Reglemente för intern kontroll

Antagen av kommunfullmäktige 10 januari 2020

Innehållsförteckning

• Syfte
  
• Syfte med intern kontroll
  
• Organisation och ansvar
  
• Kommunstyrelsen
  
• Nämnder och bolagsstyrelser
  
• Förvaltningschef och VD
  
• Verksamhetschef och enhetschef
  
• Övriga anställda
  
• Granskningsgruppens åtaganden

Syfte

Syfte med intern kontroll

Intern kontroll är en central del av verksamhets- och ekonomistyrningen och avser de strukturer, system och processer som bidrar till tydlighet och ordning och som säkerställer att verksamheten bedrivs i enlighet med beslutade mål, uppdrag och övriga styrdokument.

Intern kontroll ämnar förebygga, upptäcka och åtgärda fel och brister som hindrar att organisationen kan nå sina mål på ett säkert och effektivt sätt.

Intern kontroll utformas för att uppnå följande:

• Att verksamheten når sina mål – med effektivitet, säkerhet och stabilitet.
• Att informationen och rapporteringen om verksamheten och ekonomin är tillförlitlig och rättvisande.
• Att verksamheten efterlever lagar, regler, avtal mm

Organisation och ansvar

Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt att denna rapporterar utifrån kommunstyrelsens behov av kontroll.

Kommunstyrelsen har uppsiktsansvaret, vilket innebär att:

• Utforma en övergripande organisation och ett arbetssätt för den interna kontrollen, genom kommunövergripande regler, riktlinjer och rutiner.
• Ha en samordnande och stöttande funktion mot nämnder och bolagsstyrelser. Kommundirektören utser en central placerad samordnare som ansvarar för kommunens internkontrollprocess. Samordnaren utser en granskningsgrupp.
• Tillse att den interna kontrollen inom nämnder/bolag är tillräcklig.
• Utvärdera kommunens samlade arbetssätt för intern kontroll, med utgångspunkt från nämndernas/bolagens uppföljningsrapporter, och föreslå åtgärder till förbättring om så behövs.
• Kommunstyrelsen är i egenskap av nämnd även ansvarig enligt nedan.

Nämnder och bolagsstyrelser

Nämnderna/bolagsstyrelserna har ansvar för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i kommunallagen 6:7 och 9:7.

Nämnden/bolaget ansvarar för att:

• En organisation upprättas för den interna kontrollen.
• Verksamheten bedrivs i enlighet med mål, riktlinjer samt föreskrifter.
• Den interna kontrollen är tillräcklig, samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt.
  
• Rutiner skapas för den interna kontrollen.
  
• Årligen besluta om kontrollåtgärder genom att anta en internkontrollplan senast i december månad, vilken avser kommande budgetår.
• Följa upp samt bedöma den interna kontrollen och årligen upprätta en uppföljningsrapport.
• Allvarliga brister i den interna kontrollen omedelbart rapporteras till kommunstyrelsen och kommunens revisorer.

Förvaltningschef och VD

• Inom nämnds/VDs område ansvara för att lämpliga anvisningar och rutiner upprättas för att uppnå en god intern kontroll.
• Årligen göra riskanalys som består av konsekvens- och sannolikhetsbedömning och därefter upprätta en årlig interkontrollplan inom verksamhetsområdet.
• Årligen rapportera till nämnden/styrelsen om hur den interna kontrollen fungerar.
• Fortlöpande utveckla den interna kontrollen.

Eventuella avvikelser ska snarast rapporteras till nämnd eller styrelse. Det är förvaltningschefens eller VDs ansvar att omgående ta initiativ till åtgärder vid konstaterade brister.

Verksamhetschef och enhetschef

Chefer på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar samt informera övriga anställda om dess innebörd. De ska också verka för att de anställda arbetar mot uppställda mål och att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Omedelbart rapportera brister i den interna kontrollen till närmast överordnad.

Övriga anställda

Övriga anställda är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sin yrkesutövning. Omedelbart rapportera brister i den interna kontrollen till närmast överordnad som i sin tur är skyldig att rapportera vidare uppåt i organisationen.

Granskningsgruppens åtagande

• Skapa underlag för rapportering till nämnd eller styrelse.
• Granska nämndernas/bolagens internkontrollrapporter och åtgärdsplaner.
• Utifrån nämndernas/bolagens internkontrollrapporter och revisorernas rekommendationer värdera kommunens samlade system samt arbetssätt för internkontroll.