Attestreglemente

Gäller från 1 juni 2021

Innehållsförteckning

• Tillämpningsområden
  
• Definitioner
  
• Ansvar
  
• Attestuppdrag
  
• Jäv

Detta reglemente styr ansvars- och arbetsfördelningen i kommunen vid attestering av ekonomiska transaktioner. Syftet med reglementet är att säkerställa rättvisande redovisning och motverka oegentligheter. Reglementet utgör även en viktig del för att säkerställa god intern kontroll.

Attestreglementet ska tydliggöra olika rollers uppdrag, ansvar och befogenheter vid kontroll av transaktioner. Detta för att den interna kontrollen ska fungera tillfredsställande.

Attestreglementet gäller för kommunens samtliga nämnder och förvaltningar.

Tillämpningsområden

Reglementet omfattar kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen åtagit sig att förvalta och/eller förmedla.

Definitioner

Med ekonomisk transaktion avses, enligt lag om kommunal bokföring och redovisning (2018: 597), en händelse som förändrar storleken eller sammansättningen av kommunens förmögenhet som beror på ekonomiska relationer med omvärlden, såsom in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt andra åtgärder eller transaktioner som påverkar förmögenhetens storlek eller sammansättning.

Ansvar

Kommunfullmäktige antar reglementet.

Kommunstyrelsen ansvarar för:

• övergripande uppföljning och utvärdering av reglementet samt för att,
  vid behov, ta initiativ till förändring av reglementet.
• att utfärda riktlinjer och/eller rutiner för tillämpning av detta
  reglemente.

Respektive nämnd ansvarar för:

• att vid behov utfärda ytterligare anvisningar inom sitt specifika verksamhetsområde.
  
• att antagna regler avseende detta reglemente efterlevs och att det finns god intern kontroll inom nämnden.
  
• att utse beslutsattestanter. Attesträtten knyts genom ansvarskod till person med angivande av ansvarsområde och beloppsgräns. Nämnden kan delegera till förvaltningschef att utse beslutsattestanter samt ersättare till dessa. Förvaltningschef äger rätt, om nämnden så
  beslutar, att vidaredelegera till medarbetare att utse beslutsattestanter samt ersättare för dessa. Eventuella undantag avseende utseende av beslutsattestanter ska framgå i riktlinjer för tillämpning av detta reglemente. Ersättare för en beslutsattestant är antingen överordnad eller en eller flera utsedda ersättare. Ersättare får endast attestera vid ordinarie attestants frånvaro.
  
• att varje beslutsattestant har erforderlig insikt och kunskap om
  uppgiften. Vid delegation ansvarar förvaltningschef att varje
  beslutsattestant har erforderlig insikt och kunskap om uppgiften.
  

Respektive förvaltning ansvarar för:

• upprättandet av aktuell förteckning över utsedda beslutsattestanter och eventuella ersättare samt att denne upprätthålls och finns tillgänglig. För övriga attesttyper krävs ingen förteckning.
  
• att samtliga beslutade attestuppdrag dokumenteras på ett varaktigt sätt.
  
• att attestuppdrag beslutade via delegation anmäls till nämnd. Till anmälan ska aktuell attestförteckning bifogas.

Beslutsattestanten ansvarar för:

• att tillämpa regler enligt detta reglemente och att rapportera upptäckta brister. Om attestant upptäcker brister genom felaktigheter eller tveksamheter är den skyldig att vidta åtgärder. En beslutsattestant ska vara opartisk i sitt uppdrag.

Attestuppdrag

Att attestera innebär ett kontrollmoment genom att samtliga transaktioner måste granskas innan de verkställs. Det är obligatoriskt med minst två attester för varje transaktion. Attest ska alltid ske av (minst) två olika personer.

Vissa transaktioner kan undantas det obligatoriska kravet med två attester, exempelvis bokföringsorder. Dessa undantag ska framgå i riktlinjer för tillämpning av detta reglemente.

Transaktioner som bokförs ska vara korrekta avseende:

Nedan finns beskrivet innebörden av de olika attestmomenten.

Mottagningsattest/kontrollattest

Mottagningsattest/kontrollattest ska alltid göras av någon annan än beslutsattestanten.

Attestantens ansvar innebär kontroll av att:

• Varan eller tjänsten har beställts.
  
• Varan eller tjänsten har mottagits enligt överenskommelse/avtal.
  
• Kvantitet och kvalitet är enligt beställning.
  
• Pris, rabatt och andra betalningsvillkor överensstämmer med avtal/överenskommelse.

Beslutsattest

I normalfallet är den som är budgetansvarig beslutsattestant.

Attestantens ansvar innebär kontroll av att:

• Transaktionen överensstämmer med fattade beslut och ligger inom ramen för verksamhetsområdet.
  
• Kontering är korrekt.
  
• Bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt period.
  
• Betalning sker vid rätt tidpunkt.
  
• Bokföringsunderlag uppfyller krav enligt gällande lagstiftning och god redovisningssed.

Beslutsattestanten ska även förvissa sig om att erforderliga kontrollåtgärder vidtagits samt att hinder i övrigt ej finns för betalning.

Behörighetsattest

Behörighetsattest innebär kontroll av att beslutsattest skett av behörig person. Vid elektronisk attest sker behörighetsattest per automatik av systemet enligt uppsatta regler. Vid manuella hanteringar utförs behörighetsattest genom signering på respektive blankett/underlag.

Begränsning av uppdrag

Attestuppdrag kan begränsas till att gälla en bestämd tidsperiod

Jäv

Beslutsattest av ekonomiska transaktioner får inte verkställas av den som själv ska mottaga betalningen, är närstående eller står i beroendeförhållande till betalningsmottagaren. Manuell registrering av utbetalningshandling får inte utföras av beslutsattestant eller av den som själv ska mottaga utbetalningen.