Bestämmelser om digitalt bevarande av allmänna handlingar

Utfärdade av arkivmyndigheten 27 november 2019.

Innehållsförteckning

• Arkivmyndighetens bestämmelser om digitalt bevarande av allmänna handlingar i Vara kommun
• Begränsa information i pappersformat
• När ska en handling skannas in
• Undantag från skanning
• Gallring av pappersoriginal
• Handlingstyper som inte får gallras
• Godkända filformat för bevaring
• Förbjudna filformat för bevaring
• Riksarkivets föreskrifter om hantering av digitala handlingar

Arkivmyndighetens bestämmelser om digitalt bevarande av allmänna handlingar i Vara kommun

Arkivmyndigheten har genom antaget arkivreglemente § 9 getts möjligheten att utfärda bestämmelser om arkivbeständighet och förvaring av allmänna handlingar. Mot bakgrund av det samt att verksamheter i kommunen uttryckt önskemål om att gå över till en digital ärendehantering och möjlighet att digitalt bevara allmänna handlingar har arkivmyndigheten tagit fram bestämmelser som
reglerar gemensamma krav för digitalt bevarande av handlingar.

Varje nämnd ansvarar för sin dokumenthantering och i det ingår att fatta beslut om handlingars gallringsfrister och förvaring. Handlingar ska alltid förvaras under betryggande former. Många av kommunens verksamheter har uttryckt önskemål om att handlingar endast ska kunna bevaras digitalt för att slippa dubbelarbetet med dubbla arkiveringsformer (både fysisk och digitalt bevarande).

I takt med att kommunens ärendehantering övergår till en mer digital form finns behov av gemensamma standarder för att säkerställa att en digital förvaring av allmänna handlingar blir så korrekt som möjligt.

Bestämmelserna syftar till att:

1. 1. Tydliggöra vilka krav som finns på den digitala information som lagras i ärendehanteringssystemet i förhållande till kvalitet och beständighet för att vara läsbar lång tid framöver.
   2. Tydliggöra för hur kommunen uppnår så hög kvalitet som möjligt på den digitala informationen som ska bevaras.
   3. Vara ett stöd för att kommunens ärendehantering i så stor utsträckning som möjligt kan vara digital. Därmed begränsas den omfattning av allmänna handlingar som behöver dubbellagras (både digitalt och i fysiskt pappersoriginal).

Alla verksamhetssystem som övergår till en digital förvaring av allmänna handlingar och som bevarar information som ska bevaras för all framtid behöver planera för en framtida anslutning till kommunens e-arkiv.

Begränsa information i pappersformat

Handlingar som digitalt inkommer eller upprättas i kommunen ska inte skrivas ut i syfte att de också ska arkiveras i pappersform efter att de har diarieförts. Endast de handlingar som inkommit eller upprättats i pappersform ska bevaras på papper (om inte den enskilda nämnden har fattat ett särskilt beslut om att gallra pappersoriginal vid inskanning av digital kopia).

Om en nämnd beslutat att gallra pappersoriginal efter inskanning av handlingen kommer vissa dokument fortfarande att vara ett undantag för gallringsbeslutet. De handlingar som bevaras i pappersformat begränsas på så sätt till ett fåtal handlingstyper.

När ska en handling skannas in

Handlingar som registreras i ett ärendehanteringssystem ska endast skannas in om en digital version av handlingen inte finns till förfogande. Det innebär att det endast är handlingar som finns tillgängliga i pappersoriginal som ska skannas in för registrering.

Rätt hantering: En handling som inkommer digitalt skickas digitalt till ärendehanteringssystemet för diarieföring.

Fel hantering: En handling som inkommer digitalt skrivs ut och skannas in till ärendehanteringssystemet.

Undantag från skanning

Det finns handlingar som ska diarieföras men som på grund av sitt format är olämpliga för inskanning. Detta är bland annat dokument som är allt för omfattande eller inbundna.

Dessa dokument i sin helhet undantas från skanningen. För att den digitala akten ska bli komplett bör första sidan av dokumentet skannas in och tillföras det digitala ärendet med en hänvisning att dokumentet i sin helhet arkiveras i fysiskt original.

Rätt hantering: En allt för omfattande eller inbunden handling arkiveras i fysiskt original och första sidan skannas in och tillförs det digitala ärendet.

Fel hantering: En allt för omfattande eller inbunden handling gallras i fysiskt original efter att första sidan har skannats in och tillförts det digitala ärendet.

Upprättade justerade protokoll med underskrifter undantas också från inskanningskravet. De justerade protokollen arkiveras i pappersoriginal medan en sökbar version av protokollet i pdf eller wordformat registreras som en upprättad handling i ärendehanteringssystemet.

Gallring av pappersoriginal

För att pappersoriginalet ska kunna gallras krävs att den digitala kopian har framställts på ett sätt som säkerställer ett elektroniskt bevarande.

Ett pappersoriginal ska bevaras fram till dess att en granskning av den inskannade kopian har genomförts. I granskningen ingår följande:

Läskontroll och färgkontroll av handlingen

1. Om inskanning ska ske i färg eller svartvitt beror på följande:
   1. En handling som i originalformat innehåller viktig information i gråskala eller färger exempelvis fotografier eller diagram ska skannas in i färg.
   2. En handling som i originalformat är helt i svartvitt utan gråskala, exempelvis svart text på vitt papper ska skannas in i svartvitt.
      
2. Ingen information i den digitala kopian ska gå förlorad. Resultatet ska vara likalydande med originalet.
   
3. Resultatet på den inskannade kopian ska vara tydligt så att det enkelt går att läsa.
   
4. Nedanstående tekniska krav ska vara uppfyllda:

Tekniska krav (inställning görs på skannern)

1. Format på inskannat dokument ska vara PDF A-1.
   
2. Upplösningen på inskannat dokument ska vara minst 300 dpi (dots per inch).
   
3. Ett pappersoriginal ska alltid skannas in i det format pappersoriginalet är i. Dvs A4 ska alltid skannas in i A4 format, A3 skannas in i A3 format, A5 skannas in i A5 format osv.

Rätt hantering: Handlingar i pappersoriginal får endast gallras om de inte ingår i några av de handlingstyper som inte får gallras samt att skanningsresultatet blir godkänt efter granskning.

Fel hantering: Handlingar i pappersoriginal gallras direkt efter genomförd inskanning.

Handlingstyper som inte får gallras

Det finns handlingar som behöver arkiveras i pappersoriginal på grund av olika lagbestämmelser. Dessa handlingar ska både skannas in och tillföras det digitala ärendet samt bevaras i pappersoriginal i en fysisk akt.

Handlingar som alltid ska bevaras i pappersoriginal är bland annat (listan är inte uttömmande):

• Avtal/kontrakt
  
• Justerade protokoll och beslut
  
• Överklaganden
  
• Köpehandlingar som upprättas i samband med fastighetsköp
  
• Bekräftelser rörande faderskap
  

Därutöver kan det finnas andra skäl för att bevara vissa handlingar i pappersform vilket bland annat kan vara:

• Delegationsbeslut och beslut om vidaredelegation
  
• Dokument som har olika typer av handskriven information
  
• Handlingar som på grund av färg, gråskala, format, innehåll eller andra bildegenskaper inte kan bevaras på ett tillfredsställande sätt endast i form av ett inskannat dokument.

Godkända filformat för bevaring

Genom att sätta en begränsning över godkända filformat för digital bevaring i ärendehanteringssystem eller andra verksamhetssystem säkerställs att filerna ska kunna konverteras till filformat som kan slutarkiveras digital. Begränsningen säkerställer även att informationen i de digitala handlingarna är läsbara i kommunens IT-infrastruktur.

Följande filformat är godkända format för de handlingar som registreras i verksamhetssystem:

Följande format är tillåtna i verksamhetssystem men ska användas sparsamt:

Förbjudna filformat för bevaring

ZIP-filer är otillåtet format för digital bevaring av allmänna handlingar. Detta för att inte riskera informationsförluster om man extraherar filerna i framtiden. En inkommen ZIP-fil som ska tillföras en digital akt behöver extraheras först och dokumenten i ZIP-filen registreras var för sig.

Riksarkivets föreskrifter om hantering av digitala handlingar

Riksarkivet har utfärdat två allmänna föreskrifter (RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2) gällande krav på hur statliga myndigheter ska hantera sina digitala handlingar. Dessa är obligatoriska endast för statliga myndigheter men samrådsgruppen för kommana arkivfrågor rekommenderar kommuner att använda
föreskrifterna som norm för deras hantering av digitala handlingar.

Vara kommun ska i tillämpliga delar följa Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om hantering av digitala handlingar.