Taxa och regler för uthyrning av bildningsnämndens idrottsanläggningar

Gäller från och med 1 maj 2024

Innehållsförteckning

• Inledning
• Fördelningskriterier
• Bokning
• Priser
• Regler i samband med bokning

Inledning

Föreningar, företag och allmänheten kan hyra idrottsanläggningar och låna viss utrustning av bildningsförvaltningen till motionsverksamhet, träning, tävling och olika arrangemang. Uthyrning av förvaltningens idrottsanläggningar sker uppdelat på tre säsonger: vår-, sommar- och höst när kommunens egen verksamhet inte hindrar det. Bokningar administreras av fritidsenheten och villkoren regleras i detta dokument.

Enligt bildningsnämndens reglemente (antaget av kommunfullmäktige 30 maj 2022 § 41) har bildningsnämnden rätt att fastställa taxor för uthyrning av nämndens egna lokaler.

Målsättning

Kommunens målsättning med riktlinjerna är att:

• Alla som bokar ska vara medvetna om vad vilka förutsättningar och regler som gäller
• Göra kommunens anläggningar mer tillgängliga för bokning
• Barn- och ungdomsverksamhet ska prioriteras

Fördelningskriterier

Vid fördelning av tider i idrottsanläggningar tillämpas följande ordning:

1. Tävlingsverksamhet och större arrangemang
2. Föreningsarrangerad ungdomsverksamhet
3. Motionsverksamhet i föreningsregi
4. Annan verksamhet som privatpersoner eller företag

Kommunen har tolkningsföreträde vid prioritering enligt dessa riktlinjer.

Bokning

Idrottsanläggning får inte användas för annat ändamål än det bokningen avser och interna omfördelningar mellan olika aktiviteter i en förening får inte göras. Avsteg från detta kan innebära att kommande tider förloras. Lägsta ålder för bokning av lokaler och utrustning är 18 år. Minsta bokningsbar tid är 1 timme per tillfälle.

Säsonger

Vår: 1 januari - 15 juni
Sommar: 16 juni - 15 augusti
Höst: 16 augusti - 31 december

Säsongs- och ströbokning av tider sker enligt nedanstående ordning: (Gäller 16 aug-15 juni)

Senast 31 maj ska dessa anmält önskemål:
1) Tävlingsverksamhet och större arrangemang *
2) Föreningsarrangerad ungdomsverksamhet

(* Match- o tävlingsplanering meddelas från respektive förening o läggs in så fort det är möjligt)

Senast 15 juni:
3) Motionsverksamhet i föreningsregi

Efter 15 juni släpps övriga tider fria i bokningssystemet
4) Annan verksamhet som privatpersoner eller företag

Eventuella justeringar eller andra önskemål inför vårsäsongen av 1-3 meddelas senast 1 december

Bokning av ljudanläggningar eller hjärtstartare görs i mån av tillgång i bokningssystemet. Hämtas och lämnas på biblioteket i Vara efter överenskommelse.

Avbokning

Görs senast 24 timmar i förväg. Avbokas lokalen i tid debiteras ingen hyra. Den som inte utnyttjar bokad tid, utan att avboka enligt ovan nämnda regler, debitera normal taxa.

Kommunen har rätt att avboka bokningar om det uppkommer större arrangemang, viktiga möten eller sammankomster. Avbokning ska då ske minst 72 timmar före bokad tid.

Generella instruktioner och information

Bokning görs via en e-tjänst på kommunens hemsida, alternativt genom direktkontakt med Fritidsenheten. Bokningsbekräftelse skickas ut med e-post. Bokningsbara tider för idrottsanläggningar under termin är måndag till fredag mellan kl. 16:00-22:00 samt lördag och söndag 07.00-22.00. Under dagtid på skolfria lov- och studiedagar kan det vara möjligt att boka under förutsättning att bokningen inte påverkar fritids eller annan kommunal verksamhet negativt.

Under sommarsäsongen kan andra förutsättningar för bokning gälla.

Samtliga idrottsanläggningar hyrs ut med viss utrustning, se respektive objekt vad som finns. Den tid som bokas avser effektiv tid i hallen. Tillgång till omklädningsrum ligger utanför bokad tid och ingår i priset. Varje sällskap har tillgång till omklädningsrummen 15 minuter före och 30 minuter efter bokad tid.

Alla som hyr och därmed är ansvariga ska ta del av gällande ordningsregler för Bildningsförvaltningens idrottsanläggningar. Det ska framgå tydligt vem som är ansvarig (namn och kontaktuppgifter). Personen kan överlåta ansvaret till en annan men ska då se till att denne har kunskap om gällande regler. Den som är ansvarig för respektive bokning ansvarar för att inga personer finns kvar i lokalen och att samtliga dörrar är stängda och låsta när man lämnar lokalen.

Priser

Samtliga priser är baserade på KPI oktober 2023 och KPI oktober 2023 är bastalet. Skulle indextalet någon påföljande oktobermånad ha ändrats i förhållande till bastalet justeras priset med samma procenttal varmed indextalet ändrats i förhållande till bastalet. Priset avrundas sedan uppåt till närmaste 5 eller 10 kronor. Eventuell prisjustering ska gälla från 1 januari påföljande år.

Betalning av bokade tider

Föreningar kan begära samlingsfaktura per termin

Privatpersoner och företag kan begära få faktura om antal bokningar överskrider 10 bokningar per termin.

Ströbokningar privatpersoner och företag färre än 10st per termin betalas vid bokning via kort eller swish.

Regler i samband med bokning:

1. Lokalen ska användas av den grupp och till det ändamål som angavs vid bokningen.
2. Rökning, alkohol, eller andra droger är inte tillåtet i eller i nära anslutning till kommunens idrottsanläggningar och övriga lokaler.
3. Det ska finnas en ansvarig ledare på plats under hela hyrestiden. Den ansvarige ska se till att reglerna följs.
4. Dörrar ska hållas låsta och får inte ställas upp under hyrestid så att obehöriga tar sig in i lokalerna.
5. Den hyrda tiden ska respekteras och idrottsanläggningen ska lämnas iordningställd och klar när hyrestiden är slut.
6. Ansvarig ledare ansvarar för att framtaget material, egen eller lånad, plockas bort och ställs tillbaka på avsedd plats.
7. Ansvarig ledare är skyldig att se till:
   1. att det är grovstädat och snyggt i såväl idrottslokalen som i omklädningsrummen.
   2. att inte lämna sopor efter arrangemang, kalas eller liknande
   3. att dörrar och fönster är låsta.
   4. att elektrisk utrustning samt duschar och kranar är avstängda.
   5. att inga obehöriga personer finns kvar i lokalerna vid låsning.
8. Det är endast tillåtet att använda skor för inomhusbruk som inte färgar av sig på idrottsgolven. Det är absolut förbjudet att använda utomhusskor på idrottsgolven.
9. Det är endast tillåtet att använda utrustning som är avsedd för inomhusbruk i idrottshallar.
10. Sportutrustning och liknande får inte användas i omklädningsrum, korridorer eller andra utrymmen som inte tillhör idrottshallen.
11. Eventuellt inträffad fastighetsskada ska omedelbart anmälas till jouransvarig, se information och telefonnummer i respektive lokal eller rapportera till kommunen enligt information som finns på kommunens hemsida.
12. Ansvarig ledare är skyldig att se till att eventuella uppkomna skador och larm ersätts.
13. Lånat material som ljudanläggningar eller hjärtstartare återlämnas i samma skick som vid uthämtningen.

Följs inte reglerna kan hyresgästen bli ersättningsskyldig om merkostnader uppstår plus att möjlighet att få hyra lokaler framöver kan försvåras.

Text