Riktlinjer för e-post
Antagen av kommunfullmäktige 26 april 2021 § 42
Inledning
Vara kommun ska ha hög tillgänglighet för kommunens kunder/brukare och alltid ge ett gott bemötande. Det innebär bland annat att kommunen ska vara tillgänglig via e-post. Dessa riktlinjer ska hjälpa alla inom kommunkoncernen att hantera och kommunicera via e-post på ett enhetligt, lagenligt
och effektivt sätt.
E-post - ett arbetsverktyg
E-post är de elektroniska handlingar och meddelanden som hanteras i kommunens e-postsystem. Det är ett verktyg som ska underlätta för kommunens medarbetare och förtroendevalda att göra sina arbetsuppgifter. Samtliga medarbetare och förtroendevalda i Vara kommun tilldelas en kommunal e-postadress. Vara kommun skiljer på två typer av e-postbrevlådor: funktionsbrevlåda och individuell brevlåda.
Funktionsbrevlåda
En funktionsbrevlåda utgör den officiella adressen till en förvaltning, enhet eller verksamhet som till exempel vara.kommun@vara.se eller arkivet@vara.se. En funktionsbrevlåda är inte knuten till en speciell person utan ansvaret för denna delas av flera. Syftet med funktionsbrevlådan är att kunna ge så hög tillgänglighet och så god service som möjligt.
Kontakten med kommunen via e-post bör i första hand styras till funktionsbrevlådorna för att förenkla kommunens hantering när det gäller registrering av allmänna handlingar. E-post som kommer till en
funktionsbrevlåda bör kvitteras via ett autosvar så att den som kontaktar kommunen vet om att meddelandet mottagits.
Det är även adressen till funktionsbrevlådan som ska anges på webbsidan eller annan plats där e-postadresser förekommer.
Individuell brevlåda
Den individuella brevlådan är knuten till en enskild person, medarbetare eller förtroendevald och ska bevakas på samma sätt som en funktionsbrevlåda.
Kommunens e-postsystem är ett arbetsredskap som inte ska användas för privat bruk.
Öppna och besvara e-post
Det måste alltid finnas en eller flera personer som är ansvariga för att inkommen e-post dagligen öppnas i kommunens funktionsbrevlådor under vardagarna. Inkommen e-post ska öppnas vid minst ett tillfälle per dag. Frågor som inkommer via e-post ska besvaras så snart som möjligt och senast inom två arbetsdagar.
Som innehavare av en individuell e-postbrevlåda är det den enskildes ansvar att dagligen öppna och svara på sin e-post och avgöra om något behöver registreras/diarieföras av den enskilde själv eller vidarebefordras till registrator.
Postöppning vid frånvaro
Vid frånvaro som till exempel semester och sjukdom får e-postlådan inte lämnas obevakad. Varje förvaltning har ett ansvar att se till så det finns en upprättad rutin för hur både funktionsbrevlådor och individuella brevlådor bevakas vid frånvaro. Det är viktigt att det finns fullmakt för öppnande av e-post när man av olika anledningar är borta från arbetsplatsen. Chef ansvarar för att rutiner vid frånvaro finns. När du är borta från arbetet ska ett autosvar läggas in (se rutin för e-post).
Allmän handling och registrering
För e-post gäller samma regler för offentlighet, sekretess och registrering som för pappershandlingar. I princip är all inkommande och utgående post till en myndighet en allmän handling. Enligt lagstiftningen bedöms e-post som inkommen när den ligger i kommunens server. Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. i tryckfrihetsförordningen. Enligt dessa har var och en rätt att ta del av en handling som är upprättad hos en myndighet eller är inkommen till myndigheten, en så kallad allmän handling, förutsatt att den inte omfattas av sekretess. Epostmeddelanden kan därför vid begäran komma att lämnas ut som en allmän handling och ska enligt lag lämnas ut senast inom två arbetsdagar.
Vad ska registreras?
Huvudregeln är att all inkommande och utgående e-post är allmän handling och ska därför registreras. Eventuella undantag framgår av kommunens dokumenthanteringsplan. Meddelanden av liten eller tillfällig betydelse (koncept/utkast/reklam) behöver aldrig registreras.
När blir ett e-postmeddelande en allmän handling?
Ett e-postmeddelande räknas som ankommet eller upprättat när det har skickats från eller till annan myndighet, företag eller allmänheten. Det betyder att e-post som skickas mellan kollegor på samma förvaltning inte inledningsvis räknas som allmänna handlingar, och ska i de flesta fall inte registreras. Interna e-postmeddelanden som tillför något viktigt till ett ärende ska registreras på lämpligt sätt. De blir då upprättade allmänna handlingar när de registreras. Interna e-postmeddelanden som tillför sakuppgifter till ett ärende och som varken har registrerats eller gallrats (kastats), blir allmänna handlingar när ärendet de tillhör är slutbehandlat.
Hur går registreringen till?
Registrering av e-posten ska ske på lämpligt sätt. Om det rör ett centralt ärende kan registrering ske på olika sätt genom:
- diarieföring i kommunens ärendehanteringssystem Evolution.
- bevarande i personlig akt om det rör en enskild person (till exempel barn- och elevakter inom utbildningsverksamheten)
- registrering i annat verksamhetssystem som används.
Hur en handling ska registreras framgår vanligtvis i dokumenthanteringsplanen. Vägledning i Evolution fås i dokumentet ”Lathund – diarieföring och Evolution” som finns på intranätet.
Gallring av e-post
Meddelanden av liten eller tillfällig betydelse (koncept/utkast/reklam) får rensas från övrig e-post. Interna e-postmeddelanden som inte tillför något viktigt till ett ärende kan gallras när de är inaktuella. Vid en begäran om att få ta del av en handling, är det förbjudet att gallra handlingen innan ärendet om begäran är avslutat (och eventuella beslut har vunnit laga kraft).
Hantering av personuppgifter
E-post innehåller alltid personuppgifter som e-postadress och avsändare. Det betyder att dataskyddsförordningen gäller för e-post som för all annan personuppgiftsbehandling. När e-postmeddelandet tagits emot och hanterats måste en bedömning göras av hur meddelandet och personuppgifterna ska behandlas och vilket rättsligt stöd som finns för den fortsatta behandlingen.
E-postsystemet bör inte fungera som förvaringsplats för personuppgifter under en längre tid. Om en bedömning gjorts att uppgifterna ska sparas ska de flyttas över från e-postsystemet till ett ärende- eller verksamhetssystem. När detta är gjort kan e-postmeddelandet tas bort.
Säkerhet
Tänk på att iaktta försiktighet med att öppna bifogade filer från okänd avsändare. Bifogade filer kan innehålla skadlig kod som till exempel virus. Öppna aldrig en fil eller klicka på en länk om du känner dig osäker. Kontakta Göliskas servicedesk för råd och hjälp: servicedesk@goliskait.se
Sekretess och känsliga uppgifter
Känsliga eller sekretessbelagda personuppgifter får inte behandlas eller sparas i e-postsystemet. Om denna typ av personuppgifter inkommer ska inte meddelandet vidarebefordras eller besvaras. Skicka aldrig känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter via e-post, till exempel uppgifter om någons hälsa, religiösa åskådning, politiska åsikter (undantag gäller rörande aktiva förtroendevalda) eller andra integritetskänsliga och extra skyddsvärda uppgifter.
Loggning
All e-post är inte allmän handling, men en förteckning eller logg över inkommen och sänd e-post är alltid en allmän handling. Loggen innehåller uppgifter om avsändare, mottagare, ärenderubrik, klockslag och datum för när e-posten skickades. Integritetskänslig eller sekretessbelagd information ska aldrig skrivas i ärenderubriken eller i e-postmeddelandet. Uppgifterna i loggen sparas i tre månader även fast e-postmeddelandet raderats från inkorgen. Det innebär att vid begäran om utlämnande av e-post kan Göliska IT återskapa e-postmeddelanden tre månader tillbaka i tiden.
Kommunicera effektivt
E-post är en effektiv kommunikationskanal som snabbt når fram till många. Men flödet av e-post är stort och det finns några saker att tänka på för att begränsa mängden och underlätta för mottagaren att ta till sig e-postmeddelandet.
- E-post är bra för kort och enkel information som inte kräver förklaringar. När ett snabbt svar behövs eller när något behöver diskuteras är ett telefonsamtal eller personligt möte att föredra.
- Skriv en tydlig rubrik i ämnesraden så att mottagaren förstår vad epost-meddelandet handlar om.
- Skriv aldrig känslig information i ärenderaden som till exempel personuppgifter.
- Skicka bara e-post till de som verkligen berörs. Undvik ”svara alla” och undvik att skicka kopia om det inte är nödvändigt.
- Undvik stora grupputskick. Behöver en större grupp nås är det bättre att använda intranätet som kommunikationskanal.
- Undvik att bifoga filer inom organisationen. Använd istället samarbetsrummen på intranätet eller andra plattformar som mottagaren har tillgång till.
- Använd klarspråk och en bra ton. Anpassa språket till mottagaren och sammanhanget.
- För att minska stress på grund av mängden e-post: ta bort ljud och dialogrutor som annonserar ett nytt meddelande. Kontrollera istället e-postbrevlådan på regelbundna tider under dagen.
- Använd kommunens gemensamma e-postsignatur utan egna tillägg (se rutin för e-post).
Har du frågor om e-post, allmänna handlingar och registrering?
Kontakta kansliavdelningen på e-postadress vara.kommun@vara.se
Kontaktcenter
Vi svarar på frågor om kommunens service och verksamhet, ring eller skicka e-post till kontaktcenter.