Riktlinjer för digitala kanaler

Antagna av kommunstyrelsen 8 september 2021 § 118

Innehållsförteckning

1. Bakgrund
2. Syfte
3. Målsättning
   
4. Vara kommuns digitala kanaler

Bakgrund

Vara kommun är aktiv i ett flertal olika digitala kanaler. Enligt rapporten Svenskarna och internet (2020) använder 96 % av befolkningen internet, vilket motiverar att kommunen ska finnas tillgänglig på de digitala plattformar där målgrupperna finns. I enlighet med Vara kommuns digitaliseringspolicy ska digitala lösningar vara det naturliga förstahandsalternativet i kontakten med privatpersoner, organisationer och företag.

Riktlinjen för digitala kanaler ger en helhetssyn över hur Vara kommuns olika kommunikationskanaler ska samverka för maximal verksamhetsnytta, såväl för våra invånare och kunder som för den kommunala verksamheten, samt stärka kommunens arbetsgivarvarumärke och platsvarumärke.
Riktlinjerna pekar även ut kommunens handlingsriktning vid användning av digitala kanaler i kommunikationsarbetet.

Syfte

Syftet med riktlinjerna för digitala kanaler är att fungera som ett stöd för kommunikationsavdelningen, samt chefer och medarbetare, i Vara kommun vid användning och utveckling av digitala kanaler.

Målsättning

Målet med kommunikationen i kommunens digitala kanaler är att, genom lättillgänglig och aktuell kommunikation, informera om kommunens tjänster och service, verka för att öka det demokratiska inflytandet genom transparens och skapa tillfällen för medborgardialog. Närvaron i digitala kanaler ska ge möjlighet till delaktighet som ska skapa engagemang kring kommunens verksamheter samt ge förståelse för kommunens uppdrag och stärka förtroendet för kommunens arbete. Målet är också att stärka det övergripande varumärket Vara kommun, samt plats- och arbetsgivarvarumärkena. Målsättningen med Vara kommuns närvaro i digitala kanaler baseras på kommunens övergripande mål.

Vara kommuns övergripande mål

• Attraktivt Vara med livskvalitet för alla – Målet handlar om att bygga ett långsiktigt och hållbart samhälle där alla känner delaktighet och möjlighet att påverka. Vara kommuns digitala kanaler ska bjuda in till dialog och öka kommuninvånares känsla av delaktighet. Detta mål mäts i medborgarundersökningen som skickas ut vartannat år.
• Verksamhet med god kvalitet – Alla ska bemötas på ett respektfullt sätt och relationer ska kännetecknas av öppenhet, hög tillgänglighet och ett gott bemötande. Vara kommuns digitala kanaler har en viktig roll i att skapa dialog, delaktighet och engagemang kring kommunens verksamheter, ge kunskap och förståelse för kommunens uppdrag samt stärka förtroendet för kommunens arbete. Detta mål mäts i medborgarundersökningen som skickas ut vartannat år.
• Välmående arbetsplats – Vara kommun ska vara en attraktiv och välmående arbetsplats, där alla medarbetare ska känna sig delaktiga och uppskattade och där allas kompetenser tas tillvara och
  utvecklas. Detta mål är kopplat till arbetsgivarvarumärket och är av vikt för rekrytering samt arbetsmiljö och kultur på arbetsplatsen. Vara kommuns digitala kanaler, särskilt LinkedIn och Instagram, används för att stärka arbetsgivarvarumärket samt att skapa delaktighet och uppskattning för medarbetarna. Detta mål mäts i medarbetarundersökningen som skickas ut vartannat år.
• Hållbar ekonomi – I Vara kommun är den ekonomiska planeringen långsiktig och strategisk för att skapa förutsättningar för goda livsvillkor för framtida medborgare. Vara kommuns digitala kanaler
  används för att informera om hur kommunens pengar används. Att kommunicera i digitala kanaler är dessutom det mest hållbara och ekonomiskt fördelaktiga alternativet.

Vara kommuns digitala kanaler

vara.se

Hemsidan vara.se är Vara kommuns primära externa kanal. Det innebär att all information som publiceras i annan kanal eller på annat sätt ska gå att hitta på vara.se, med vissa undantag. Det innebär också att den information som publiceras på vara.se alltid ska vara aktuell, detta är särskilt viktigt vid
en kris.

Hemsidan är en servicewebb vilket betyder att det ska finnas information om den service och de tjänster som kommunen tillhandahåller. På hemsidan ska kommuninvånaren även kunna hitta de handlingar som rör politiska beslut och få insikt i beslutprocessen. Då kanalen inte möjliggör att föra
dialog med kommuninvånare och andra intressenter är dess syfte främst att dela information och nyheter från kommunens verksamheter.

Intranät

Vara kommuns intranät är den primära interna kanalen och hemsidan vänder sig till kommunens medarbetare. På intranätet är samverkan, kommunikation och individanpassade verktyg av stor vikt.

Syftet med kommunens intranät är att det ska stötta verksamheterna och medarbetarna i deras dagliga arbete genom att ge information, möjliggöra för kommunikation, lyfta goda exempel och skapa arbetsverktyg som underlättar i vardagen.

Facebook

Sociala medier har blivit en allt viktigare kanal för dialog och diskussion med kommuninvånare och andra intressenter. Det mest populära sociala nätverket är Facebook. Enligt rapporten Svenskarna och internet (2020) använder 81 % av Sveriges befolkning Facebook och det är således en etablerad kanal för kontakt med kommuninvånare. Kommunens Facebooksida ska användas tillsammans med andra kanaler för att nå ut till alla målgrupper.

På Facebook publiceras många olika typer av inlägg. Verksamhetsreportage, samhällsinformation, trivselinformation och störningar för att nämna några. Mediet används även för krisinformation och möjliggör spridning av information på ett snabbt sätt. Facebook är ett forum för dialog där vem som helst kan ställa frågor och lämna synpunkter om kommunens verksamheter.

Syftet med Facebook-sidan är att föra snabb och enkel dialog, informera om vad som händer i kommunens verksamheter och stärka varumärket Vara kommun.

Instagram

Instagram är en foto- och filmdelningsapp där Vara kommun marknadsförs i bilder. Vara kommuns Instagram-konto används som ett stafettkonto där kommunens verksamheter delar med sig av sin vardag.

Syftet med närvaron på Instagram är att stärka varumärket och arbetsgivarvarumärket Vara kommun samt att visa upp Vara kommun som en attraktiv arbetsgivare.

LinkedIn

LinkedIn är ett socialt nätverk som fokuserar på arbete och karriär. Användare på LinkedIn agerar utifrån sin yrkesroll. På LinkedIn publicerar kommunen information med arbetsgivaren Vara kommun som avsändare. Det är bland annat information som är kopplad till näringslivet eller lediga jobb, men även sådant som visar att Vara kommun är en attraktiv arbetsgivare och en attraktiv plats att bo, besöka och verka i.

Syftet med närvaron på LinkedIn är att stärka arbetsgivarvarumärket Vara kommun.

Youtube

Youtube är den internationellt sett största webbplatsen för att dela filmklipp. Vara kommun har ett konto på Youtube där de filmer som produceras publiceras. Syftet med närvaron på Youtube är att ha alla filmer samlade på ett och samma ställe.

Pressrum

I Vara kommuns pressrum publiceras nyheter och pressmeddelanden från alla Vara kommuns verksamheter, inklusive bolagen. I pressrummet publiceras även längre verksamhetsreportage. Det material som publiceras i pressrummet kan enkelt skickas till lokala, regionala och nationella medier för att få nå en större publik. Syftet med att publicera material i pressrummet är att få medial uppmärksamhet och stärka varumärket Vara kommun.

E20-skyltar

Längs med väg E20 finns två stora LED-skyltar placerade i varsin riktning. Skyltarna delas av Vara kommun och Vara Konserthus.

Innehållet på skyltarna ska vara av ett bredare allmänintresse och främst visa saker man kan göra i Vara kommun, exempelvis evenemang, utställningar och utflyktsmål. De används även för krisinformation och annan samhällsinformation.