Arrangera

Mikrofon i stativ, i bakgrunden skymtar ytterligare 3 mikrofoner i stativ.

Här har vi samlat information för dig som ska anordna ett arrangemang!

Tips

  • Hej arrangör! En film om arrangörskap, av Kultur i Väst. Filmen är 8 min lång.
  • Här hittar ni Kultur i Västs arrangörssidor med ännu fler tips och råd till dig som är arrangör.
  • Det finns mycket matnyttigt att läsa för att utvecklas som arrangör. Här listar Kultur i Väst några guider och publikationer för dig som vill fördjupa dig inom arrangörsområdet. Guider och lästips.
  • Tillstånd. Beroende på vad och var ni ska arrangera kan det behövas sökas olika typer av tillstånd. Se fliken Tillstånd nedan för mer information.

Bra att tänka på innan, under och efter ett arrangemang

Inför ett arrangemang – varför, hur, var, när, med vem

  • Varför kommer det här intressera publiken?
  • Vad mäktar vi med att göra?
  • Vilken lokal är bäst för just det här arrangemanget?
  • Vem kan finansiera?
  • Konkurrerar vi liknande arrangemang-ha koll på omvärlden?
  • Kan vi samarbeta med någon/några?
  • Arbetsgrupp och roller

Marknadsföring

  • Artiklar i tidningen, blänkare i lokalpressen
  • Annonser
  • Evenemanget på kommunens hemsida
  • Egen Facebook, twitter, hemsida, Instagram
  • Turistföreningens evenemangssida
  • Evenemangskalendrar/kulturkalendrar i tidningar och radio
  • Broschyrer
  • Direkt i brevlådan
  • Flygbladsutdelning
  • Arbetsplatsombud
  • Foldrar och flygblad i personalfack på arbetsplatser
  • Affischer på arbetsplatser
  • Personligt tjat (men det finns gränser)
  • Brev till medlemmarna med beskrivning av arrangemanget
  • Medlemsblad till alla medlemmar som också läggs ut på bibliotek, museer och turistbyrå

Biljettförsäljning

  • Biblioteken
  • Turistbyrån
  • Kommunens hemsida- här finns uppgifterna om var man kan köpa biljetter
  • Servicebutiken
  • Matvarubutiken
  • Personlig service – man kan köpa av styrelsemedlemmar
  • På föreställningsdagen – på plats
  • Ett telefonsamtal till en styrelsemedlem, man kan ringa och boka
  • Eget telefonnummer – föreningen skulle kunna ha ett eget telenummer för bokning som man vidarekopplar enligt ett schema

När publiken kommer till arrangemanget

  • Värdar som tar emot
  • Annan förening sköter förtäring?
  • Styrelsen/arrangören går runt och hälsar och pratar
  • Var ”uniformerade” så att publiken vet vem man kan vända sig till
  • Kan man ha lotteri?
  • Servering innan/efter föreställning?
  • Mingelbilder, foto, att lämnas till lokalpress, sättas upp i foajén, spridas i medlemsblad
  • Hur bemöts publiken?
  • Kan publiken känna sig trygg och välkomnad?
  • Hittar publiken i lokalerna?
  • Hur vet publiken vad de ska göra med sina kläder, var de ska sitta, var toaletterna finns etc?
  • Vad gör publiken innan de får gå in?
  • Kan man göra något för att öka tillgängligheten

Att ta sig till vårt arrangemang

  • Hur tar publiken sig dit?
  • Hur hittar publiken?
  • Parkeringsplatser – finns det i närheten?
  • Är det skyltat till lokalen?
  • Informationen om vilken lokal man är i måste vara tydlig, ny publik!
  • Man kan be publiken ringa, så arrangerar vi samåkning

När publiken lämnar

  • Hur avslutar vi, tack till publiken
  • Känner publiken sig sedd?
  • Har publiken en bra helhetsupplevelse med sig hem?
  • Har publiken nya kontakter med sig hem?
  • Säsongens hela program
  • Ny inbjudan? Information om nästa arrangemang
  • Tillgång att bli medlem på plats
  • Finns det någon plats/arena där publiken kan tycka till om sin upplevelse?
  • Specialerbjudanden?

Vad gör föreningen för sina medlemmar?

  • Vad gör vi enbart för våra medlemmar?
  • Medlemsmöte med underhållning – fest!
  • Julkort till medlemmarna?
  • Årsmöte där medlemmarna delas in i grupper där de kan påverka utbudet osv
  • Medlemsutskick
  • Samhörighet och drivkrafter

Lokaler/Anläggningar

Badhusparkens scen

Bokas hos Vara bibliotek tel 0512-312 20
Tänk på att bokar du scenen för ett offentlig arrangemang, måste du även söka polistillstånd. Användande av offentlig plats.

Idrottshallar och samlingslokaler

Här finns bokningsinformation gällande idrottshallar och samlingslokaler.

Användande av offentlig plats

Om din förening vill anordna ett offentligt arrangemang krävs polistillstånd.
Här hittar du information om användande av offentlig plats.

Tillstånd

Användande av offentlig plats

Om din förening vill anordna ett offentligt arrangemang krävs polistillstånd.
Information om användande av offentlig plats.

Lotteritillstånd

Ideella föreningar med hemvist i Vara kommun kan få tillstånd att anordna lotteri. Information om lotteritillstånd.

Serveringstillstånd

Information om serveringstillstånd

Sök stöd

Aktivitetsstöd arrangemang

Syfte

Stöd till ett mångsidigt kulturutbud för kommunens invånare och besökare.

Inriktning

Stöd kan sökas till offentliga, ickekommersiella arrangemang. Arrangemanget kan vara fristående eller del av ett sammanhang. Aktivitetsstöd arrangemang kan enbart sökas av föreningar. Stöd ges i första hand till arrangemangets innehåll, exempelvis arvoden, reseersättningar, hyror och kostnader för marknadsföring. Det går inte att få stöd till kommersiella arrangemang, föreningars interna arrangemang, politiska arrangemang eller tävlingar. Kravet på att 75 % av föreningens medlemmar ska bo i Vara kommun gäller inte vid ansökan om Aktivitetsstöd arrangemang.

Krav

Ansökan måste lämnas in innan arrangemanget är genomfört. Ansökningar som lämnas in efter att arrangemanget är genomfört beviljas inte.
Om arrangemanget är tänkt att erbjudas utan kostnad för publiken ska särskilda skäl anges. Ett sådant skäl kan vara att barn och unga ska kunna delta utan kostnad.
En ansvarig person ska vara närvarande vid arrangemanget.
För arrangemanget ska passande marknadsföringsinsatser planeras.

Stödets storlek

En förening kan söka max 10 000 kronor per år.
Hur mycket pengar som beviljas per arrangemang baseras på en bedömning av angelägenhetsgrad, kvalitet och kostnader samt en viktning av arrangemanget mot kriterier enligt nedan. Stödet kan påverkas av om medel har beviljas från andra organisationer som är helt eller delvis finansierade av skattemedel.

Kriterier som ligger till grund för stödets storlek:

  • Arrangemanget riktar sig till/är tillgängligt för barn/unga.
  • Arrangemanget har karaktär av något utöver det vardagliga och tillför bygden något extra.
  • Arrangemanget ger möjlighet till deltagare att vara delaktiga i arrangemanget.
  • Arrangemanget bygger på samarbete mellan flera föreningar och aktörer.

Ansökan, redovisning, utbetalning

Vid ansökan om belopp över 5 000 kr ska ansökan lämnas in senast 1 månad före arrangemangets genomförande.
Ansökan ska innehålla en realistisk ekonomisk kalkyl och en redovisning av vilka andra organisationer som beviljat bidrag. Till ansökan ska bifogas ett underlag för beräkning, exempelvis offerter eller prisuppgifter.

Ansökan via e-tjänst.

Den beviljade summan betalas ut efter att föreningen har skickat in en redovisning av arrangemanget till Vara kommun. Redovisningen ska skickas in senast 2 månader efter att projektet genomförts dock senast 31 december innevarande år. I annat fall förfaller rätten till det beviljade stödet.
Utbetalning: 4 veckor efter inkommen redovisning.

Övriga föreningsstöd.

Externa stöd

På den här sidan hittar du tips på andra stöd och bidrag att söka.  Till dig som arrangör.

Låna ljudanläggning mm

Föreningar har möjlighet att kostnadsfritt låna ljudanläggningar, bärbara högtalare mm. Boka och låna görs på Vara bibliotek, tel 0512-312 20.

  • ”Gamla stora ljudanläggningen”
  • ”Nya lilla ljudanläggningen”
  • Mikrofoner
  • Bärbar högtalare med mikrofon
  • Bärbar högtalare med mikrofon och mygga

”Gamla stora ljudanläggningen”

Följande ingår:

  • 2 stora högtalare
  • 2 mindre högtalare
  • 2 högtalarstativ
  • 3 mickstativ med mickfästen
  • 1 mickstativ med platt fäste
  • 3 micksladdar
  • Högtalarkablar
  • Förlängningskablar
  • 1 multikabel
  • 2 lineboxar (OBS – finns ingen telekabel till dessa)

Micksladdarna ligger i kabellådan. OBS! Välj mickar att låna med!
Kör- och talmickar finns i blå lådan.

”Nya lilla ljudanläggningen”

Följande ingår:

  • 2 högtalare
  • 2 högtalarstativ
  • 2 talmickar
  • 2 micksladdar
  • 2 mickstativ
  • 1 förlängningssladd på trissa
  • 1 kabel till cd-spelare

Mickar och micksladdar ligger i väskan. OBS – Fler tal- och körmickar finns att låna vid behov.
Finns i blå lådan.

Mikrofoner

Det här finns:

  • 6 talmickar
  • 4 körmickar
  • 2 fästen till körmickar

OBS!
Vid lån av Gamla stora: Välj de mickar som behövs ur blå lådan.
I Nya Lilla ingår två talmickar.

Låna fler mickar ur blå lådan vid behov.

Låna hjärtstartare

Föreningar har möjlighet att kostnadsfritt låna en mobil hjärtstartare vid arrangemang. Boka och låna görs på Vara bibliotek, tel 0512-312 20

Evenemangskalendern

Marknadsför ditt arrangemang i Evenemangskalendern.
Fyll i formuläret här!

Vid frågor, kontakta: turism@vara.se

Unga arrangörer

Vara Snabb

Är du 13-26 år, bosatt i Vara kommun och vill ordna ett offentligt arrangemang för andra unga? Sök Vara Snabb!

K-pengar

K-pengar är ett kulturstöd för alla i Västra Götaland mellan 13-30 år. K-pengar hanteras av KulturUngdom som är en ideell förening som backar, synliggör och utvecklar initiativ kring eget skapande, projekt och arrangemang av och med unga mellan 13-30 år i hela Västra Götaland. K-pengar

  • Hej arrangör! En film om arrangörskap, av Kultur i Väst. Filmen är 8 min lång.
  • Här hittar ni Kultur i Västs arrangörssidor med ännu fler tips och råd till dig som är arrangör.
  • Det finns mycket matnyttigt att läsa för att utvecklas som arrangör. Här listar Kultur i Väst några guider och publikationer för dig som vill fördjupa dig inom arrangörsområdet. Guider och lästips.
  • Tillstånd. Beroende på vad och var ni ska arrangera kan det behövas sökas olika typer av tillstånd. Se fliken Tillstånd nedan för mer information.

Bra att tänka på innan, under och efter ett arrangemang

Inför ett arrangemang – varför, hur, var, när, med vem

  • Varför kommer det här intressera publiken?
  • Vad mäktar vi med att göra?
  • Vilken lokal är bäst för just det här arrangemanget?
  • Vem kan finansiera?
  • Konkurrerar vi liknande arrangemang-ha koll på omvärlden?
  • Kan vi samarbeta med någon/några?
  • Arbetsgrupp och roller

Marknadsföring

  • Artiklar i tidningen, blänkare i lokalpressen
  • Annonser
  • Evenemanget på kommunens hemsida
  • Egen Facebook, twitter, hemsida, Instagram
  • Turistföreningens evenemangssida
  • Evenemangskalendrar/kulturkalendrar i tidningar och radio
  • Broschyrer
  • Direkt i brevlådan
  • Flygbladsutdelning
  • Arbetsplatsombud
  • Foldrar och flygblad i personalfack på arbetsplatser
  • Affischer på arbetsplatser
  • Personligt tjat (men det finns gränser)
  • Brev till medlemmarna med beskrivning av arrangemanget
  • Medlemsblad till alla medlemmar som också läggs ut på bibliotek, museer och turistbyrå

Biljettförsäljning

  • Biblioteken
  • Turistbyrån
  • Kommunens hemsida- här finns uppgifterna om var man kan köpa biljetter
  • Servicebutiken
  • Matvarubutiken
  • Personlig service – man kan köpa av styrelsemedlemmar
  • På föreställningsdagen – på plats
  • Ett telefonsamtal till en styrelsemedlem, man kan ringa och boka
  • Eget telefonnummer – föreningen skulle kunna ha ett eget telenummer för bokning som man vidarekopplar enligt ett schema

När publiken kommer till arrangemanget

  • Värdar som tar emot
  • Annan förening sköter förtäring?
  • Styrelsen/arrangören går runt och hälsar och pratar
  • Var ”uniformerade” så att publiken vet vem man kan vända sig till
  • Kan man ha lotteri?
  • Servering innan/efter föreställning?
  • Mingelbilder, foto, att lämnas till lokalpress, sättas upp i foajén, spridas i medlemsblad
  • Hur bemöts publiken?
  • Kan publiken känna sig trygg och välkomnad?
  • Hittar publiken i lokalerna?
  • Hur vet publiken vad de ska göra med sina kläder, var de ska sitta, var toaletterna finns etc?
  • Vad gör publiken innan de får gå in?
  • Kan man göra något för att öka tillgängligheten

Att ta sig till vårt arrangemang

  • Hur tar publiken sig dit?
  • Hur hittar publiken?
  • Parkeringsplatser – finns det i närheten?
  • Är det skyltat till lokalen?
  • Informationen om vilken lokal man är i måste vara tydlig, ny publik!
  • Man kan be publiken ringa, så arrangerar vi samåkning

När publiken lämnar

  • Hur avslutar vi, tack till publiken
  • Känner publiken sig sedd?
  • Har publiken en bra helhetsupplevelse med sig hem?
  • Har publiken nya kontakter med sig hem?
  • Säsongens hela program
  • Ny inbjudan? Information om nästa arrangemang
  • Tillgång att bli medlem på plats
  • Finns det någon plats/arena där publiken kan tycka till om sin upplevelse?
  • Specialerbjudanden?

Vad gör föreningen för sina medlemmar?

  • Vad gör vi enbart för våra medlemmar?
  • Medlemsmöte med underhållning – fest!
  • Julkort till medlemmarna?
  • Årsmöte där medlemmarna delas in i grupper där de kan påverka utbudet osv
  • Medlemsutskick
  • Samhörighet och drivkrafter

Kontakt

Självservice

På självservice kan du som är privatperson, företagare eller som representerar en förening, komma i kontakt med kommunen och utföra dina ärenden via e-tjänster och blanketter.