Riktlinje för sociala medier

Gäller från och med: 8 oktober 2021

Innehållsförteckning

1. Sociala medier – definition
2. Syfte
3. Mål
4. Vara kommun och användandet av sociala medier
5. Ansvar
6. Privatperson
7. Uppträdande på sociala medier
8. Kommunen som avsändare
9. Hantering av inkomna handlingar, svar, kommentarer och synpunkter
10. Samtycke och GDPR
11. Tillgänglighet i sociala medier
12. Allmän handling
13. Olämpligt eller olagligt innehåll
14. Sekretessbelagda inlägg/handlingar
15. Avsluta ett konto

Sociala medier – definition

Sociala medier avser digitala plattformar som kombinerar teknik, social interaktion och användargenererat innehåll. De inbjuder till samtal, ibland med många parter, och användarbegreppet omfattar därför alla som är aktiva via ett socialt medium. De är till karaktären kommunikationsvägar
snarare än informationsbärare. De är informella, snabba och kan sprida innehåll mycket snabbt.

Aktiviteterna kan ta sig uttryck i exempelvis chattfunktioner, diskussionsforum eller bloggar. Exempel på nuvarande tjänster för sociala medier är Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, YouTube, Snapchat och TikTok.

Syfte

Syftet med Vara kommuns användning av sociala medier är främst att skapa dialog med medborgarna och vara ytterligare en kanal för att berätta om vad som händer i kommunen. Sociala medier är dessutom användbart vid kriskommunikation, rekrytering, varumärkesbyggande och omvärldsbevakning. I sociala medier är det möjligt att nå ut till människor som kommunicerar digitalt men som vanligtvis inte besöker kommunens egen webbplats.

Mål

Allt arbete i kommunen utgår från Vara kommuns övergripande mål. Arbetet i sociala medier grundar sig framförallt i målen:

• Attraktivt Vara med livskvalitet för alla – ett mål som handlar om att bygga ett långsiktigt och hållbart samhälle där alla känner delaktighet och möjlighet att påverka.
• Verksamhet med god kvalitet – som handlar om att dialog och delaktighet skapar engagemang kring kommunens verksamheter, ger kunskap och förståelse för kommunens uppdrag och stärker förtroendet för kommunens arbete.

Målen mäts i medborgarundersökningen som genomförs vart annat år. Samtliga mål följs även upp i samband med delårs- och årsrapporter.

Vara kommun och användandet av sociala medier

Kommunikationsavdelningen ska utse vilka personer som får använda sociala medier för kommunens räkning. Det ska finnas uppdrag från en chef fför att en anställd ska kunna använda sociala medier i tjänsten. Vid kommunikation i rollen som medarbetare i Vara kommun ska det alltid framgå tydligt att det är på myndighetens uppdrag.

Ansökan om verksamheters närvaro på sociala medier lämnas till verksamhetschef/enhetschef för godkännande. Starten ska alltid ske med stöd av och i samråd med kommunikationsavdelningen (formulär för ansökan finns på intranätet). Arbetet i sociala medier ska utföras i enlighet med den framtagna rutinen för sociala medier.

Privata konton på sociala medier ska inte användas. Utifrån Tryckfrihetsförordningen och reglerna om utlämnande av allmänna handlingar ska kommunen ha tillgång till inloggningsuppgifter för konton på sociala medier.

Ansvar

Vara kommun ansvarar för allt som publiceras på kommunens sociala medier. Ansvaret omfattar både uppgifter som kommunen själv publicerar men även innehåll som andra publicerar på de officiella kontona.

Konton och behörigheter i sociala medier hanteras centralt av kommunikationsavdelningen. Kommunikationsavdelningen hjälper till, vägleder och ger konsultativt stöd i frågor som rör användningen av sociala medier.

Kommunikationsavdelningen ser över dessa riktlinjer vid behov.

Privatperson

Anställdas privata inlägg på nätet är inte allmän handling, men det är viktigt att inte blanda ihop rollerna. Anställda ska tänka på att inte skriva saker som rör handläggning av enskilda ärenden. Eventuell tystnadsplikt för sekretessbelagda ärenden gäller även på nätet.

Deltar kommunens anställda privat i sociala medier och får en fråga som rör arbetet, bör den anställde uppmana frågeställaren att skicka vidare frågan till Vara kommuns officiella Facebook-sida eller annan officiell kanal så att Vara kommun kan registrera den som allmän handling.

Uppträdande på sociala medier

Nedan följer en punktlista över hur administratörer för ett Vara kommunkonto bundet till sociala medier ska uppträda på detta.

• Var tydlig.
• Ta ansvar för innehåll, form och språk.
• Tänk på att kontot alltid representerar Vara kommun.
• Skaffa dig kunskap om hur sociala medier fungerar.
• Hitta en bra rutin för aktivitet på kontot.
• Använd närvaron i det sociala mediet på ett effektivt sätt.
• Respektera rättigheter såsom upphovsrätten.
• Använd ett städat språk som är personligt, men inte privat.
• Tänk på att innehållet ska vara tillgängligt för alla.

Kommunen som avsändare

Vara kommun ska ha en uppdaterad förteckning på den egna webbplatsen över vilka externa webbplatser som kommunen är aktiv på.

Tydliga kännetecken ska användas för att informera om identiteten när Vara kommun agerar i sociala medier. Så långt det är möjligt ska kommunens grafiska profil följas. Kommunens namn och logotyp ska användas i profilen för användarkonton i sociala medier. Att ange Vara kommuns webbplats, mejladress, telefonnummer och fysiska adress stärker identiteten och trovärdigheten.

I det sociala mediet ska Vara kommun informera om syftet med användningen av tjänsten, vilken typ av kommentarer den är avsedd för samt att inlägg blir allmänna handlingar. Information ska också ges om
innehåll som inte får förekomma i kommentarerna och åtgärder vid överträdelser. Användare bör uppmanas att anmäla kommentarer som kan vara i strid med dels GDPR, dels med tjänsteleverantörens användarvillkor.

Information till medborgarna ska inte tillhandahållas i bara en specifik kanal. Till exempel ska inte inbjudan och anmälan till ett möte enbart ske genom sociala medier eftersom det utesluter grupper som inte använder sociala medier.

Hantering av inkomna handlingar, svar, kommentarer och synpunkter

När Vara kommun använder sociala medier har kommunen skyldighet att ta hand om de frågor som ställs.

Uppsikt över inlägg i det sociala mediet ska ske dagligen under arbetsdagar. Om olagligt eller olämpligt innehåll tidigare har förekommit bör uppsikten ske tätare. Frågor ska besvaras korrekt av den som har kunskap. Svaret ska i första hand ges i det sociala mediet där frågan ställdes. I vissa fall kan frågan komma att besvaras i Vara kommuns forum BättreVara. I dessa fall ska avsändaren meddelas detta. Frågor eller synpunkter om specifika ärenden ska vidarebefordras till rätt person/förvaltning. Tala dessutom om för avsändaren vart ärendet förts och hur personen kan följa sitt ärende.

Samtycke och GDPR

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) krävs ett skriftligt samtycke från samtliga identifierbara personer som medverkar i Vara kommuns innehåll i sociala medier. Det gäller både på bilder och i filmer eller innehåll där andra personuppgifter exponeras, exempelvis utskrivet namn på en person eller en berättarröst till en film eller ljudinslag. Publicera därmed ingen bild, film eller andra personuppgifter utan att säkerhetsställa att de som är med i innehållet har godkänt publicering och gett skriftligt samtycke till det. Undvik att okända personer medverkar i innehållet, det vill säga personer som det inte går att samla in samtycken från (exempelvis personer som passerar i bakgrunden på en film eller bild). Det är den enskilda verksamhetens ansvar att hantera personuppgifterna på ett korrekt sätt.

Det skriftliga samtycket undertecknas via en samtyckesblankett som finns att hämta på intranätet. Ansvaret att samla in korrekta samtycken ligger på respektive verksamhet.

Det är viktigt att tänka på att en person kan återkalla sitt samtycke och att man då kan behöva ta bort bilderna eller filmerna i de kanaler där man har publicerat innehållet.

Om det är yngre personer på bilderna rekommenderar Datainspektionen att det finns samtycke från deras vårdnadshavare. Det finns ingen särskild bestämmelse om från vilken ålder unga personer själva kan ge samtycke, men Datainspektionen brukar ha 15 år som tumregel och det tillämpar Vara
kommun.

Lagen om elektroniska anslagstavlor

I regel måste lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor tillämpas när en offentlig organisation använder sociala medier. Lagen innebär att Vara kommun är skyldig att lämna information till var och en som ansluter sig till sociala medie-plattformarna om sin identitet och i vilken utsträckning inkomna meddelanden blir tillgängliga för andra användare. Ansvaret innebär också att ha uppsikt över tjänsten och ta bort samt förhindra spridning av meddelanden som bryter mot vissa lagar. Organisationens
ansvar för personuppgifter i sociala medier beror på utformningen av den sociala medietjänsten och att de sociala medierna ständigt utvecklas och förändras.

I sociala medietjänster där Vara kommun kan moderera och påverka vad andra publicerar (till exempel Facebook och Instagram) är kommunen ansvarig för personuppgifter både som andra publicerar och som kommunen själv publicerar. För tjänster där kommunen inte kan påverka andras inlägg (till exempel Twitter) blir kommunen inte ansvarig för personuppgifter som andra publicerar. Även den besökare som skrivit en kommentar i det sociala mediet har ansvar för vad den själv har skrivit.

Tillgänglighet i sociala medier

Den 23 september 2020 började lagen om tillgänglighet till digital offentlig service även gälla innehåll som publiceras genom tredjepart, till exempel sociala medier. Innehållet ska, så långt det är möjligt, göras tillgängligt så att till exempel personer som använder skärmläsare kan uppfatta innehållet.
Detta görs genom att:

• Undvika text i bild.
• Undvika innehåll som blinkar, rör sig eller skrollar automatiskt.
• Använd klarspråk.
• Texta all video.
• Syntolka filmer och bilder.
• Lägg till alternativtexter i den mån det går.

Allmän handling

De inlägg som Vara kommun gör i sociala medier och som utomstående gör i dialog med myndigheten blir allmänna handlingar. Inlägg och kommentarer på det sociala mediet ska arkiveras regelbundet i enlighet med kommunens dokumenthanteringsplan. Synpunkter som kan ha betydelse för ett ärende ska registreras.

Handlingar som bör bevaras

Olämpligt eller olagligt innehåll

Sekretessbelagda uppgifter får inte förekomma i inlägg i sociala medier som Vara kommun ansvarar för. Dessa ska, i enlighet med dokumenthanteringsplanen, omedelbart tas bort från mediet. Ärenden som rör enskilda personers ekonomiska eller personliga förhållanden ska styras bort från sociala medier. Olagligt eller olämpligt innehåll ska skyndsamt raderas eller avpubliceras. Gallringsbeslut och diarieföring krävs vid borttagande av inlägg och kommentarer.

I det sociala mediet ska Vara kommun anslå att användarna inte får göra inlägg som innehåller

• förtal, personliga angrepp eller kränkande bilder eller uppgifter
• uppvigling, hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier
• olagligt material
• svordomar eller obscena ord
• upphovsrättsintrång eller intrång i andra rättigheter som skyddas i 5 kap. upphovsrättslagen
• pornografi
• personuppgifter
• spam och annan marknadsföring.

Sekretessbelagda inlägg/handlingar

Sekretessbelagda handlingar får inte förekomma på sociala medier. Inlägg som kan omfattas av sekretess ska plockas bort, där det är möjligt, och registreras hos respektive nämnd.

Följande saker indikerar att det kan vara en sekretessbelagd handling:

• Personuppgifter förekommer.
• Känsliga uppgifter som rör privatpersoners liv.

Om det förekommer innehåll som omfattas av GDPR ska en anmälan göras till Integritetsskyddsmyndigheten.

Avsluta ett konto

Innan kontot avslutas ska du kontakta din chef och kommunikationsavdelningen. Berätta på kontot att det kommer att avslutas och tacka för alla inlägg. Kommunikationsavdelningen tar en skärmdump av kontot innan det avslutas.