- Vara kommun
- Kommun och politik
- Vår organisation och verksamhet
- Planer och styrande dokument
- Riktlinjer och rutiner
- Riktlinje för styrprocessen
Riktlinje för styrprocessen
Gäller från och med: 1 december 2021
Innehållsförteckning
Syfte
Styrningen syftar till att verka för att handlingar i organisationen leder till ett önskat resultat i både ekonomisk och verksamhetsmässig aspekt och därmed se till att kommunens resurser används på bästa sätt. Styrprocessen beskriver aktiviteter för planering, genomförande och uppföljning såväl på
politisk och tjänstemannanivå. Ytterst syftar resursstyrningen till att använda kommunens resurser på ett effektivt sätt och till det som avsetts i politiska beslut samt att uppnå god ekonomisk hushållning. Styrprocessen syftar även till att vara ett verktyg för kommunstyrelsen att utöva sin uppsiktsplikt.
Lagstiftning och normerande organ
All ekonomisk styrning utgår från gällande lagstiftning och normerande organ. De kommunala styrdokumenten utgör komplement till de delar som inte är reglerade. De viktigaste lagarna som styr ekonomiområdet utgörs av Kommunallagen och Lag om kommunal bokföring och redovisning. Vidare
finns rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning, RKR, samt anvisningar från Sveriges kommuner och regioner, SKR, och andra organisationer.
God ekonomisk hushållning
Enligt kommunallagen ska kommuner ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet där kommunfullmäktige beslutar om riktlinjer kring detta.
En god ekonomisk hushållning innebär inte enbart att räkenskaperna går ihop, utan innefattar även ett krav på att resurserna används till rätt saker och att de utnyttjas på ett effektivt sätt. För att uppnå detta krävs en ändamålsenlig styrning, t.ex. genom att sätta upp mål, upprätta planer och program samt kontinuerligt följa upp utvecklingen av såväl verksamhet som ekonomi.
Nämnderna ska därför, som en följd av detta, göra kostnads- och kvalitetsjämförelser med andra organisationer och ha en god intern kontroll. Till god ekonomisk hushållning hör också att ha en beredskap för framtida utmaningar genom att i god tid vidta nödvändiga åtgärder.
Beslut som innebär en ekonomisk påverkan ska alltid bygga på en väl dokumenterad analys. Vid beslut som får ekonomiska effekter ska finansieringen anges i beslutet.
Styrmodell
Vara kommuns styrmodell utgår från visionen och innehåller två målnivåer:
- Övergripande mål och framgångsfaktorer
- Nämnds- och bolagsmål
Målen anger övergripande riktning avseende organisationens styrning. Framgångsfaktorer anger områden eller förhållningssätt som är viktiga för ökad måluppfyllelse.
Övergripande mål bryts ner av varje nämnd och bolag till specifika mål för verksamheten, vilka mäts och följs upp med indikatorer. Såväl övergripande mål som nämndsmål antas för en period om fyra år. För de kommunala bolagen beslutas årligen en affärsplan (verksamhetsplan) där mål preciseras
vilka ska ha tydlig förankring till de övergripande målen. Indikatorerna kan revideras under innevarande period om fyra år om så bedöms lämpligt.
På förvaltnings-, verksamhets- och/eller enhetsnivå finns arbetsplaner med aktiviteter som bidrar till att nå målen.
Styrprocessen
Styrprocessen är den process där resurser fördelas utefter beslutade mål. Syftet är att förbättra verksamheten och förverkliga kommunens vision. Styrprocessen syftar därmed till att knyta samman övergripande mål, nämnds- och bolagsmål med resurstilldelning och efterföljande uppföljning och resultat. Processen innefattar aktiviteter för planering, genomförande och uppföljning både på politisk och på tjänstemannanivå.
Ytterst syftar resursstyrningen till att använda kommunens resurser på ett effektivt sätt och till det som avsetts i politiska beslut samt att uppnå god ekonomisk hushållning. Därmed utgör styrprocessen ett verktyg för kommunstyrelsen att utöva sin uppsiktsplikt.
Styrprocessen omfattar två huvudprocesser; en planeringsprocess (budgetprocess) och en uppföljningsprocess. Huvudprocesserna består av delprocesser som var för sig innehåller beredningar och beslut.
Förplanering
Investeringsberedning
En investeringsberedning äger rum hösten två år innan budgetåret. Inför investeringsberedningen tas underlag fram vilka behandlas i kommunens ledningsgrupp och sammanställs i form av en bruttolista av förslag till kommande investeringsbudgetprojekt. Förslagen innefattar såväl behovsbeskrivning som investeringskalkyl per projekt. Till underlaget bifogas en sammantagen beräkning avseende hur möjliga investeringar påverkar kommunens ekonomi på sikt.
Utöver ovanstående kan även kompletterande analysunderlag tas fram inför investeringsberedningen i form av exempelvis demografikomponenter, hållbarhetsaspekter avseende såväl miljömässig som social hållbarhet.
Investeringsberedningen får därmed en översikt över behov, vad projekten kostar och vad det innebär för kommunens ekonomi på sikt. Investeringsberedningen för en diskussion om kommande investeringar och vad som kan komma att prioriteras utifrån dessa underlag. Diskussionen
dokumenteras och utgör tillsammans med sammanställningen av förslag till kommande investeringar underlag till det fortsatta budgetarbetet.
Omvärldsanalys
Omvärldsanalysen tar fasta på möjligheter och utmaningar i dagsläget och för de kommande åren. Möjligheter och utmaningar omfattar händelser och företeelser ur såväl internationellt, nationellt som lokalt perspektiv.
Syftet med omvärldsanalysen är att skapa en kommungemensam utgångspunkt och samsyn inför budgetarbetet som är nyanserad och faktabaserad. Analysen bidrar till att klargöra möjliga prioriteringar i budgetprocessen.
Omvärldsanalysen presenteras på dialogdagen i december. Respektive nämnd och bolag kan därefter behöva göra djupare analyser inom vissa områden, vilket utgör del av underlag för nämndens/bolagets förslag till kommande budget till budgetberedningen.
Inriktningsbeslut
Omvärldsanalysen utmynnar i ett inriktningsbeslut i där kommunstyrelsen i februari antar förutsättningar för nämnderna att utarbeta budgetförslag till budgetberedningen. Det innebär beslut om drifts- och investeringsramar för respektive nämnd. Utgångspunkten är de politiska målen för nämnderna och tidigare beslutad plan som sedan kompletteras med beräkningstekniska justeringar. Kommunstyrelsen kan även i sitt beslut ge nämnderna uppdrag att inkomma med till budgetberedningen.
Syftet med inriktningsbeslutet är att ge nämnderna planeringsförutsättningar tidigt under året för att undvika en utdragen budgetprocess på ramnivå och istället bereda tid för nämndernas detaljbudgetarbete under hösten.
Inriktningsbeslutet är ett budgetdokument som sammanfattar
omvärldsanalysen och beskriver vad som ligger till grund för de ramar som antagits. Förutom drifts- och investeringsramar omfattar dokumentet följande:
- Kommungemensamma mål.
- Ekonomiska planeringsförutsättningar.
- Beräkningsförutsättningar.
- Resultatbudget.
- Övriga ekonomiska förhållanden/uppgifter som är relevanta för det fortsatta arbetet med strategisk plan och budget.
Ställningstagande
Utifrån inriktningsbeslutet arbetar nämnderna fram ett underlag för beredning i form av förslag till budget per verksamhetsområde. Härtill hör att, från politiskt håll, föreslå eventuella äskanden eller övriga budgetjusteringar. Efter beslut i nämnden lämnas förslaget till budgetberedningen, vilken äger rum i maj. Även bolagen inkommer med ett budgetförslag.
Nämnderna
Ambitionen är att arbeta fram de stora dragen i budgeten och då särskilt beakta kommande utmaningar och behov. Budgetdokumentet följer en för nämnderna gemensam mall för att underlätta arbetet i budgetberedningen och innefattar:
- Beskrivning av verksamheten och dess mål, ekonomiska förutsättningar, framtida utmaningar och möjligheter.
- Redogörelse av kommunstyrelsens (eventuella) uppdrag till nämnden.
- Driftbudget i sammandrag.
- Driftbudget per verksamhetsområde.
- Investeringsbudget.
Kommunala bolagen
Budgetdokumentet följer en för bolagen gemensam mall och omfattar:
- Beskrivning av verksamheten och dess mål, ekonomiska förutsättningar, framtida utmaningar och möjligheter.
- Resultatbudget.
- Investeringsbudget.
Beredning av budget
Nämnderna och bolagen föredrar sina budgetar i budgetberedningen, vilken äger rum i slutet på april alternativt i början av maj. Därefter bereds budgeten.
Strategisk plan och budget
Efter budgetberedningen arbetar kommunstyrelsen fram ett förslag till strategisk plan och budget för budgetåret samt tre planår.
Kommunfullmäktige fattar beslut om strategisk plan och budget i juni. Beslutet omfattar drifts- och investeringsramar för respektive nämnd. Dessutom omfattar budgetdokumentet, vilket ligger till grund för beslutet, följande:
- Kommungemensamma mål.
- Ekonomiska planeringsförutsättningar.
- Beräkningsförutsättningar inkl. resursfördelningsmodell.
- Resultat-, balans- och kassaflödesbudget.
- Finansiell analys.
- Övriga ekonomiska förhållanden/uppgifter som är relevanta för beslutet om strategisk plan och budget.
Under hösten görs en uppdatering av skatte- och pensionsprognoser, och skattesatsen fastställs i kommunfullmäktige i november. Nämndernas ramar behandlas enbart i juni i kommunfullmäktige, men vissa tekniska justeringar kan beslutas i kommunfullmäktige i november. Årligen återkommande
justeringar är fördelning av det löneanslag som ligger budgeterat under kommunstyrelsen men även andra tekniska justeringar kan förekomma. Exempelvis kan kommunfullmäktige besluta om tekniska justeringar i form av överföring av budgetposter mellan nämnder, utöver fördelning av löneanslaget. Justeringar av denna art som innefattar förändrat verksamhetsansvar ska innan beslut i kommunfullmäktige därtill ha beslutats av samtliga berörda nämnder.
Detaljbudgetarbete i nämnder och bolag
Kommunfullmäktiges beslut fastslår nämndernas driftsramar vilket innebär att respektive nämnd förfogar över ett nettobelopp (driftsram) och beslutar om resursfördelningen inom dess verksamhetsområde. Leder beslutet till väsentligt förändrad service- och/eller verksamhetsnivå i förhållande till fastställda mål och riktlinjer ska resursfördelningen på verksamhetsområde antas av kommunfullmäktige.
Nämnderna ska bedriva en god och effektiv verksamhet inom beslutade budgetramar och i enlighet med mål och riktlinjer som fastställts.
Nämnderna har det yttersta ekonomiska ansvaret inom sitt verksamhetsområde.
Under hösten arbetar nämnderna fram sina detaljbudgetar med beslut i respektive nämnd senast i december och lämnar för kännedom till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Budgetdokumentet följer en för nämnderna gemensam mall och innefattar:
- Beskrivning av verksamheten, mål, ekonomiska förutsättningar, framtida utmaningar och möjligheter.
- Driftbudget i sammandrag.
- Driftbudget per verksamhetsområde.
- Investeringsbudget.
Bolagen inkommer med budget till kommunstyrelsen i november månad i enlighet med ägardirektiven.
Justering av budget under innevarande år
Justering av budget under innevarande år genom flytt av budgetposter mellan nämnder kan ske om nämnderna är överens och så beslutar med en beloppsgräns som årligen fastställs av kommunfullmäktige. Beslut av denna art som fattas under innevarande budgetår ska lämnas till kommunstyrelsen för kännedom. Leder beslutet till väsentligt ändrad service- och/eller verksamhetsnivå i förhållande till fastställda mål och riktlinjer ska justeringsposterna fastställas av kommunfullmäktige. Även justeringsposter överstigande beloppsgräns fastställs av kommunfullmäktige
Uppföljningsprocessen
Uppföljningens delprocesser syftar till att och göra mål, resurser och resultat transparenta, och därmed utgöra underlag för kommunstyrelsen att utöva sin tillsynsplikt. Vidare är uppföljningsprocessen ett led i att säkra att resultatuppföljning sker på ett enhetligt sätt i kommunkoncernen.
Delårsrapport april
Samtliga nämnder och bolag upprättar rapport om ekonomisk uppföljning.
Helårsprognos görs för drift och investering baserat på ekonomiska utfallet till och med april.
Nämnderna fattar beslut om delårsrapport och lämnar för kännedom till kommunstyrelsen. Om budgeten inte är i balans ska åtgärdsplan upprättas och beslutas i nämnden samt överlämnas till kommunstyrelsen för kännedom.
Nämndernas delårsrapporter är underlag för framtagning av kommunens delårsrapport, vilken beslutas av kommunfullmäktige senast i juni.
Delårsrapport augusti
Samtliga nämnder och bolag upprättar rapport om ekonomisk uppföljning. Helårsprognos görs för drift och investering baserat på ekonomiska utfallet till och med augusti. Nämnderna ska utöver detta även redogöra för måluppfyllelse avseende mål samt indikatorer. Detta ingår i bedömningen av
god ekonomisk hushållning, kring vilket kommunstyrelsen avger ett yttrande om i kommunens delårsrapport.
Nämnderna fattar beslut om delårsrapport och lämnar för kännedom till kommunstyrelsen. Om budgeten inte är i balans ska åtgärdsplan upprättas och beslutas i nämnden samt överlämnas till kommunstyrelsen för kännedom.
Nämndernas delårsrapport är underlag för framtagning av kommunens delårsrapport, vilken beslutas av kommunfullmäktige senast i oktober.
Nämnder och bolag träffar kommunstyrelsens arbetsutskott i en uppföljningsberedning i oktober. Med utgångspunkt i delårsrapport augusti redovisas verksamhet, ekonomisk utveckling och måluppfyllelse för innevarande år. Större avvikelser mellan budget och prognos och/eller budget och utfall kommenteras och åtgärdsplan redovisas.
Årsredovisning
Verksamhets- och årsredovisning omfattar uppföljning av verksamhet, ekonomi och måluppfyllelse för samtliga nämnder och bolag. Syftet är ytterst att ta fram ett dokument från vilket kommunfullmäktige kan utkräva ansvarsfrihet för kommunstyrelsen, nämnder och bolagsstyrelser för det gångna året. Det innebär en prövning om kravet att bedriva verksamheten med god ekonomisk hushållning har uppfyllts. Kommunstyrelsen avger ett yttrande om detta i årsredovisningens verksamhetsberättelse och redogör för måluppfyllelse och ekonomiskt resultat.
Samtliga nämnder och bolag upprättar rapport om verksamhets- /årsredovisning. Nämnderna fattar beslut och lämnar för kännedom till kommunstyrelsen.
Nämnder och bolag träffar kommunstyrelsens arbetsutskott i en bokslutsberedning i mars. Med utgångspunkt i rapport om verksamhets- /årsredovisning redovisas verksamhet, ekonomisk utveckling och måluppfyllelse för det gångna året. Större avvikelser mellan budget och utfall kommenteras och åtgärdsplan redovisas.
Nämndernas verksamhetsredovisning och bolagens årsredovisning är underlag för framtagning av kommunkoncernens årsredovisning som kommunfullmäktige antar senast i april.
Ombudgetering av investeringar
Ombudgetering av investeringsanslag till nästkommande år behandlas av nämnderna i samband med bokslut. Beslut om ombudgetering fattas av kommunfullmäktige i samband med godkännande av årsredovisningen.
Över- och underskott
Över- och underskott förs inte över till nästkommande år. De verksamheter som haft bättre förutsättningar med lägre kostnader kompenserar för de verksamheter som haft sämre förutsättningar med högre kostnader.
Kontaktcenter
Vi svarar på frågor om kommunens service och verksamhet, ring eller skicka e-post till kontaktcenter.