Kommunstyrelsens reglemente

Antaget av kommunfullmäktige 19 juni 2023 § 65

Innehållsförteckning

• Övergripande uppgifter
  
• Övriga verksamheter
  
• Arbetsformer
  
• Sammanträde
  
• Ordföranden
  
• Utskott
  

Utöver det som föreskrivs om kommunstyrelsen i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente.

Övergripande uppgifter

Ledningsfunktionen

1 §

Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning.

Styrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter.

Styrelsen ska med uppmärksamhet följa de verksamheter som åvilar respektive nämnd.

2 §

I kommunstyrelsens ledningsfunktion ligger bland annat att leda och samordna

• utvecklingen av den kommunala demokratin
• kommunikationsverksamhet
• den översiktliga planeringen av användningen av naturresurser
• mark- och bostadspolitiken och se till att en tillfredsställande markberedskap upprätthålls samt att bostadsförsörjningen och samhällsbyggandet främjas
• trafikpolitiken och verka för en tillfredsställande trafikförsörjning
• infrastruktur inkl. datakommunikation
• arbetet med att reformera det kommunala regelbeståndet och att effektivisera administrationen
• upphandlingsverksamhet, i enlighet med åtaganden i samverkansavtal om gemensam upphandlingsorganisation
• krisberedskap, civilt försvar, säkerhetsskydd, informationssäkerhet och övrigt säkerhetsarbete, med undantag för det som är överlämnat till kommunalförbundet Räddningstjänsten Skaraborg
• kvalitetsarbetet
• utvecklingen av brukarmedverkan
• sysselsättnings- och näringslivsfrågor.
• informations- och kommunikationstekniken (IKT)
• personalpolitiken
• ansvara för kommunövergripande tillväxt- och utvecklingsfrågor av strategisk och långsiktig karaktär

Styrfunktionen

3 §

I kommunstyrelsens styrfunktion ingår att

• leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande mål och policies.
• ange ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten och att göra framställningar i målfrågor som inte i lag är förbehållna annan nämnd
• övergripande ansvara för organisatorisk utformning av den kommunala verksamheten
• övervaka att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt
• tillse att uppföljning sker till fullmäktige från samtliga nämnder om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret
• ansvara för samordningsträffar med nämndspresidierna
• ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag, som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen
• tillvarata kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i.

Övriga verksamheter

Ekonomisk förvaltning

4 §

Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens medelsförvaltning och därvid följa av fullmäktige meddelade föreskrifter härför.

Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. I uppgiften ingår också att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i tid samt vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar.

I denna uppgift ingår även att vid offentlig auktion pröva inköp av fast egendom eller tomträtt, i vilken kommunen har intecknad fordran eller inskriven rättighet eller där kommunen åtagit sig ansvar för lån, i fall där det bedöms erforderligt för att tillvarata kommunens intressen.

Styrelsen har också hand om övrig ekonomisk förvaltning. I denna uppgift ingår bland annat att

• tillse att kommunens behov av försäkringsskydd är tillgodosett
• handha egen donationsförvaltning och utdelning samt placering av medel för övriga nämnders donationsfonder
• avskrivning av fordringar

Personalpolitik

5 §

Kommunstyrelsen ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare och har därvid att

• vara anställningsmyndighet för all personal
• ansvara för övriga övergripande policies i personalpolitiska frågor
• besluta om stridsåtgärd
• med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbets-tagare
• förhandla på kommunens vägnar enligt gällande lagstiftning om förhandlingsrätt utom vad gäller 11—14 §§ och 38 § lagen om medbestämmande i arbetslivet inom andra nämnders verksamhetsområden
• avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare
• lämna uppdrag som avses i lag (2009:47) om vissa kommunala befogenheter
• tillse att förhandling sker enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet 11-14 §§ och 38 § eller kommunens samverkansavtal
• utarbeta regler betr. förtroendemännens arvoden och ersättningar samt tolkning av desamma

Uppgifter enligt speciallagstiftning

6 §

Kommunstyrelsen är krisledningsnämnd. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Närmare föreskrifter om arkivvården finns i arkivreglemente för Vara kommun.

Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig enligt dataskyddsförordningen och tillhörande personuppgiftslagstiftning för behandling av de personuppgifter som styrelsen inom sin verksamhet förfogar över, samt för sådana kommunövergripande system som används av flera av kommunens verksamheter.

Övriga verksamheter

7 §

Kommunstyrelsen ansvarar även för följande:

• övergripande planering av energi, trafik, mark- och planberedskap, bostads-försörjning, varuförsörjning med mera.
• att för kommunens räkning besluta om köp och försäljning av fastigheter
• samordning av samhällsbetald trafik
• kommunens centrala informationsverksamhet
• utformningen av kommunfullmäktiges handlingar och författningssamling för kommunen
• tillstånd att använda kommunens heraldiska vapen
• de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter i övrigt som inte uppdragits åt annan nämnd
• Rådgivning inom samtliga verkanhetsområden och kommunens strategiska miljöarbete
• pröva ansvarsfrihet för styrelsen för Stiftelsen Torsgårdshallen
• Konsumentvägledning

Delegering från kommunfullmäktige

8 §

Kommunstyrelsen ska besluta i följande grupper av ärenden

• Vid behov ta upp lån inom den beloppsram, placering av likvida medel och de riktlinjer som fullmäktige fastställt med särskilt beaktande av de närmare föreskrifter om säkerheten som fullmäktige angivit.
• Organisation av den centrala administrationen.
• Köp, försäljning, byte, fastighetsreglering, expropriation eller inlösen med stöd av plan- och bygglagen av fastighet eller fastighetsdel samt upplåtelse av tomträtt inom av kommunfullmäktige fastställd kostnadsram och andra riktlinjer beträffande belopp och villkor i övrigt.
• I sådana mål och ärenden, där det ankommer på styrelsen att föra kommunens talan och på kommunens vägnar träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal.
• Avge yttrande som ankommer på kommunfullmäktige om inte yttrandet är av principiell betydelse för den kommunala självstyrelsen. Styrelsen får också besluta i sistnämnda slag av yttranden om remisstiden inte medger att yttrandet behandlas på ordinarie sammanträde med fullmäktige.
• Användningen av medel för oförutsedda behov enligt av kommunfullmäktige för varje år fastställd ram.
• Handläggning av kommunens översiktsplan. Miljö- och byggnadsnämnden samt tekniska nämnden ska höras.

Ansvar och rapporteringsskyldighet

9 §

Kommunstyrelsen ska organisera och utveckla verksamheterna mot de mål och inom de ramar som bestäms av kommunfullmäktige. Behovet av samverkan med verksamheternas intressenter ska ägnas särskild uppmärksamhet.

Styrelsen ska efter varje tertial och i en delårsrapport inför kommunfullmäktige presentera en uppföljning över ekonomi och verksamhet. I uppföljningen ska särskilt redovisas av kommunfullmäktige delegerade uppgifter och särskilda uppdrag som getts av kommunfullmäktige.

Styrelsen har i övrigt att följa de regler och riktlinjer som fastställs av kommun-fullmäktige och sammanställs i kommunens författningssamling.

Processbehörighet

10 §

Kommunstyrelsen får själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål och ärenden inom sitt verksamhetsområde och träffa bindande överenskom-melser i den mån överenskommelsen inte innebär utvidgning eller avsevärd förändring av nämndens verksamhet i förhållande till fastställda mål och planer.

Arbetsformer

Sammansättning

11 §

Kommunstyrelsen består av 13 ledamöter och 13 ersättare.

Kommunalråd och presidie

12 §

Sedan val av kommunstyrelsen skett, väljer kommunfullmäktige ordförande samt förste vice och andre vice ordförande bland styrelsens ledamöter.

Kommunstyrelsens ordförande ska vara kommunalråd på heltid och ska ägna hela sin arbetstid åt uppdrag för kommunen, dess bolag samt i dess intresseorganisationer. Kommunstyrelsens andre vice ordförande ska vara oppositionsråd. Oppositionsrådet ska ägna sin arbetstid åt uppdrag för kommunen.

Ersättarnas tjänstgöring

13 §

Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde, ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe.

En ledamot, som inställer sig under ett pågående sammanträde, har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe.

Ersättarna ska tjänstgöra enligt den mellan dem bestämda ordningen.

En ersättare, som har börjat tjänstgöra, har dock alltid företräde oberoende av turordningen, såvida det inte påverkar styrkebalansen mellan de grupper som ingått samverkan.

14 §

En ledamot eller ersättare, som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende, får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts.

En ledamot, som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna.

Inkallande av ersättare

15 §

En ledamot, som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till kommunstyrelsens sekreterare eller annan anställd vid kommunstyrelsens kansli, som kallar in den ersättare som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in.

Ersättare för ordföranden

16 §

Om varken ordföranden eller en vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde, fullgör den till tjänsteåren äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid som ledamot, ska den äldste av dem vara ordförande.

Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid, får styrelsen utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.

Sammanträde

Tidpunkt

17 §

Kommunstyrelsen sammanträder på dag och tid som styrelsen bestämmer.

Kallelse

18 §

Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena.

Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.

Kallelsen ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen.

Kallelsen ska åtföljas av en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.

I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.

När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde, ska den i styrelsen till tjänsteåren äldste ledamoten ansvara för kallelsen. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid som ledamot ska den äldre av dem göra detta.

Yttranderätt

19 §

Icke tjänstgörande ersättare har yttranderätt men inte förslagsrätt vid sammanträde.

Ordföranden kan ge icke tjänstgörande ersättare rätt att få anteckning rörande ärendet noterad eller bilagd protokollet.

Deltagande på distans

20 §

Kommunstyrelsen får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Distansdeltagandet ska vara beskaffat så att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ledamot som önskar delta på distans ska senast dagen innan sammanträdet anmäla det till nämndsekreteraren. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

Ordföranden

21 §

Det åligger kommunstyrelsens ordförande att

• närmast under kommunstyrelsen ha uppsikt över kommunens hela nämnd-förvaltning
• med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor
• främja samverkan mellan styrelsen och kommunens övriga nämnder
• regelbundet kalla till ordförandeöverläggningar
• representera styrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte styrelsen bestämt annat i ett särskilt fall.
• representera styrelsen i kontakter med näringslivet, den sociala ekonomin och löpande vänortssamarbete.

Kommunstyrelsens ordförande får närvara vid sammanträde med samtliga nämnder. Ordföranden får därvid delta i överläggningarna men inte i besluten.

Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild.

Justering av protokoll

22 §

Kommunstyrelsens protokoll justeras av ordföranden och en ledamot.

Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan styrelsen justerar den.

Reservation

23 §

Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till kommunstyrelsens sekreterare eller annan anställd vid kommunstyrelsens kansli före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet.

Delgivning

24 §

Delgivning till kommunstyrelsen sker genom ordföranden, kommundirektören, kommunjuristen, förvaltningssekreteraren eller annan anställd som styrelsen beslutar.

Undertecknande av handlingar/firmatecknare

25 §

Avtal, andra handlingar och skrivelser, som beslutas av kommunstyrelsen, ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av en vice ordförande och kontrasigneras av kommundirektören eller någon anställd som styrelsen beslutar. Firmatecknare för Vara kommun som helhet är kommunstyrelsens ordförande i förening med kommundirektören. I övrigt bestämmer styrelsen vem som ska underteckna handlingar.

Utskott

Arbetsutskott

26 §

Inom kommunstyrelsen ska finnas ett arbetsutskott för beredning av allmänna ärenden samt med särskilda uppdrag enligt delegeringsordning.

Arbetsutskottet består av tre ledamöter och tre ersättare, som styrelsen väljer för samma tid som de invalts i styrelsen.

27 §

Kommunstyrelsen väljer för den tid styrelsen bestämmer bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande.

Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid, får styrelsen utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter.

28 §

Ersättare får närvara vid utskottets sammanträden endast om en ledamot är förhindrad att tjänstgöra.

Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av styrelsen vid valet bestämda ordningen.

Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas.

29 §

Arbetsutskottet sammanträder på dag och tid som utskottet bestämmer. Sammanträde ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälf-ten av ledamöterna är närvarande.

Vad som föreskrivs i kommunallagen eller i detta reglemente för styrelsen om jäv, kallelse, anmälan om frånvaro, justering, protokoll och reservation, ska även gälla utskottet.

30 §

De ärenden som ska avgöras av kommunstyrelsen i dess helhet, ska beredas av utskottet om beredning behövs.

Ordföranden eller sekreteraren överlämnar sådana ärenden till utskottet.

När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut.

31 §

Utskottets protokoll ska tillställas kommunstyrelsens samtliga ledamöter och ersättare.

Personalutskott

32 §

Inom kommunstyrelsen ska finnas ett personalutskott för beredning av personalärenden samt med särskilda uppdrag enligt delegeringsordning

Personalutskottet består av tre ledamöter och tre ersättare, som styrelsen väljer för samma tid som de invalts i styrelsen. Personalutskottets uppdrag anges under Personalpolitiken 5 § i detta reglemente.

33 §

Vad som gäller i 27-31 §§ gäller även personalutskottet.

Råd

34 §

Till kommunstyrelsen knyts följande råd:

• Brottsförebyggande rådet (BRÅ)
• Folkhälsorådet (FHR)
• Gestaltningsrådet’
• Arbetsmarknadsråd
• Näringslivsråd
• Kommunala rådet för funktionshindrade

Närvarorätt för övriga

35 §

Vid kommunstyrelsens och utskottens sammanträde får, i den mån ej styrelsen, eller utskotten i särskilt fall annat beslutar, berörd sekreterare och kommun-direktör närvara med rätt att delta i överläggningarna. Förtroendevald, annan anställd eller sakkunnig får närvara vid ärenden för att lämna upplysningar efter ordförandens bedömande.

I övrigt ska styrelsen/utskotten godkänna att någon får rätt att närvara.