Kommunikationspolicy

Kommunfullmäktige 25 September 2023, § 76

Innehåll

• Introduktion
• Vara kommun ska vara en kommunikativ organisation
• Grundläggande principer
• Etisk kompass – vår gemensamma värdegrund
• Intern och extern kommunikation
• Ansvar och roller
• Kanaler
• Massmedia
• Kriskommunikation
• Lagstiftning och regelverk
• Styrdokument kommunikation

Introduktion

Denna kommunikationspolicy är till för att beskriva hur kommunikation och dialog ska stödja Vara kommuns politiska mål och resultat. Oavsett om du är förtroendevald eller medarbetare i Vara kommun är kommunikation en viktig och nödvändig del av ditt arbete. Kommunikation är ett strategiskt verktyg som ska bidra till att utveckla, förmedla och förankra vision, övergripande mål och beslut, både internt och externt.

Väl fungerande kommunikation bidrar till att stärka relationen och skapa förtroende mellan kommunen och kommuninvånarna, besökare, näringsliv och andra intressenter.

Kommunikationspolicyn är tillsammans med riktlinjer och rutiner för kommunikation den grund som kommunens kommunikationsarbete bygger på. Styrdokumenten ska fungera som vägledning och stöd när chefer, medarbetare och förtroendevalda kommunicerar i Vara kommun.

Vara kommun ska vara en kommunikativ organisation

Vara kommuns mål är att vara en kommunikativ organisation. Begreppet innebär att ett antal olika faktorer ska finnas på plats för att organisationen ska kännetecknas av ett gott kommunikationsarbete. I en forskningsrapport från 2018 från Lunds universitet har 8 000 svenska företag och offentliga organisationer fått svara på frågor om strategisk kommunikation. Utifrån dessa studier har den kommunikativa organisationen definieras:

”En kommunikativ organisation har ständigt kommunikationen på agendan. Det finns i organisationen en utbredd förståelse för att kommunikation är en förutsättning för en organisations existens, måluppfyllelse och framgång. Ett genomtänkt och väl fungerande kommunikationssystem är grundläggande. I den kommunikativa organisationen värdesätts olika röster och det existerar ett aktivt lyssnande för att organisationen ska kunna utvecklas, anpassas till förändringar och leda utvecklingen. Dialog värdesätts som medel för att uppnå tillräcklig ömsesidig förståelse för att kunna handla klokt. Chefer och medarbetare har kommunikativ kompetens och tar ansvar för kommunikationen. Organisationskulturen ligger i linje med organisationens verksamhetsmål och är ett stöd för medarbetarna i deras kommunikativa uppdrag. Kommunikatörerna är kommunikationsexperter och driver utvecklingen av organisationens kommunikation.”

(Källa: Forskningsrapporten ”Den kommunikativa organisationen”, Lunds universitet 2018).

Grundläggande principer

Vara kommuns kommunikation ska präglas av nedanstående principer.

Tillgänglig och öppen

• All kommunikation ska vara tillgänglig och inkluderande. Alla invånare och andra intressenter oavsett ålder, kön, eventuell funktionsvariation, etnisk eller kulturell bakgrund eller tekniska förutsättningar ska ha möjlighet att ta till sig information och vägledning från Vara kommun. Kommunens kommunikationskanaler ska vara tillgängliga för alla.
• Offentlighet och insyn ska prägla verksamheten. Öppenhet är en förutsättning för en väl fungerande demokrati och en god arbetsmiljö. I öppenheten ingår att vara tillgänglig, lyssna och bjuda in till samtal och dialog. För att undvika missförstånd, ryktesspridning och negativ publicitet tar vi initiativ till att kommunicera i såväl med- som motgång.
• Det ska vara enkelt att komma i kontakt med kommunens medarbetare och förtroendevalda. De som vänder sig till Vara kommun ska känna att de blir lyssnade på och får ett gott bemötande. Alla ska bemötas med respekt och förståelse och få bästa tänkbara hjälp och service.

Tydlig och aktuell

• Kommunikationen ska alltid vara enkel och begriplig och anpassad utifrån mottagarens behov och förutsättningar. Det ska vara enkelt att förstå kommunikation från Vara kommun.
• Kommunikationen ska vara tydlig och enhetlig och alltid följa kommunens grafiska profil. Det ska alltid framgå att det är Vara kommun som är avsändare när vi kommunicerar.
• Kommunikationen ska vara aktuell, relevant och väl underbyggd. Omvärldsbevakning är prioriterat och en viktig del i det löpande kommunikationsarbetet.

Planerad och samordnad

• Kommunikationen ska vara planerad och samordnad internt och externt för större effekt. Digitalt först gäller men målgrupp, syfte och förutsättningar styr ytterst alltid valet av kanal.
• Kommunikationsarbetet har tydliga mål som regelbundet följs upp och utvärderas för bedömning av måluppfyllelse och resultat.
• Då situationen kräver det ska vi agera snabbt för att bemöta behovet av information för att undvika rykten och missförstånd.

Etisk kompass – vår gemensamma värdegrund

Uppfattningen om och upplevelsen av Vara kommun påverkas av alla medarbetares arbete, förhållningssätt och bemötande. Därför har alla ett ansvar att känna till och agera utifrån kommunens etiska kompass som består av de fyra ledorden; välkomnande, hållbara, helhetstänkande och kreativa. Ledorden ska alla medarbetare bära med sig och de ska på olika sätt vara synliga i det dagliga arbetet. Ledorden ska genomsyra all kommunikation från Vara kommun.

Intern och extern kommunikation

Den interna och externa kommunikationen påverkar varandra och är nära relaterade. En aktiv och välplanerad intern kommunikation är avgörande för kvalitén i den externa kommunikationen och därmed hur organisationen uppfattas. En god intern och extern kommunikation bidrar tillsammans till att stärka varumärket Vara kommun.

Intern kommunikation

En väl fungerande intern kommunikation är grunden för ett gott arbetsklimat och en förutsättning för att medarbetarna ska kunna utföra sitt arbete på ett effektivt sätt. Den interna kommunikationen i Vara kommun ska präglas av ett aktivt lyssnade och en öppen dialog som främjar delaktighet, samarbete och nytänkande. Den ska bidra till ett helhetstänkande hos kommunens medarbetare och skapa samsyn kring verksamhetens inriktning, vision och mål.

Målgrupper: medarbetare, potentiella medarbetare och förtroendevalda.

Extern kommunikation

Genom den externa kommunikationen kan vi sprida kunskap om och skapa förståelse för vad som händer i våra verksamheter. När vi berättar om vilka beslut som ska fattas och vad det innebär vill vi skapa engagemang och uppmuntra till delaktighet. Kommunikationen ska göra att det blir enkelt för våra medborgare att nyttja kommunens tjänster och förbättra tillgängligheten till vår service.

Den externa kommunikationen ska vara öppen och ärlig och bidra till en positiv syn på Vara kommun som organisation och stärka bilden av oss som arbetsgivare. Den syftar även till att öka attraktionskraften för att besöka, bosätta sig och verka i kommunen.

Målgrupper: Invånare och potentiella invånare, brukare, övrig allmänhet, massmedia, andra myndigheter, näringsliv, föreningar och övriga organisationer.

Ansvar och roller

Alla förtroendevalda, medarbetare och chefer har ansvar för en god kommunikation. Med verksamhetsansvar följer också kommunikationsansvar. Nedanstående stycken beskriver det kommunikationsansvar som är kopplat till varje roll och är inte någon rangordning av ansvar.

Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för kommunens kommunikationsarbete. Det innebär ett ansvar för att styra, samordna, utveckla och följa upp arbetet med kommunikation i kommunen.

Förtroendevalda

Kommunens förtroendevalda utgör en viktig del i den kommunala kommunikationen. De ansvarar för den politiska kommunikationen och kommunicerar alltid utifrån sin roll som verksamhetsföreträdare vid kommunikation i kommunens kommunikationskanaler.

Chefer

Cheferna i kommunen har kommunikationsansvar för sitt verksamhetsområde, internt och externt. Det innebär att kunna konkretisera övergripande visioner, mål, förändringar och beslut till medarbetarna och skapa dialog, delaktighet och engagemang. Ett kommunikativt ledarskap leder till ett öppet och tillåtande klimat, vilket är en förutsättning för att ett kommunikativt medarbetarskap ska utvecklas.

Ett öppet klimat välkomnar rak och ärlig kommunikation, ett aktivt lyssnande och ett strukturerat arbete med konstruktiv återkoppling till medarbetarna. Men det handlar även om att ta initiativ till externa kommunikationsinsatser som på olika sätt påverkar kommunens medborgare. Kommunikation är chefens viktigaste verktyg för att skapa engagemang och uppnå verksamhetens mål.

Medarbetare

Alla medarbetare i Vara kommun är viktiga aktörer i kommunens kommunikationsarbete och varumärket Vara kommun. De ansvarar för att kommunicera utifrån sin roll och sitt uppdrag och är ambassadörer för kommunen i alla sina kontakter, både internt och externt. Var och en ansvarar för att kommunicera i linje med kommunens kommunikationspolicy, att aktivt söka och ta emot information som är viktig för det egna arbetet och förmedla vidare information som kan vara av vikt för andra.

Kommunikationsavdelningen

Kommunikationsavdelningen är kommunens centrala enhet för externa och interna kommunikationsfrågor. Avdelningen stöttar verksamheterna med strategisk och operativ kommunikation. Den ansvarar även för drift och utveckling av kommunikationsarbetet, de officiella kanalerna för kommunikationen samt styrdokument för kommunikation, varumärkesarbete och kriskommunikation.

Kontaktcenter

Kontaktcenter är en gemensam servicefunktion för samtliga kommunens verksamheter och ansvarar för att hantera huvuddelen av de frågor som kommer in via kommunens officiella kommunikationskanaler. Det handlar främst om ärenden som inkommer via telefon men också frågor via kommunens officiella e-postlåda, Bättre Vara, sociala medier och via besök.

Kanaler

För att på bästa sätt nå fram med kommunens budskap behövs genomtänkta kanalval. Det är kommunens uppgift att tillgodose behovet av olika typer av kommunikationskanaler. Kanal för kommunikationsinsatsen ska väljas utifrån målgruppens förutsättningar att ta emot information och att kommunicera samt målet med kommunikationen. Därför är god kunskap om målgruppen viktig för valet av kanal.

Kommunen ska sträva efter att jobba utifrån strategin ”Digitalt först”. Den mesta kommunikationen sker idag via digitala kanaler men även andra kanaler behövs beroende på målgrupp, tillgänglighet till kanalen och ärendets karaktär.

Massmedia

Medias bild av kommunen har stor betydelse för hur vi uppfattas. I kontakten med media ska vi alltid vara tillgängliga, öppna och professionella. Frågor från media har hög prioritet och ska besvaras så snabbt som möjligt. Verksamheterna ska sträva efter att vara proaktiva, ta initiativ till kontakt och bjuda in media till pressmöten och informationsmöten när ärendet är av intresse för medborgarna. Verksamhetsansvariga har det yttersta ansvaret vad gäller att företräda sin verksamhet och svara på frågor från media.

Kriskommunikation

Ibland uppstår händelser som kan betecknas som kriser. De kan vara mer eller mindre allvarliga och beröra ett fåtal eller många människor. När kriser uppstår har kommunen ansvar för att informera berörda och allmänhet och verka för att informationen samordnas.

Vara kommuns agerande vid kriser regleras i krisledningsplanen. Kriskommunikationsarbetet regleras i kommunens riktlinjer och rutin för kriskommunikation och syftar till att hantera och minimera skador och konsekvenser vid en kris. Så långt det är möjligt ska arbetssättet vid en kris följa arbetsformerna i normalfallet.

Lagstiftning och regelverk

Som offentlig verksamhet är kommunen enligt lag skyldig att informera om sin verksamhet och ge möjlighet till insyn och påverkan. Lagar som styr kommunikationsarbetet är bland annat kommunallagen, förvaltningslagen, tryckfrihetsförordningen, yttrandefrihetsgrundlagen, offentlighets- och sekretesslagen, personuppgiftslagen, lagen om tillgänglighet till digital offentlig service, marknadsföringslagen och språklagen.

Styrdokument kommunikation

Kommunikationspolicyn utgör basen i kommunikationsarbetet och ska ses över och vid behov revideras varje mandatperiod.

Till kommunikationspolicyn hör ett antal riktlinjer och rutiner inom till exempel områdena kriskommunikation, sociala medier, webb, medborgar-dialog, kontaktvägar till kommunen och grafisk profil.