Rutin för investeringsprocessen

Gäller från och med 12 september 2023

Innehållsförteckning

• Inledning
• Investeringar
• Process med utgångspunkt från projektmodellen

Inledning

Rutinen ersätter Riktlinje för investeringsprojektprocess fastställd av kommundirektören 2016-11-01.

Rutinen beskriver arbets- och beslutsgången för olika typer av byggprojekt, från behov till färdigt projekt. Efter beslut om genomförande utförs projekten av enheterna fastighet, gata/park eller VA. Inom övriga kommunorganisationen görs det andra typer av investeringar av mindre art. Dessa är oftare enklare och hanteras genom rutiner inom berörd enhet/förvaltning och berörs inte vidare av föreliggande rutin.

Investeringar

I detta sammanhang finns två olika typer av investeringar. Dessa brukar benämnas raminvesteringar samt investeringar för riktade projekt.

Fastighetsenheten, Gatu-och parkenheten och VA-enheten har årligen avsatta medel för så kallade raminvesteringar. Syftet med dessa är att mindre investeringar av mer löpande karaktär ska kunna beslutas om och hanteras på förvaltningsnivå. Exempel på detta är mindre verksamhetsönskemål och det kontinuerliga underhållet i fastigheter, asfaltering och lagning av smågator, lagningar och underhåll av VA-systemet samt inköp av maskiner.

Tekniska förvaltningen rapporterar status och utfall för raminvesteringarna tre gånger per år till tekniska nämnden. Beställande nämnd informeras årligen om prioriterade raminvesteringar av respektive förvaltnings lokalsamordnare.

Tekniska förvaltningen ska tre gånger per år rapportera status för projekt i förstudieskede och i efterföljande steg till beställarnämnd. Det är av stor vikt att avvikelser och/eller betydande ändringar från förstudiens inriktning redovisas.

Investeringsmedel för riktade projekt är större och har oftast föregåtts av fördjupande utredningar. Nybyggnation av ett korttidsboende, stora skolrenoveringar och byggnation av större centrumgator är exempel på riktade projekt, men även en del mindre projekt kan vara riktade då de uppkommit utifrån politiska initiativ. Exempel på detta är installation av reservkraft till Lagmansgymnasiet eller installation av solceller.

Det ska poängteras att det ekonomiskt inte är någon skillnad på medel från raminvesteringar och medel för riktade projekt. Samma avskrivningsregler och ränta används vilket medför att den kapitalkostnad som belastar den enhet som byggt något blir densamma i båda fallen.

Process med utgångspunkt från projektmodellen

Nedanstående processkarta visar schematiskt de olika vägar som i huvudsak följs då ett behov kan komma att utmynna i ett realiserat byggprojekt.

De olika väsentliga stegen förklaras, förtydligas och exemplifieras framåt i dokumentet.

Mellan varje steg i modellen finns beslutspunkter. Beslutspunkterna är viktiga för beställarens styrning av arbetet. Även startpunkt och slutpunkt är beslutspunkter.

Ett behov finns

Startpunkten är ett behov, ett problem, ett förslag eller ett önskemål som behöver utredas eller åtgärdas. Det kan komma från politisk nivå eller från förvaltningar (verksamhetsanalys, planerat eller akut reinvesteringsbehov, teknikutveckling, verksamhetsutveckling). Nedan ges ett antal exempel som ringar in omfattningen av dessa.

• Från verksamheterna, exempelvis bildnings- och socialförvaltningen, kan uppstå behov av mindre förändringar inne i lokalerna. Men det kan också handla om större projekt som tillbyggnader och nybyggnader.
• Utifrån förvaltarperspektiv kan det uppkomma behov av åtgärder i en byggnad.
• Inom VA-verksamheten kan behov uppstå om både modernisering och underhåll av verken. Till detta kan också då och då akuta större fel behöva åtgärdas.
• Gatu- och parkenheten har att hantera behov som kan röra både rent underhåll/reinvesteringar av gata, parker och torg samt anläggningar på dessa, men även inkomna behov och idéer från exempelvis medborgare.
• Idéer kan också komma från olika former av politiska initiativ.

Behovsbeskrivning

Arbetet inleds med en behovsbeskrivning.

I behovsbeskrivningen tas underlag fram för att avgöra om fortsatt arbete ska prioriteras och på vilket sätt det ska gå vidare. Behovsbeskrivningen ska redovisa bakgrund, organisation, förväntad effekt, risk med nollalternativ samt föreslå en väg framåt.

Behovsbeskrivningen genomförs av verksamheten där behovet har uppstått.

Beslutspunkt 1

När behovsbeskrivningen överlämnats och godkänts beslutar beställaren (förvaltningschef eller berörd nämnd beroende på vart initiativet kommer ifrån) om hur arbetet ska gå vidare.

För underhållsåtgärder eller andra mindre arbeten kan beslut tas av enhetschef på tekniska förvaltningen.

Arbetet kan fortsätta genom att det beslutas:

• Att inte genomföra någon åtgärd.
• Att det ingår i det ordinarie arbete och inget projekt behöver startas.
• Att det är ett mindre projekt/uppdrag som kan finansieras av raminvesteringar. Uppdraget ges i detta fall till någon av de utförande enheterna av beställaren. Dialog förs mellan den beställande förvaltningens lokalsamordnare och den utförande verksamheten kring när uppdraget kan prioriteras och utföras.
• Att det är ett större projekt som kräver ytterligare utredning innan det kan startas. Tillvägagångssättet för detta beskrivs mer utförligt nedan.

Förstudiebeställning

Innan en förstudie kan startas ska en förstudiebeställning göras. Det kan göras i samband med behovsbeskrivningen.

Av beställningen ska det framgå varför man vill göra förstudien och vad som ska göras. Att göra en förstudie är bra om man behöver samla in mer faktaunderlag eller utreda olika alternativ. Förstudien är en förberedelse för att sedan kunna gå vidare i ett projekt.

Det är beställarens ansvar att säkerställa budget och resurser för förstudiens genomförande. Det är beställande nämnd som står för eventuella konsultkostnader som uppstår i en förstudie. Förstudiebeställningen ska även klargöra tidplan och avgränsningar.

Verksamhet ansvarar för förstudiebeställningen och berörd nämnd tar beslut om att starta förstudie.

Beslutspunkt 2

När förstudiebeställningen är överlämnad och godkänd av beställaren beslutar berörd verksamhetsnämnd om förstudien skall startas.

Förstudie

Förstudien syftar till att undersöka ett eventuellt projekts genomförbarhet och den genomförs i dialog med verksamheten. Berörd förvaltnings lokalsamordnare ska vara delaktig. Extern kompetens kan behöva kopplas in.

Förstudierapporten är det samlade resultatet av förstudien och kan innehålla lösningsförslag med lokalprogram, planskisser, kalkyler, risk- och intressentanalys, kostnads- och nyttoanalys samt alternativa lösningsförslag.

Beslutspunkt 3

Underlag i form av tjänsteskrivelse som sammanfattar förstudien samt förslag till beslut bereds till berörd nämnd.

I det här skedet kan beslut tas om att inte starta ett projekt utan att återremittera eller avsluta ärendet. Om nämnden vill gå vidare med ett projekt bör tre olika beslutspunkter finnas med i tjänsteskrivelsen. Nedan, i kursiv stil, ges förslag på formuleringar.

• Nämnden förordar ett genomförande av projektet enligt inriktningen i förstudien.
  • Tekniska nämnden äskar sedan investeringsmedel i samband med investeringsbudgeten som beslutas i juni kommande år.
• Om projektet medför ökade driftkostnader behöver berörd förvaltning och nämnd ta ställning till om det kan hanteras inom driftsbudget eller om det behöver äskas tillskott till budgeten. Nedan ges exempeltext för båda scenarierna.
  • Ökade driftskostnader hanteras av förvaltningen inom ramen för sina tilldelade budgetramar.
  • Driftsanslag motsvarande hyresökning på [XX] mnkr kommer att äskas av nämnden i budgetarbetet inför [året då de ökade driftkostnaderna aktiveras].
• Behov av övriga investeringar (inventarier etc.) och driftskostnader (personalkostnader etc.) uppgår till [kostnaden för detta]. Detta hanteras av nämnden [i det löpande arbetet, eller inför aktuellt budgetår].

Beslut fattas av berörd verksamhetsnämnd. Om beslutet är positivt går projektet vidare till kommande investeringsberedning.

Styrprocess och investeringsberedning

För att ett projekt ska kunna genomföras behöver det tas beslut om investeringsbudget i kommunfullmäktige. Det sker i enlighet med gällande riktlinje för styrprocessen och startar med en investeringsberedning som äger rum hösten två år innan budgetåret.

Beslutspunkt 4

Beslut om drift- och budgetramar tas av Kommunfullmäktige i juni året innan specifikt budgetår.

Eventuellt utökade budgetramar på grund av ökade driftkostnader (enbart hyreskostnader) budgeteras på finansförvaltningen och inte på berörd förvaltning. Utökade budgetramar tilldelas berörd förvaltning först när de ökade kostnaderna aktiveras.

Planera projekt

Projektplaneringen syftar till att konkretisera vad projektet ska omfatta och hur det ska utformas i form av ett förfrågningsunderlag som används för upphandling.

Det är ett stort arbete som leds av en projektledare på tekniska förvaltningen. Även berörd verksamhet, externa konsulter och övriga intressenter behöver involveras.

Arbetet omfattar även hantering av tillstånd som till exempel bygglov samt uppdatering av kostnadsbedömning och tidplan. Upphandling genomförs i enlighet med gällande styrdokument samt riktlinjer.

Beslutspunkt 5

I det här skedet kan beslut tas om att inte starta ett projekt utan att återremittera eller avsluta ärendet. Om projektet ska gå vidare tas beslut om tilldelning och avtal skrivs med entreprenör enligt gällande delegationsordning.

I investeringsbudgeten för riktade projekt ingår en schabloniserad beräkning om +15 % i de budgeterade beloppen. Det betyder att höjd tas i investeringsbudgeten för riktade projekt med den omfattningen. Poängteras bör att förvaltningen alltid arbetar för att den utökade höjden inte ska behöva nyttjas. I det fall den utökade höjden ändå används och det innebär en ökad driftskostnad för beställande nämnd utgår ingen kompensation för detta per automatik.

Skulle inkomna anbud överstiga vad som anges i investeringsbudgeten för det aktuella riktade projektet krävs att ärendet bereds av kommunstyrelsen för beslut i kommunfullmäktige innan tilldelning sker och avtal skrivs.

Genomför projekt

Projektet genomförs i enlighet med det som upphandlats. Ändrings- och tilläggsarbeten hanteras.

Överlämning till verksamhet och driftorganisation sker då slutbesiktning är godkänd.

Beslutspunkt 6

Slutredovisning görs hos beställarnämnd. Slutredovisningen innehåller presentation av genomfört projekt samt redovisning av parametrar som ekonomiskt utfall och större avvikelser.