det en försäkran att vissa kontroller har utförts.

Mottagningsattestant/kontrollattestant ansvarar för att kontrollera det som rör prestation. Beslutsattestansens ansvar innebär således att kontrollera bokföringsunderlag, betalningsvillkor, bokföringstidpunkt, kontering och beslut. Utifrån att beslutsattestanten dessutom ska förvissa sig om att erforderliga kontrollåtgärder vidtagits samt att hinder i övrigt ej finns är beslutsattestanten ytterst ansvarig för att hela transaktionen är korrekt och att samtliga kontroller genomförts.

Prestation Att varan eller tjänsten har levererats till eller från kommunen, och/eller att transaktionen i övrigt stämmer med de villkor som avtalats/överenskommits.
Bokföringsunderlag Att verifikationen uppfyller kraven enligt lagstiftning och god redovisningssed.
Betalningsvillkor Att betalning sker vid rätt tidpunkt.

 

Bokföringstidpunkt Att bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod.
Kontering Att transaktionen är rätt konterad.
Beslut Att transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare.

 

Med prestation menas att kontrollera att varan eller tjänsten har beställts/mottagits, att kvantitet och kvalitet är enligt beställning samt att pris, rabatt och övriga villkor är enligt överenskommelse.

Kontroll av bokföringsunderlag innebär att kontrollera att verifikationen innehåller de uppgifter som krävs enligt gällande lagstiftning. Formella krav på verifikationer ställs dels i den kommunala bokförings- och redovisningslagen, dels i mervärdesskattelagen. Bland annat ställs krav på att en faktura ska innehålla:

  • Fakturadatum
  • Löpnummer
  • Säljarens namn och adress
  • Köparens namn och adress
  • Uppgift om när den ekonomiska händelsen har inträffat
  • Uppgifter om vad köpet avser (inklusive mängd, omfattning och art)
  • Belopp
  • Skattesats som tillämpas
  • Momsregistreringsnummer
  • F-skatt vid köp av tjänst

 

Vid ersättning för tjänst där F-skattebevis saknas ska alltid avdrag för preliminär skatt göras och utbetalningen ska ske via lönesystemet.

Särskilda krav gäller för verifikationer avseende kurser, konferenser, resor och representation. För mer information hänvisas till respektive styrdokument.

Förenklad faktura eller annat betalningsunderlag, till exempel handkasseredovisning ska alltid styrkas med kvitton och specifikationer.

Vid omföring/rättelser av transaktioner ska motivet för åtgärden framgå av bokföringsordern och hänvisning ske till ursprunglig verifikation. Det ska också noteras på ursprungsverifikationen att den är korrigerad.

Med kontroll av att betalningsvillkoren är korrekta menas att betalning ska ske enligt avtalade villkor. Har inga särskilda betalningsvillkor träffats är det 30 dagar som gäller.

Kontroll av kontering och bokföringstidpunkt innebär att se till att konteringen är korrekt för samtliga koddelar samt att transaktionen periodiseras rätt.

Slutligen innebär kontroll av beslut att se till att transaktionen grundar sig på behöriga beslut och överensstämmer med tilldelad budget och andra av kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnd fattade beslut. Kontroll kan också behöva ske mot till exempel avtal, överenskommelser, taxabeslut och investeringsbeslut.

Beslut av attesträtter

Utseende av beslutsattestanter

När beslutsattestant utses, av nämnd eller utsedd delegat, ska samtidigt beloppsgräns fastställas. Beloppsgränsen ska motsvara nivå för att löpande kunna hantera och attestera de transaktioner som rör verksamheten utefter beslutat attestansvar. Principen är därmed att beloppsgränsen ej ska vara högre än vad som krävs enligt ovanstående.

Undantag – beslutsattestera bokföringsorder

Personal på ekonomiavdelningen har generell rätt att vidta rättelser/omföringar och bokslutstransaktioner och därmed att beslutsattestera bokföringsorder. Bokföringsorder kan beslutattesteras av ekonomiavdelningens personal utan att dessa personer utsetts som beslutsattestanter av nämnd eller delegat. För förvaltningsekonom innebär den generella rätten att vidta rättelser/omföringar och bokslutstransaktioner inom den förvaltningen/de förvaltningar man arbetar emot. Övrig personal som arbetar centralt/kommunövergripande på ekonomiavdelningen har en generell rätt att beslutsattestera bokföringsorder avseende hela kommunen. Vilka som har rätt att beslutsattestera bokföringsorder ska framgå i upprättad attestförteckning för respektive förvaltning.

Attestförteckning

En attestförteckning ska innehålla uppgifter om samtliga beslutsattestanter inom nämndens verksamhetsområde och hållas ständigt uppdaterad och tillgänglig, ett ansvar som åligger respektive förvaltning. Av listan ska förutsättningarna för attesträtten framgå genom angivande av koder/kodintervall, beloppsgränser, giltighetstid mm. En förteckning över namnteckningsprov ska finnas.

Granskning av transaktioner

Attestering ska göras i ordningen:

  1. Mottagningsattest/Kontrollattest
  2. Beslutsattest
  3. (Behörighetsattest)

Transaktionen får inte genomföras före det att handlingen har attesterats av behöriga attestanter.

Behörighetsattest innebär kontroll av att beslutsattest skett av behörig person. Vid elektronisk attest sker behörighetsattest per automatik av systemet enligt uppsatta regler. Vid manuella hanteringar utförs behörighetsattest genom signering på respektive blankett/underlag. För att utföra kontroll ska behörighetsattestant ha tillgång till aktuell attestförteckning över beslutsattestanter och namnteckningsprov.

Undantag avseende krav på två attester

Bokföringsorder

Vid bokföringsorder krävs endast en beslutsattest.

Externfakturering

Vid fakturering av utförda tjänster anses skapande av faktura i enlighet med underlag motsvara en beslutsattest (endast en attest krävs). Underlag såsom avtal, överenskommelse eller dylikt skall alltid finnas för att styrka faktureringen.

Internfakturering

Vid betalning av en internfaktura krävs endast en beslutsattest.

Interna (automatiska) fördelningar

Vid automatiska fördelningar för vilka intern överenskommelse gäller, till exempel personalomkostnadspålägg, krävs ingen attest.

Abonnemangsfakturor

Vid hantering av abonnemangsfakturor (externa leverantörsfakturor) krävs två attester (mottagnings/kontrollattest och beslutsattest) första gången fakturan inkommer. Följande inkommande fakturor kommer automatkonteras och ingen attest krävs i de fall fakturorna uppfyller i förväg uppsatta kriterier.

Övrig granskning

Leverantörsfakturor- höga belopp

Vid attestering av leverantörsfakturor med höga belopp (över 10 mkr) ska en tredje attest, utöver mottagningsattest/kontrollattest och beslutsattest göras utav en tredje person. Vilka som har rätt att utföra denna tredje attest ska framgå i upprättad attestförteckning.

Dokumentation

Huvudregeln är att samtliga attester ska dokumenteras varaktigt.

Om attest sker med IT-stöd ansvarar systemägaren för att utforma rutiner för tilldelning av behörigheter och dokumentation av utförda attester

Jäv

Beslutsattest eller registrering av handling får inte verkställas av den som själv ska mottaga betalningen, är närstående eller står i beroendeförhållande till betalningsmottagaren. Detta gäller även vid inköp som kan misstänkas ge attestanten fördelar. Händelser som avses är t.ex. reseräkningar, ersättning för utlägg, egen lön, egna mobiltelefonräkningar,  bensinräkningar, representation och kurser/konferenser avseende sig själv.

Underordnad personal får inte beslutsattestera överordnads utlägg och dylikt.

Avser händelsen kommundirektören utförs beslutsattest av kommunstyrelsens ordförande alternativt kommunstyrelsens vice ordförande.

Avser händelsen förvaltningschef utförs beslutsatte

Riktlinjer-inköp-och-upphandling-Vara-kommun

Riktlinjer-inköp-och-upphandling-Vara-kommun

Styrprocessen - rutin

Styrprocessen – rutin

Rutin för styrprocessen

Fastställd av kommundirektör 26 augusti 2020
Reviderad 2021-03-09

Innehåll

  • Inledning. 2
  • Syfte. 2
  • Lagstiftning och normerande organ. 2
  • God ekonomisk hushållning. 2
  • Koncernen Vara kommun. 2
  • Styrprocessen. 2
  • Inledning. 2
  • Planeringsprocessen. 3
  • Omvärldsanalys. 3
  • Inriktningsbeslut. 4
  • Nämndernas och bolagens underlag för beredning av strategisk plan och budget. 4
  • Budgetberedning. 5
  • Strategisk plan och budget. 5
  • Nämndernas detaljbudget och bolagens budget. 5
  • Uppföljningsprocessen. 6
  • Delårsrapport april. 6
  • Delårsrapport augusti. 6
  • Årsredovisning. 7

Inledning

Syfte

Styrningen syftar till att verka för att handlingar i organisationen leder till ett önskat resultat i både ekonomisk och verksamhetsmässig aspekt och därmed se till att kommunens resurser används på bästa sätt. Styrprocessen beskriver aktiviteter för planering, genomförande och uppföljning såväl på politisk och tjänstemannanivå. Ytterst syftar resursstyrningen till att använda kommunens resurser på ett effektivt sätt och till det som avsetts i politiska beslut samt att uppnå god ekonomisk hushållning. Styrprocessen syftar även till att vara ett verktyg för kommunstyrelsen att utöva sin uppsiktsplikt.

Lagstiftning och normerande organ

All ekonomisk styrning utgår från gällande lagstiftning och normerande organ. De kommunala styrdokumenten utgör komplement till de delar som inte är reglerade. De viktigaste lagarna som styr ekonomiområdet utgörs av Kommunallagen och Lag om kommunal redovisning. Vidare finns rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning samt anvisningar från Sveriges kommuner och regioner och andra organisationer.

God ekonomisk hushållning

En god ekonomisk hushållning innebär inte enbart att räkenskaperna går ihop, utan innefattar även ett krav på att resurserna används till rätt saker och att de utnyttjas på ett effektivt sätt. För att uppnå detta krävs en ändamålsenlig styrning, t.ex. genom att sätta upp mål, upprätta planer och program samt kontinuerligt följa upp utvecklingen för såväl verksamheten som ekonomi. Nämnderna ska därför, som en följd av detta, göra kostnads- och kvalitetsjämförelser med andra organisationer och ha en god intern kontroll. Till god ekonomisk hushållning hör också att ha en beredskap för framtida utmaningar genom att i god tid vidta nödvändiga åtgärder.

Beslut som innebär en ekonomisk påverkan ska alltid bygga på en väl dokumenterad analys. Vid beslut som får ekonomiska effekter ska finansieringen anges i beslutet.

Koncernen Vara kommun

Vara koncerns bästa är överordnat enskilda verksamheters och bolags behov och önskemål. Detta innebär att koncernnyttan ska beaktas vid varje form av beslut i dialog med berörda enheter/nämnder/bolag både när det gäller frågor om ekonomi och verksamhet.

Styrprocessen

Inledning

Vara kommuns styrmodell utgår från Vision 2030 och innehåller två målnivåer:

  1. Övergripande mål
  2. Nämnds- och bolagsmål

Övergripande mål bryts ned till nämnds- eller bolagsmål, vilka mäts och följs upp med indikatorer. På förvaltnings-, verksamhets- och enhetsnivå finns arbetsplaner med aktiviteter som bidrar till att nå målen.

Styrprocessen syftar ytterst till att knyta samman övergripande mål, nämnds- och bolagsmål med resurstilldelning och uppföljning. Styrprocessen visualiseras genom ett styrhjul (se nedan) som omfattar två huvudprocesser; en planeringsprocess och en uppföljningsprocess. Huvudprocesserna består av delprocesser som var för sig innehåller beredningar och beslut.

Enligt beslut år 2019 (KF § 64) ska såväl övergripande mål som nämndsmål gälla under hela mandatperioden. Vad gäller indikatorer ska det finnas möjlighet till revidering under perioden, om så bedöms lämpligt. För de kommunala bolagen beslutas årligen en affärsplan (verksamhetsplan) där mål preciseras vilka ska ha tydlig förankring till de övergripande målen.

Dokumentet visar en grafisk bild över hur årsredovisning och budgetarbetet är tänkt att hanteras under ett kalenderår.

Planeringsprocessen

Omvärldsanalys

Planeringsprocessen startar med en omvärldsanalys, vilken kan ses som en förplanering inför budgetprocessen. Analysen tar fasta på möjligheter och utmaningar i dagsläget och för de kommande åren. Möjligheter och utmaningar omfattar händelser och företeelser ur såväl internationellt, nationellt som lokalt perspektiv.

Syftet med omvärldsanalysen är att skapa en kommungemensam utgångspunkt och samsyn inför budgetarbetet som är nyanserad och faktabaserad. Analysen bidrar till att klargöra möjliga prioriteringar i budgetprocessen.

Omvärldsanalysen presenteras på dialogdagen i december, vilket utgör starten för budgetarbetet. Respektive nämnd och bolag kan därefter behöva göra djupare analyser inom vissa områden, vilket utgör del av underlag för nämndens/bolagets förslag till kommande budget till budgetberedningen.

Inriktningsbeslut

Omvärldsanalysen utmynnar i ett inriktningsbeslut i där kommunstyrelsen i februari antar förutsättningar för nämnderna att utarbeta budgetförslag till budgetberedningen. Det innebär beslut om drifts- och investeringsramar för respektive nämnd. Utgångspunkten är de politiska målen för nämnderna och tidigare beslutad plan som sedan kompletteras med beräkningstekniska justeringar. Kommunstyrelsen kan även i sitt beslut ge nämnderna uppdrag att inkomma med till budgetberedningen.

Syftet med inriktningsbeslutet är att ge nämnderna planeringsförutsättningar tidigt under året för att undvika en utdragen budgetprocess på ramnivå och istället bereda tid för nämndernas detaljbudgetarbete under hösten.

Inriktningsbeslutet är ett budgetdokument som sammanfattar omvärldsanalysen och beskriver vad som ligger till grund för de ramar som antagits. Förutom drifts- och investeringsramar omfattar dokumentet följande:

  • Kommungemensamma mål.
  • Ekonomiska planeringsförutsättningar.
  • Beräkningsförutsättningar, inkl. resursfördelningsmodell.
  • Resultatbudget.
  • Övriga ekonomiska förhållanden/uppgifter som är relevanta för det fortsatta arbetet med strategisk plan och budget.

Nämndernas och bolagens underlag för beredning av strategisk plan och budget

Utifrån inriktningsbeslutet arbetar nämnderna fram ett förslag till budget per verksamhetsområde. Härtill hör att, från politiskt håll, föreslå eventuella äskanden eller övriga budgetjusteringar. Efter beslut i nämnden lämnas förslaget till budgetberedningen, vilken äger rum i maj. Även bolagen inkommer med ett budgetförslag.

Nämnderna

Ambitionen är att arbeta fram de stora dragen i budgeten och då särskilt beakta kommande utmaningar och behov. Budgetdokumentet följer en för nämnderna gemensam mall för att underlätta arbetet i budgetberedningen och innefattar:

  • Beskrivning av verksamheten och dess mål, ekonomiska förutsättningar, framtida utmaningar och möjligheter.
  • Redogörelse av kommunstyrelsens (eventuella) uppdrag till nämnden.
  • Driftbudget i sammandrag.
  • Driftbudget per verksamhetsområde.
  • Investeringsbudget.

Kommunala bolagen

De kommunala bolagen tar fram en resultatbudget i mitten av april som lämnas till Vara Koncern AB för fortsatt beredning. Bolagen representeras sedan av Vara Koncern AB i budgetberedningen. Förslaget följer en för bolagen gemensam mall och omfattar:

  • Beskrivning av verksamheten och dess mål, ekonomiska förutsättningar, framtida utmaningar och möjligheter.
  • Resultatbudget.
  • Investeringsbudget.

Budgetberedning

Nämnderna och bolagen föredrar sina budgetar i budgetberedningen, vilken äger rum i slutet på april alternativt i början av maj. Därefter bereds budgeten och beslut fattas i kommunstyrelsen i slutet av maj för att sedan beslutas av kommunfullmäktige i juni månad.

Strategisk plan och budget

Efter budgetberedningen arbetar kommunstyrelsen fram ett förslag till strategisk plan och budget för budgetåret samt tre planår. Kommunfullmäktige fattar beslut om strategisk plan och budget i juni. Beslutet omfattar drifts- och investeringsramar för respektive nämnd. Dessutom omfattar budgetdokumentet, vilket ligger till grund för beslutet, följande:

  • Kommungemensamma mål.
  • Ekonomiska planeringsförutsättningar.
  • Beräkningsförutsättningar inkl. resursfördelningsmodell.
  • Resultat-, balans- och kassaflödesbudget.
  • Finansiell analys.
  • Övriga ekonomiska förhållanden/uppgifter som är relevanta för beslutet om strategisk plan och budget.

Under hösten görs en uppdatering av skatte- och pensionsprognoser, och skattesatsen fastställs i kommunfullmäktige i november. Nämndernas ramar behandlas enbart i juni i kommunfullmäktige, men vissa tekniska justeringar kan beslutas i kommunfullmäktige i november. Årligen återkommande justeringar är fördelning av det löneanslag som ligger budgeterat under kommunstyrelsen samt volymjustering enligt resursfördelningsmodellen, men även andra tekniska justeringar kan förekomma. Exempelvis kan kommunfullmäktige besluta om tekniska justeringar i form av överföring av budgetposter mellan nämnder, utöver fördelning av löneanslaget. Justeringar av denna art som innefattar förändrat verksamhetsansvar ska innan beslut i kommunfullmäktige därtill ha beslutats av samtliga berörda nämnder.

Överföring av budgetposter under innevarande år

Enligt kommunfullmäktigebeslut 2019, KF § 62, kan flytt av budgetposter mellan nämnder, med en beloppsgräns om 900 tkr, ske om nämnderna är överens och så beslutar. Beslut av denna art som fattas under innevarande budgetår ska lämnas till kommunstyrelsen för kännedom.

Nämndernas detaljbudget och bolagens budget

Under hösten arbetar nämnderna fram sina detaljbudgetar med beslut i respektive nämnd senast i december och lämnar för kännedom till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Budgetdokumentet följer en för nämnderna gemensam mall och innefattar:

  • Beskrivning av verksamheten, mål, ekonomiska förutsättningar, framtida utmaningar och möjligheter.
  • Driftbudget i sammandrag.
  • Driftbudget per verksamhetsområde.
  • Investeringsbudget.

Bolagen inkommer med budget till kommunstyrelsen i november månad i enlighet med ägardirektiven.

Uppföljningsprocessen

Uppföljningens delprocesser syftar till att och göra mål, resurser och resultat transparenta, och därmed utgöra underlag för kommunstyrelsen att utöva sin tillsynsplikt. Vidare är uppföljningsprocessen ett led i att säkra att resultatuppföljning sker på ett enhetligt sätt i kommunkoncernen.

Delårsrapport april

Samtliga nämnder och bolag upprättar rapport om ekonomisk uppföljning. Helårsprognos görs för drift och investering baserat på ekonomiska utfallet till och med april.

Nämnderna fattar beslut om delårsrapport och lämnar för kännedom till kommunstyrelsen. Om budgeten inte är i balans ska åtgärdsplan upprättas och beslutas i nämnden samt överlämnas till kommunstyrelsen för kännedom.

Nämndernas delårsrapporter är underlag för framtagning av kommunens delårsrapport, vilken godkänns av kommunfullmäktige senast i juni.

Delårsrapport augusti

Samtliga nämnder och bolag upprättar rapport om ekonomisk uppföljning. Helårsprognos görs för drift och investering baserat på ekonomiska utfallet till och med augusti. Nämnderna ska utöver detta även redogöra för måluppfyllelse avseende mål samt indikatorer. Detta ingår i bedömningen av god ekonomisk hushållning, kring vilket kommunstyrelsen avger ett yttrande om i kommunens delårsrapport.

Nämnderna fattar beslut om delårsrapport och lämnar för kännedom till kommunstyrelsen. Om budgeten inte är i balans ska åtgärdsplan upprättas och beslutas i nämnden samt överlämnas till kommunstyrelsen för kännedom.

Nämndernas delårsrapport är underlag för framtagning av kommunens delårsrapport, vilken godkänns av kommunfullmäktige senast i oktober.

Nämnder och bolag träffar kommunstyrelsens arbetsutskott i en uppföljningsberedning i oktober. Med utgångspunkt i delårsrapport augusti redovisas verksamhet, ekonomisk utveckling och måluppfyllelse för innevarande år. Större avvikelser mellan budget och prognos och/eller budget och utfall kommenteras och åtgärdsplan redovisas.

Årsredovisning

Verksamhets- och årsredovisning omfattar uppföljning av verksamhet, ekonomi och måluppfyllelse för samtliga nämnder och bolag. Syftet är ytterst att ta fram ett dokument från vilket kommunfullmäktige kan utkräva ansvarsfrihet för kommunstyrelsen, nämnder och bolagsstyrelser för det gångna året. Det innebär en prövning om kravet att bedriva verksamheten med god ekonomisk hushållning har uppfyllts. Kommunstyrelsen avger ett yttrande om detta i årsredovisningens verksamhetsberättelse och redogör för måluppfyllelse och ekonomiskt resultat.

Samtliga nämnder och bolag upprättar rapport om verksamhets-/årsredovisning. Nämnderna fattar beslut och lämnar för kännedom till kommunstyrelsen.

Nämnder och bolag träffar kommunstyrelsens arbetsutskott i en bokslutsberedning i mars. Med utgångspunkt i rapport om verksamhets-/årsredovisning redovisas verksamhet, ekonomisk utveckling och måluppfyllelse för det gångna året. Större avvikelser mellan budget och utfall kommenteras och åtgärdsplan redovisas.

Nämndernas verksamhetsredovisning och bolagens årsredovisning är underlag för framtagning av kommunkoncernens årsredovisning som kommunfullmäktige godkänner senast i april.

Ombudgetering av investeringsanslag till nästkommande år behandlas av nämnderna i samband med bokslut. Beslut om ombudgetering fattas av kommunfullmäktige i samband med godkännande av årsredovisningen.

Vad gäller över- och underskott förs inte dessa över till nästkommande år. De verksamheter som haft bättre förutsättningar med lägre kostnader kompenserar för de verksamheter som haft sämre förutsättningar med högre kostnader.

Syskonen Johanssons Stiftelse fr 2011-01-01

Syskonen Johanssons Stiftelse fr 2011-01-01

Överskottsinventarier

Överskottsinventarier

Riktlinjer för försäljning av överskottsinventarier

Antaget av kommunfullmäktige 26 maj 1992 § 76

Reviderad av kommundirektören5 maj 2015

Riktlinjer för försäljning av överskottsinventarier

Med hänsyn till att kommunens inventarier omfattar ett mycket brett sortiment är det svårt att fastställa detaljerade regler för försäljning av överskottsinventarier. Följande allmänna riktlinjer gäller:

Kommunens överskottsinventarier ska i första hand säljas/skänkas till kommunens verksamheter. I andra hand säljs de till allmänheten. Försäljning ska ske en gång per år exempelvis i samband med vårmarknaden i Vara tätort. Undantag från denna regel får göras i de fall försäljningsintäkten inte beräknas täcka de kostnader som uppstår genom att överskottsinventarier säljs.

Datorer och telefoner är undantagna från riktlinjerna och ska återlämnas till IT-avdelningen.

Självservice

På självservice kan du som är privatperson, företagare eller som representerar en förening, komma i kontakt med kommunen och utföra dina ärenden via e-tjänster och blanketter.