Digitaliseringspolicy

Antagen av kommunfullmäktige den 25 november 2019 § 100

Innehållsförteckning

1. Definition och bakgrund
2. Syfte
3. Övergripande inriktningar
4. Organisation och ansvar
5. Finansiering

Definition och bakgrund

Digitalisering har under de senaste åren helt ritat om kartan inom flera områden i samhället. Den vardag som varit en sanning under en lång tid utmanas hela tiden när nya tjänster och beteenden utvecklas mycket snabbt. Digitalisering, artificiell intelligens (AI) och automatisering påverkar idag både på individ-, organisations- och samhällsnivå. Användandet av avancerad teknik flyttas från experter till vanliga användare i en allt snabbare takt. Digitalisering kan definieras som en pågående moderniserings och omvandlingsprocess av stora delar av samhället. Att med hjälp av teknik erbjuda helt nya produkter och tjänster.

De senaste åren har det tagits fram flera nationella vägledningar som beskriver hur offentlig verksamhet bör förhålla sig till digitalisering. Digitaliseringspolicyn för Vara kommun tar sin utgångspunkt i dessa nationella vägledningar där valda delar som anses mest relevanta har plockats
ut och sammanställts (1).

(1) SKL – Förutsättningar för digital utveckling. SKL – Utveckling i en digital tid. eSam – Svenskt ramverk för digital samverkan.

Syfte

Vara kommun utvecklar välfärden med hjälp av digitaliseringens möjligheter. Digitalisering gör att service och tjänster kan ske på ett nytt sätt. Digitalisering bidrar till effektivisering och kvalitetshöjning för kommunens verksamheter. (2)

I Vara kommun är digitalisering en av framgångsfaktorerna, som är vägledande och viktig för en hög måluppfyllelse. Vara kommuns Digitaliseringspolicy syftar till att skapa en samsyn kring hur digitaliseringsarbetet ska bedrivas samt beskriva ett gemensamt förhållningssätt till det fortsatta arbetet. Digitaliseringspolicyn innehåller ett antal övergripande uttalanden. Dels i form av inriktningar för arbetet men även i form av förhållningssätt att ta i beaktande. För medarbetare och chefer i kommunen ska Digitaliseringspolicyn utgöra en grund att förhålla sig till och luta sig mot i den ordinarie verksamhetsutvecklingen. Digitalisering är ett av flera redskap för att erbjuda en så bra service som möjligt och att göra vardagen bättre för alla som bor, verkar i och besöker Vara.

(2) Övergripande mål och framgångsfaktorer för Vara kommun gällande perioden 2020-2023. KF 2019-06-17

Övergripande inriktningar

Digitalt som förstahandsval

När det är relevant och möjligt ska Vara kommun använda digitala tjänster i kontakt med privatpersoner, organisationer och företag. Digitala lösningar ska vara det naturliga förstahandsalternativet samtidigt som personlig service ska erbjudas när det behövs. Internt i kommunen ska digitala lösningar användas i så stor utsträckning som möjligt med syftet att uppnå en effektivare administration. Där det är möjligt och inte innebär att det skapas ett digitalt utanförskap, ska det digitala alternativet utgöra det enda alternativet.

Digital infrastruktur

Tillgången till en säker och robust digital infrastruktur är en grundförutsättning för kommunens digitaliseringsarbete. Digital infrastruktur omfattar inte bara fysisk hårdvara i form av digitala arbetsredskap utan även tjänster exempelvis annat digital signering och digitala betallösningar. Den digitala infrastrukturen skapar förutsättningar för digital utveckling.

Ledning och styrning

Vara kommun ska införa en övergripande styrning för digitaliseringsarbetet i syfte att säkerställa samordning och prioritering över pågående eller planerade projekt samt att undvika att det skapas flera parallella lösningar på samma problem.

Integrera digitaliseringsarbetet i den ordinarie verksamheten

Digitalisering är en ”tvärfråga” som berör allt förändringsarbete inom offentlig sektor – inte en separat ”it-fråga”. Kommunens ledning har ett ansvar för att digitaliseringsfrågorna är integrerade i organisationens arbete och att man har och tillämpar styr-, arbetsoch uppföljningsformer som stödjer digitalisering i samverkan.

Samverkan

Digitaliseringsarbetet ska där det är möjligt och ger nytta bedrivas i samverkan med andra. Samverkan behöver dels ske inom kommunen mellan förvaltningarna men även tillsammans med andra kommuner. Det är naturligt att arbeta för en ökad samverkan med kommunerna inom V6.

Skapa förutsättningar för att användare ska bli delaktiga

Digitaliseringsarbetet ska skapa förutsättningar för att användare ska bli delaktiga. Inför arbetssätt och verktyg som gör användarna delaktiga i analysen, utformningen, den kontinuerliga utvärderingen och
vidareutvecklingen av kommunens digitala tjänster. Med användare menas såväl medborgare, näringsliv, besökare samt anställda i kommunen.

Automatisera processer och digitala tjänster

Ta tillvara automatiseringens möjligheter. Automatisering av processer och tjänster skapar förutsättningar för en mer effektiv och kvalitativ service. Automatisering kan innebära betydande effektiviseringsvinster. Regelstyrd verksamhet har goda förutsättningar för att automatiseras, medan verksamhet som kräver bedömningar kan vara mer komplexa att automatisera.

Tänk nytt

Många processer som finns i kommunal verksamhet har uppstått i en tid där det inte fanns tillgång till dagens digitala redskap. När processer digitaliseras är det därför viktigt att tänka nytt och inte enbart lägga asfalt på gamla stigar och göra mindre justeringar i befintlig process. Hur skulle den aktuella
processen/tjänsten se ut om den skapades för första gången idag utan något arv att ta hänsyn till?

Återanvänd från andra

Dra nytta av andra organisationers erfarenheter och ta tillvara befintliga lösningar och produkter. Utgå från befintliga tjänster och utveckla bara egna tjänster om det inte finns tjänster att köpa.

Arbeta aktivt med juridiken

Digitala verktyg och tjänster möjliggör nya former och sätt att erbjuda service och tjänster. När sådana verktyg och tjänster utvecklas krävs rättsliga bedömningar för att kombinera teknik och juridik på ett rättsenligt och i övrigt lämpligt sätt. Det innebär att juridiska bedömningar bör göras tidigt i utvecklingsprocesserna.

Organisation och ansvar

Kommunfullmäktige

Ansvarar för att besluta om en övergripande Digitaliseringspolicy för Vara kommun.

Kommunstyrelsen

Ansvarar för att samordna arbetet kring digitalisering i Vara kommun.

Ansvarar för att följa upp och utvärdera digitaliseringsarbetet och vid behövs föreslå förändringar i den fastslagna Digitaliseringspolicyn.

Kommunens ledningsgrupp (KLG)

Ansvarar för att det övergripande arbetet hålls ihop. Vid behov gör ledningsgruppen prioriteringar och beslutar om resurser inom befintliga ramar. KLG ansvarar för att driva den förändringsledning som är nödvändig för att leda och styra kommunens digitalisering.

Förvaltningarna

Respektive förvaltning ansvarar för att upprätta handlingsplaner årligen där planerade aktiviteter presenteras. Förvaltningarna ansvarar för att realisera nyttan med genomförda satsningar och följa upp dess resultat.

Förvaltningarna har utsedd resurs som håller samman förvaltningens digitaliseringsarbete.

Digitaliseringsstrateg

Digitaliseringsstrategen (DS) på Förvaltningen för utveckling och service nsvarar för kommunens övergripande strategiska arbete inom digitalisering. DS stöttar och vägleder verksamheterna i digitaliseringsarbetet. DS arbetar för en ökad samordning inom kommunen och övrig samverkan där kommunen är representerad, främst via kommunalförbundet Göliska IT och dess medlemskommuner. DS informerar kommunstyrelsen om det pågående digitaliseringsarbetet i kommunen och dess resultat.

Finansiering

Finansiering för digitaliseringsarbetet finansieras i första hand inom respektive nämnds egen budget. Vid större kommunövergripande satsningar där det blir fråga om prioriteringar behandlas detta genom den ordinarie budgetprocessen.