Regler för bildningsnämndens stöd till föreningar och folkbildning

Antagna av kommunfullmäktige 29 april 2024 § 31. Gäller från och med 29 april 2024.

Innehållsförteckning

1. Inledning
2. Typer av stöd
3. Budget för föreningsstöd
4. Regler för ekonomiskt stöd
5. Stödformer
6. Aktivitetsstöd för barn och unga
7. Samlingslokalstöd
8. Arrangemangsstöd
9. Upprustningsstöd
10. Utvecklingsstöd
11. Stöd genom särskilda avtal
12. Bygdestöd
13. Studieförbundsstöd
14. Vara Snabb
    
15. Investeringsstöd

Inledning

Kommunfullmäktige har i bildningsnämndens reglemente (Kommunfullmäktige 30 mars 2020 § 29) beslutat att bildningsnämnden har rätt att fördela bidrag till föreningar och organisationer inom ramen för kommunfullmäktiges riktlinjer. Reglerna i detta dokument syftar till att beskriva kommunfullmäktiges riktlinjer för föreningsstöd och ger bildningsnämnden de ramar som nämnden har att förhålla sig till vid beviljandet av stöd.

Föreningar och studieförbund beviljas ekonomiskt och annat stöd i huvudsak baserat på verksamhetens innehåll och aktiviteter. Stödet ska uppfattas som hjälp till självhjälp och ersätter inte egen ekonomisk planering.

Syftet är att stötta föreningslivets självständiga planering för verksamhet i enlighet med den enskilda föreningens stadgar och inriktning och med utgångspunkt i kommunens mål och vision.

Bildningsnämndens stöd till föreningar och folkbildning hanteras av Kulturoch fritidsverksamheten inom Bildningsförvaltningen. Ekonomiskt stöd till föreningar lämnas under förutsättning att bildningsnämndens budget tillåter detta.

Typer av stöd

Ekonomiskt stöd

Bildningsnämnden kan ge ut ett ekonomiskt stöd till föreningar som uppfyller de grundläggande krav som finns för ekonomiskt stöd samt för den aktuella stödformen.

Kunskapsmässigt stöd

Bildningsnämnden ger föreningslivet stöd genom att arrangera föreningsträffar, tillhandahålla föreningsregister och annan information via kommunens hemsida, ge rådgivning i föreningsfrågor samt information om möjligheter till externa stödformer.

Budget för föreningsstöd

Budgeten för det ekonomiska stöd som ges till föreningar är en del av bildningsnämndens ordinarie rambudget, om inget annat beskrivs under respektive stödform. Bildningsnämnden har därför rätt att besluta om hur stor del av nämndens totala budget som ska fördelas till föreningsstöd i samband med att nämnden antar sin detaljbudget. Bildningsnämnden har även rätt att fördela föreningsstödet mellan de olika stödformerna.

Regler för ekonomiskt stöd

Grundläggande krav vid ekonomiskt stöd

• Föreningen ska kunna redovisa sin verksamhet genom stadgar, årsmötesprotokoll, årsberättelse och ekonomisk redovisning, utsedd styrelse, organisationsnummer samt bankkonto eller bank-/plusgiro.
• Föreningen ska se till att Bildningsnämnden har uppdaterade kontaktuppgifter till föreningen med minst en e-postadress till kontaktperson.
• Föreningen ska ha en säker arkivering av handlingar under minst fyra år, förutom innevarande år, så att kommunen i sin roll som bidragsgivare när som helst under den tiden kan begära in underlag till ansökningar, räkenskaper, protokoll eller andra handlingar.
• Föreningen bör vara ansluten till en riksorganisation om sådan finns.
• Föreningens verksamhet ska kunna hänföras till Bildningsnämndens kompetensområde kultur och fritid.
• Verksamheten ska vara öppen och tillgänglig för alla.
• Verksamheten ska vara lokaliserad till Vara kommun.
• Verksamheten ska vara drog- och alkoholfri då barn och unga är delaktiga eller närvarande.
• Den sökta aktiviteten ska inte ha ett kommersiellt syfte (verksamhet som är del i någons näringsverksamhet eller på annat sätt ingår i någons allmänna försörjning).
• Den sökta aktiviteten ska inte röra föreningars interna aktiviteter, politisk verksamhet, elevföreningar eller arrangemang som äger rum utanför Vara kommuns gränser.
• Stödet för den sökta aktiviteten ska inte understiga 500 kronor

Ansökan och årlig redovisning

Ansökan och redovisning ska lämnas in till Bildningsnämnden inom den tid och de anvisningar som ges för respektive stöd. För att ansökan ska behandlas måste den vara korrekt ifylld och inskickad i rätt tid

Ansökan om ekonomiskt stöd ska lämnas in av den lokala huvudorganisationen och inte av t ex en sektionsstyrelse.

Ekonomiskt stöd kan stoppas eller krävas tillbaka om:

• uppgifter kommer fram vid stickprovsundersökningar som visar att underlaget varit felaktigt
  
• underlaget har varit gjort på ett sätt som varit medvetet vilseledande
  
• det ekonomiska stödet missbrukats i förhållande till regelverkets intentioner
• föreningen har lämnat oriktiga uppgifter

Marknadsföring

Föreningar som får ekonomiskt stöd ska på ett tydligt sätt synliggöra att Vara kommun bidrar till verksamheten.

Stödformer

Aktivitetsstöd barn och unga

Syfte

Stöd till föreningarnas verksamhet för barn och unga, barns och ungas delaktighet i föreningslivet och återväxten inom föreningslivet.

Inriktning

Aktivitetsstöd barn och unga följer Riksidrottsförbundets regler, former, ansökningsdatum och åldersintervall för statligt lokalt aktivitetsstöd (LOKstöd).

Stödet baseras på antalet deltagartillfällen för barn och unga i föreningens regi. Med deltagartillfälle menas att en ungdom som bor i Vara kommun aktivt deltar i en aktivitet som genomförs av den sökande föreningen. Det går endast att räkna ett deltagartillfälle per person och dag. Om en person exempelvis deltar i flera tävlingar under en dag, kan bara ett deltagartillfälle den dagen räknas. Aktivitetsstöd barn och unga ges för maximalt 30 personer per tillfälle. Varje aktivitet ska ha en utsedd ansvarig person närvarande.

Stödets storlek

Det anslagna stödet fördelas på alla sökande föreningar. Det går därför inte att veta i förväg exakt vad varje förening kommer att få.

Ansökan och utbetalning

Året delas upp i två stödperioder där föreningarna rapporterar vårens och höstens aktiviteter.

Vara kommun har samma ansökningsdatum som Riksidrottsförbundets statliga lokala aktivitetsstöd (LOK-stöd).

Ansökan sker via kommunens e-tjänst för föreningsstöd.
Utbetalning: mars och september.

Samlingslokalsstöd

Syfte

Stöd till föreningar som äger samlingslokaler.

Krav

Samlingslokalen måste ägas av en eller flera ideella organisationer.

Samlingslokalen ska vara öppen och tillgänglig för kulturarrangemang, fritidsaktiviteter, studieverksamhet och föreningslivets möten och arrangemang. Lokalen kan även hyras ut för privata ändamål.

Samlingslokalen ska vara externt uthyrd (dvs. till någon utöver den egna föreningen) minst 10 gånger under ett verksamhetsår.

Stödets storlek

Aktivitetsstödet till samlingslokaler baseras på antalet bokningar under föregående verksamhetsår. Med bokning menas sammankomst som är införd i bokningsjournal och antingen motsvaras av en hyresintäkt i redovisningen eller en offentlig aktivitet arrangerad av föreningen. Internt arbete, t ex föreningens egna styrelsemöten, kan inte räknas som bokning.

Stödets storlek baseras på den totala summan av bokningar, egna och externa. Stödet beräknas efter ett system med koefficienter.

Föreningen kan tillgodoräkna sig maximalt 250 bokningar per år.

Det anslagna stödet fördelas på alla sökande föreningar. Därför går det inte att veta i förväg exakt vad varje förening kommer att få.

Ansökan och utbetalning

Ansökan ska lämnas till Bildningsnämnden enligt det datum som sätts av nämndens förvaltning Ansökan sker via kommunens e-tjänst för föreningsstöd. Utbetalning: maj.

Arrangemangsstöd

Syfte

Stöd till ett mångsidigt kulturutbud för kommunens invånare och besökare.

Inriktning

Arrangemanget kan vara fristående eller del av ett sammanhang.

Aktivitetsstöd arrangemang kan enbart sökas av föreningar.

Stöd ges i första hand till arrangemangets innehåll, exempelvis arvoden, reseersättningar, hyror och kostnader för marknadsföring.

Det går inte att få stöd till kommersiella arrangemang, föreningars interna arrangemang, politiska arrangemang eller tävlingar.

Krav

Ansökan måste lämnas in innan arrangemanget är genomfört. Ansökningar som lämnas in efter att arrangemanget är genomfört beviljas inte.

Om arrangemanget är tänkt att erbjudas utan kostnad för publiken ska särskilda skäl anges. Ett sådant skäl kan vara att barn och unga ska kunna delta utan kostnad.

En ansvarig person ska vara närvarande vid arrangemanget.

För arrangemanget ska passande marknadsföringsinsatser planeras.

Stödets storlek

Ett maximalt belopp finns för vad en förening kan söka per år.

Hur mycket pengar som beviljas per arrangemang baseras på en bedömning av angelägenhetsgrad, kvalitet och kostnader samt en viktning av arrangemanget mot kriterier enligt nedan. Stödet kan påverkas av om medel har beviljats från andra organisationer som är helt eller delvis finansierade av skattemedel.

Kriterier som ligger till grund för stödets storlek

• Arrangemanget riktar sig till/är tillgängligt för barn/unga.
• Arrangemanget har karaktär av något utöver det vardagliga och tillför bygden något extra.
• Arrangemanget ger möjlighet till deltagare att vara delaktiga i arrangemanget.
• Arrangemanget bygger på samarbete mellan flera föreningar och aktörer.
  

Ansökan, redovisning och utbetalning

Ansökan sker via kommunens e-tjänst för föreningsstöd. Vid ansökan om belopp över 5 000 kronor ska ansökan lämnas in senast 1 månad före arrangemangets genomförande.

Ansökan ska innehålla en realistisk ekonomisk kalkyl och en redovisning av vilka andra organisationer som beviljat bidrag. Till ansökan ska bifogas ett underlag för beräkning, exempelvis offerter eller prisuppgifter.

Den beviljade summan betalas ut efter att föreningen har skickat in en redovisning av arrangemanget till Vara kommun. Redovisningen ska skickas in senast 2 månader efter att projektet genomförts dock senast 31 december innevarande år. I annat fall förfaller rätten till det beviljade stödet.

Utbetalning sker senast 4 veckor efter inkommen redovisning.

Upprustningsstöd

Syfte

Underlätta för föreningar som äger och tillhandahåller lokaler och anläggningar för föreningslivets och allmänhetens behov.

Inriktning

Föreningar kan söka stöd till tillbyggnation och ombyggnation av egenägda lokaler och anläggningar. Föreningar kan även söka stöd till insatser som uppkommit på grund av särskilt stora renoverings- och/eller underhållsbehov. Stöd ges inte till upprustning och reparationer som kan räknas som vanligt underhåll.

Tillgänglighetsanpassningar och energieffektiviserande åtgärder prioriteras.

Det årliga anslaget för upprustningsstöd är begränsat vilket innebär att Bildningsnämnden måste göra en prioritering av de ansökningar som lämnats in. Att ett upprustningsprojekt uppfyller kraven för stödet är ingen garanti för att få stöd.

Krav

Insatserna kan inte inbegripas i normalt löpande underhåll.

Föreningen ska ha en god medfinansiering för insatserna. Medfinansieringen kan vara i form av pengar och/eller ideella insatser.

Projektet bör inte ha påbörjats innan föreningen har sökt och beviljats stöd. Arbeten som görs innan beslut om stöd tagits görs på egen risk då föreningen inte vet om föreningen får stöd innan beslutet är taget i Bildningsnämnden.

Stödets storlek

Grunden är att stöd beviljas upp till 40 procent av materialkostnaderna.

Om föreningen även beviljas stöd från Boverket, Jordbruksverket/Länsstyrelsen eller Riksidrottsförbundet till projektet, justeras Bildningsnämndens stöd för att möta eventuella tvingande villkor från dessa.

Stödet anpassas neråt om byggnationen vid redovisning och besiktning inte motsvarar ansökan.

Ansökan, beslut, redovisning och utbetalning

Ansökan sker via kommunens e-tjänst för föreningsstöd. Ansökan lämnas vid ett tillfälle under året till Bildningsnämnden enligt datum som sätts av nämndens förvaltning.

Bildningsnämnden tar beslut om vilka föreningar som får stöd. Beslutet rör medel ur kommande budgetår.

Redovisning av byggnationens genomförande och ekonomiska utfall ska lämnas till Bildningsförvaltningen senast 30 november året efter nämndens beslut.

I annat fall förfaller rätten till det beviljade stödet.

Bidraget betalas ut efter att projektet är helt slutfört. Åtgärderna ska vara färdigställda och besiktigade. Delutbetalning kan göras under pågående arbete efter besiktning.

Utvecklingsstöd

Syfte

Stöd till nyskapande utveckling av det lokala föreningslivet.

Inriktning

Stöd ges till utvecklingsprojekt som kompletterar föreningens ordinarie verksamhet.

Stöd kan sökas till:

Planering eller start av ny/unik verksamhet som inte finns representerad inom Vara kommuns föreningsliv.

Planering eller start av ny/unik verksamhet inom en existerande förening.

Satsning på ny målgrupp. Till exempel ungdomssatsningar för föreningar med huvudsaklig verksamhet för vuxna, satsningar på flickor i föreningar med stor andel pojkar och vice versa.

Kriterier som ligger till grund för stödets storlek:

• Graden av nyskapande i projektet
• Projektets angelägenhetsgrad
• Samarbetsprojekt mellan föreningar
• Plan för hur utvecklingsinsatsen kommer att leva vidare efter att projektet är genomfört.

Ansökan, beslut, redovisning och utbetalning

Bildningsnämnden tar beslut om utvecklingsstöd två gånger per år. Ansökan sker via kommunens e-tjänst för föreningsstöd. Ansökan ska lämnas till Bildningsnämnden enligt de datum som sätts av
nämndens förvaltning. Ansökan ska innehålla projektbeskrivning och en redovisning av vilka andra organisationer som beviljat bidrag.

Den beviljade summan betalas ut efter att föreningen har skickat in en redovisning av projektet till Bildningsförvaltningen. Redovisningen ska skickas in senast 2 månader efter att projektet genomförts, dock senast 31 december innevarande år. I annat fall förfaller rätten till det beviljade stödet. Utbetalning sker senast 4 veckor efter inkommen redovisning.

Stöd genom särskilda avtal

Syfte

Ge allmänheten tillgång till regelbunden föreningsdriven verksamhet inom kultur och fritid, samt tillgång till lokaler och anläggningar speciellt ägnade för utövande av kultur- och fritidsaktiviteter.

Inriktning

Avtal skrivs med föreningar som arrangerar årligen återkommande kulturarrangemang, arrangerar aktiviteter för särskild målgrupp eller aktiviteter med särskilda teman. Avtal skrivs även med föreningar som tillhandahåller/sköter lokaler och anläggningar speciellt ägnade för aktiviteter inom kultur och rekreation och som kan användas av föreningar och allmänhet. Satsning på särskild målgrupp/tema kan exempelvis vara aktiviteter som främjar inkludering och/eller mångfald.

Avtal skrivs efter dialog mellan respektive förening och Bildningsnämnden. I avtalen fastställs stödets storlek, längden på avtalet (1, 2 eller 3 år) samt föreningens uppdrag.

Ansökan, beslut, redovisning, utbetalning

Avtalen beslutas av Bildningsnämnden och gäller från påföljande årsskifte.

Föreningen ska varje år redovisa hur uppdraget skötts/ planeras genom att lämna in årsmötesprotokoll, verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse samt en verksamhetsplan till Bildningsnämnden. Skulle avtalets intention inte följas avbryts avtalet av den part som inte är nöjd på sätt som regleras i avtalet.

Utbetalning sker i januari-februari för innevarande avtalsår.

Bygdestöd

Syfte

Stimulera lokala utvecklingsgrupper (föreningar i samverkan) eller intresseföreningar till verksamhet för en ökad trivsel i bygden/på orten.

Inriktning

Stödet ska användas till specificerade aktiviteter för att höja trivseln i bygden/på orten.

Ansökan, beslut, redovisning, utbetalning

Ansökan sker via kommunens e-tjänst för föreningsstöd. Ansökan ska lämnas till Bildningsnämnden enligt det datum som sätts av nämndens förvaltning. Utbetalning sker inom 2 månader efter sista ansökningsdag. Om bygdestöd har utbetalats för föregående år ska det redovisas i samband ny ansökan.

Studieförbundsstöd

Syfte

Syftet med stödet är att ge föreningsliv och invånare tillgång till olika typer av lärprocesser och evenemang av folkbildande karaktär.

Utöver nedan nämnda stöd berörs studieförbunden av Stöd enligt särskilda avtal.

Krav

Ekonomiskt stöd för studieverksamhet ges till studieförbund som är berättigade till statligt stöd.

Studieförbundet ska ha en självständig ekonomisk förvaltning och en ansvarig styrelse med säte i kommunen eller regionen.

Studieförbundet ska kunna presentera de handlingar Bildningsnämnden kräver för att kunna granska inlämnad bidragsansökan.

Stödets storlek

Det anslagna stödet fördelas på alla sökande studieförbund. Kommunalt stöd kan lämnas för all statsbidragsberättigad verksamhet som bedrivs inom Vara kommun enligt den fördelningsmodell som Folkbildningsrådet beslutat ska gälla för det statliga bidraget. Bidrag lämnas med budgetbelopp
som fastställs av Bildningsnämnden.

Ansökan, redovisning och utbetalning

Vara kommun följer de ansöknings, redovisnings- och utbetalningsförfaranden som Västra Götalands Bildningsförbund rekommenderar.

Vara Snabb

Syfte

Stödja och uppmuntra unga människors engagemang och delaktighet i det lokala kulturlivet samt ge möjlighet till eget skapande och drivande av kreativa idéer. Vänder sig till invånare i Vara kommun 13–26 år.

Inriktning

Stöd kan sökas till utåtriktade kulturprojekt och aktiviteter av engångskaraktär, till exempel filmvisning, utställning, tävling och turnering.

Stöd ges inte till aktiviteter som inte är öppna för andra unga, skolprojekt, projekt som stödjer eller ingår i partipolitisk verksamhet, etablerad förenings- eller kulturverksamhet, lön för egen insats eller verksamhet som inte följer svensk lag eller garanterar människors lika värde.

Krav

Projektet ska vara utåtriktat och öppet för andra unga.

Projektet ska vara drogfritt.

I marknadsföring av projektet ska det framgå att stöd ges av Vara kommun.

Ansökan måste lämnas in innan projektet är genomfört. Ansökningar som lämnas in efter att projektet är genomfört beviljas inte.

Stödets storlek

Stödets storlek är beroende av ändamålet, innehållet och målgruppen.

Ansökan, utbetalning, redovisning

Ansökan görs på särskild blankett. Blanketten ska vara påskriven av kontaktperson. Alternativt kan man ansöka via kommunens e-tjänst som kompletteras med underskrift/er i efterhand.

Om den som söker är under 18 år ska samtliga vårdnadshavare skriva under ansökan.

Efter att ansökan lämnats in tar handläggare på Bildningsnämndens förvaltning kontakt inom 3 arbetsdagar för att erbjuda handledning kring projektet. Svar på ansökan ges inom 3 veckor.

Stöd ges i första hand i form av betalning av fakturor för projektets verksamhet.

Senast 3 veckor efter att projektet genomförts ska en kort utvärdering lämnas in till Bildningsnämnden. Utvärderingen kan vara i form av en text, en videoinspelning, fotocollage eller annan form.

Övrigt

Förändringar av projektet kan ske men måste diskuteras med och godkännas av Bildningsnämndens förvaltning.

Om projektet inte genomförs eller stora förändringar gjorts utan Bildningsnämndens förvaltnings godkännande kan kontaktpersonen bli återbetalningsskyldig.

Om budgetsumman för aktivitetsstöd Vara Snabb inte utnyttjas finns möjlighet för Bildningsnämnden att under slutet av året använda kvarvarande budgetsumma till arrangemang/verksamhet för målgruppen 13-26 år.

Investeringsstöd

Syfte

Investeringsstödet syftar till att möjliggöra större investeringar för föreningar som bidrar till samhällsnytta för kommunen och till föreningens verksamhet.

Inriktning och krav

• Föreningen ska äga investeringsobjektet i egen regi.
• Föreningen bör ha en hög andel barn och unga som deltar i verksamheten.
• Sökt belopp ska ligga över nivån för upprustningsstödets budget.
• Kommunfullmäktige beviljar maximalt 50 procent av den beräknade investeringskostnaden.
• Bidraget får inte användas för kostnader som betalats av annan finansiär.

Budget

Budgeten för investeringsstöd är inte en del av bildningsnämndens ordinarie budget utan tas inom ramen för kommunens eget kapital. Möjligheten att bevilja investeringsstöd påverkas därför av det ekonomiska läget för kommunen under det aktuella året.

Ansökning, beslut, redovisning och utbetalning

Föreningar anmäler intresse och inleder dialog med Kultur och Fritid. Dialogen syftar till att gemensamt ta fram beskrivning av behov och tänkt lösning. Föreningen ansvarar för sin egen ansökan utifrån den mall som Kultur och Fritid tillhandahåller. Kultur och Fritid finns med som stöd i processen. Bildningsnämnden ansvarar för investeringsstödet. Om föreningarna har frågor om sådant som andra förvaltningar ansvarar för får föreningen hjälp med rätt hänvisning genom Kultur och Fritid.

Ansökan ska lämnas till Bildningsnämnden enligt det datum som sätts av nämndens förvaltning.

Ansökan ska innehålla:

• Beskrivning av projekt
• Budget samt storleken på sökt bidrag.
• Tidsplan med tänkt start- och slutdatum.
• Föreningens stadgar, årsredovisning och föreningens firmatecknare.
  

En ansökan som är inkomplett tas inte upp för prövning av bildningsnämnden. En komplett ansökan ska, förutom ansökningsdokumentet, innehålla de bilagor som bildningsförvaltningen kräver för att kunna göra en bedömning av projektet. Även om en ansökan är komplett kan bildningsnämnden eller kommunstyrelsen välja att begära in kompletteringar vid otydligheter.

Bildningsnämnden prioriterar bland inkomna ansökningar och lämnar rekommendation till kommunstyrelsen i form av en prioriteringslista med en skriftlig motivering.

Bildningsnämnden kan besluta att avvisa kompletta ansökningar som inte uppfyller stödets syfte eller som inte anses uppfylla målen för riskbedömning, proportionalitet eller likställighet i tillräckligt hög grad.

Bildningsnämnden ska vid handläggningen av ansökan värdera investeringens betydelse utifrån stödformens syfte i jämförelse med andra ansökningar för perioden. Hänsyn ska även tas till föreningens förmåga att genomföra projektet enligt ansökan (riskbedömning) samt till stödets storlek i förhållande till hur många kommunmedborgare som det kommer till nytta (proportionalitet) samt till vilka tidigare stöd som har getts till föreningen, dess målgrupp och dess geografiska områden (likställighet). Den sistnämnda bedömningen ska utgå från bildningsnämndens register för föreningsstöd.

Innan kommunstyrelsens behandling ska ärendet kompletteras med en finansiell analys genomförd av Vara kommuns ekonomiavdelning samt ett avtalsförslag framtaget av Vara kommuns kommunjurist.

Kommunfullmäktige fattar det slutgiltiga beslutet.

Projekt som inte beviljas bidrag innevarande år bordläggs till nästa års deadline och återgår då till bildningsnämndens prioriteringsprocess om föreningen önskar det. Bildningsförvaltningen ansvarar för en avstämning med föreningen för att säkerställa att projektet fortfarande är aktuellt. Föreningen ansvarar då för att komplettera ansökan med aktuella underlag.

Akuta ärenden som uppstår utifrån extraordinär händelse, exempelvis vid brand, storm etc. och därigenom orsakar skada så att anläggningen eller verksamheten hotas, kan i undantagsfall prioriteras särskilt.

Föreningen ansvarar fullt ut för alla delar av projektets genomförande. Detta innefattar att den har rätt att bygga på marken (genom t.ex. ägande, arrende eller nyttjanderätt), att den får bygglov från kommunen enligt projektplanen, att säkra övrig finansiering, med mera. Att kommunen beviljar ett stöd innebär inte några ställningstaganden i dessa delar eller andra åtaganden från kommunens sida