Ägardirektiv - Övergripande verksamhetsdirektiv för Vara Bostäder AB

Antaget av kommunfullmäktige 26 augusti 2024 § 82

Innehållsförteckning

1. Verksamhetsdirektiv
2. Bolaget som en del av den kommunala organisationen
3. Kommunernas direktivrätt
4. Kommunens ledningsfunktion
5. Sekretess
6. Bolagets verksamhet
7. Bolagets ändåmål
8. Fullmäktiges ställningstagande
9. Förvaltningsberättelsen
10. Granskningsrapporten
11. Ekonomiska mål
12. Finansiering
13. Information och ägardirektiv
14. Budget och verksamhetsplan
15. Kommunal koncernredovisning och budget
16. Allmänna handlingar
17. Arkivreglemente
18. Bolagspolicy
19. Riktlinje för styrprocessen

Verksamhetsdirektiv

Detta ägardirektiv avser Vara Bostäder AB, (556440-4803), nedan kallat bolaget, och har fastställts på bolagsstämma 26 september 2024.

Bolaget som en del av den kommunala organisationen

Bolaget ägs direkt av Vara kommun. Bolaget är en del av kommunens verksamhet. Bolaget ska i sin verksamhet beakta detta. Bolagets verksamhet ska regleras, utöver av lag och av bolagsordningen, av direktiv utfärdade av ägaren, fastställda av bolagsstämma.

Kommunernas direktivrätt

Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, eller strider mot bolagets intresse.

Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen.

Kommunens ledningsfunktion

Bolaget står enligt 6 kap. 1 § kommunallagen under uppsikt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen utövar kommunens ledningsfunktion över bolaget i enlighet med vad som anges i kommunstyrelsens reglemente.

Ledningsfunktionen har i kommunen även förtydligats med en särskild bolagspolicy.

Kommunstyrelsen och kommunens revisorer har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet.

Bolaget ska lämna dessa den information om verksamheten som de begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse.

Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 1 a § kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.

Sekretess

Föreligger på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till ägaren får uppgiften uteslutas. Bolaget ska i så fall uppge att strykning/utelämnande skett.

Bolagets verksamhet

Föremålet för bolagets verksamhet anges i bolagsordningen för bolaget.

Bolaget får inte bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen.

Bolaget får inte heller bedriva verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen.

Bolagets huvudsakliga uppgift är att främja bostadsförsörjningen i Vara kommun och ska, utifrån ett långsiktigt och affärsmässigt perspektiv, skapa förutsättningar för den kommunnytta som gör det motiverat för Vara kommun att äga bolaget.

Bolaget kan på eget initiativ förändra sitt fastighetsbestånd genom nybyggnad, förvärv eller försäljning av fastigheter inom olika delar av kommunen. Bolaget har därvid särskilt att beakta de direktiv och uppdrag som kommunen lämnar.

Bolagets ändamål

Syftet och målsättningen för bolagets verksamhet är, utöver vad som anges i bolagsordningen,

• Att tillse olika hushållstypers behov av boende.
• Att fungera som en viktig funktion i kommunens totala utveckling och, när kommunfullmäktige finner lämpligt, medverka i förnyelse och utveckling av Vara kommuns tätorter
• Att bidra till att motverka segregation och utveckla en god gemenskap och trygghet i bostadsområdena
• Att medverka till att lösa kommunens skyldighet att tillgodose bostadsefterfrågan till äldre och socialt utsatta genom regelbundna och goda kontakter med kommunens socialförvaltning. I de fall andra möjligheter är uttömda ska bolaget medverka till att en lösning kommer till stånd. Kostnaderna för detta får dock inte belasta övriga delar av bolagets verksamhet.
• Att bedriva sin verksamhet med en sådan öppenhet att lagkraven om hyresgästernas möjlighet till bolinflytande och inflytande i bolaget uppfylls.

I verksamheten ska bolaget iaktta livscykeltänktandet. Bolaget ska eftersträva att vara ledande inom sitt verksamhetsområde, bland annat genom att se till att verksamheten tar sin utgångspunkt i ett miljömässigt modernt förhållningssätt.

Bolaget ska också, i syfte att uppnå synergieffekter och effektiviseringsvinster men med beaktande av de lagar bolaget har att följa, samarbeta och samutnyttja resurser med kommunens förvaltningar och övriga kommunala bolag i Vara kommun.

Fullmäktiges ställningstagande

Bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas.

Av bolagsordningen framgår att vissa beslut i bolaget fattas av bolagsstämman. En fråga som faller utanför uppräkningen i bolagsordningen kan trots detta vara en sådan fråga som kräver ställningstagande enligt denna punkt. Uppstår tveksamhet huruvida ställningstagande krävs, ska bolaget samråda med kommunstyrelsen.

Förvaltningsberättelsen

Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma.

Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 och 1 a §§ kommunallagen samt till lekmannarevisorns granskning.

Granskningsrapporten

Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten.

Om lekmannarevisorerna inom ramen för sin granskning finner brister i de avseenden som anges i första stycket ska lekmannarevisorerna löpande kommunicera sina iakttagelser med kommunstyrelsen.

Ekonomiska mål

Bolaget ska bedriva sin verksamhet enligt affärsmässiga principer.

Bolaget ska sträva efter att uppnå en totalavkastning på totalt kapital om 4,5 procent över tid. Avkastningskravet definieras som

Driftsnetto + marknadsvärdeförändring

--------------------------------------------------------

Värdet av bolagets bokförda tillgångar

Driftnetto: Hyresintäkter – (Drifts- och underhållskostnader + Fastighetsskatt)

Marknadsvärdeförändring: Skillnaden mellan föregående års uppskattade marknadsvärde av fastigheter och innevarande års uppskattade marknadsvärde. Marknadsvärde kan fastställas genom oberoende värderingar eller genom dataanalys av värdeutvecklingen med stöd från system.

Vid kommande nyproduktion av betydande vikt ska bolaget inhämta kommunfullmäktiges godkännande. I underlaget till kommunfullmäktige ska bolaget beskriva långsiktiga ekonomiska konsekvenser för bolaget och kommunen.

Finansiering

Bolagets verksamhet finansieras huvudsakligen via hyresintäkter.

Omfattande investeringar som inte kan hanteras med bolagets kassaflöde från verksamheten finansieras med lån genom kommunkoncernens koncernbank. Räntepåslag utgår i enlighet med finanspolicy.

Information och ägardialog

Kommunen ska fortlöpande hållas informerade av bolaget om dess verksamhet. Bolaget ska initiera möten med kommunen om omständigheterna så påkallar. Bolaget ska till kommunen redovisa bolagets ställning och resultat per den 30/4, 31/8, och 31/12. Bolaget ska därvid uppmärksamma kommunen på viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på bolagets verksamhet.

Kommunstyrelsen ska utan dröjsmål få del av

• protokoll från bolagsstämma
• protokoll från styrelsesammanträde
• bolagets årsredovisning med revisionsberättelse och granskningsrapport från lekmannarevisor.
• bolagets delårsrapporter
• beslut om verksamhetsplan/affärsplan och uppföljning av verksamhetsplan/affärsplan

Bolagets styrelse, VD och andra nyckelpersoner i bolaget ska på anmodan delta vid möte med företrädare för kommunen (ägardialog).

Budget och verksamhetsplan

Bolaget ska årligen fastställa verksamhetsplan med strategiska mål för de närmaste fyra räkenskapsåren och budget för nästkommande räkenskapsår i enlighet med styrprocessen.

Fastställd verksamhetsplan och budget ska tillställas kommunen senast under november månad.

Kommunal koncernredovisning och budget

Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av årsredovisning och delårsrapport enligt lag (1997:614) om kommunal redovisning.

Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av kommunens budget.

Allmänna handlingar

Bolaget påminns om att det omfattas av reglerna om allmänna handlingars offentlighet enligt Tryckfrihetsförordningen (1949:105) och Offentlighets- och sekretesslagen (1949:105) och ska tillämpa dessa regler på samma sätt som kommunen.

Frågan om utlämnande av handling avgörs av verkställande direktören eller efter dennes bestämmande.

Bolaget ska tillämpa den för Vara kommun vid var tid gällande taxan för utlämnande av allmänna handlingar.

Arkivreglemente

Vara kommuns arkivreglemente ska tillämpas i bolaget. Arkivmyndighet är kommunstyrelsen i Vara kommun.

Bolagspolicy

Bolaget är skyldigt att till alla delar följa Vara kommuns, vid var tid gällande, bolagspolicy, som på detta sätt fastställs som ett ägardirektiv.

Riktlinje för styrprocessen

Bolaget är skyldigt att följa kommunens, vid var tid gällande, Riktlinje för styrprocessen. Processen innefattar aktiviteter för planering, genomförande och uppföljning av ekonomi och verksamhet.