Riktlinjer rörande arkivhantering för Vara kommun

Antagna av kommunstyrelsen 4 december 2024, § 153

Arkivreglementet för Vara kommun antogs av kommunfullmäktige 2024 (KF 2024-12-16 § 102). Denna anvisning ska göra vissa delar av reglementet tydligare och förklara vad som menas. Riktlinjerna ska antas av arkivmyndigheten (kommunstyrelsen) i Vara kommun.

Innehållsförteckning

• Regelverket
• Tillämpningsområde
• Myndigheternas ansvar
• Arkivmyndigheten
• Redovisning av arkiv
• Dokumenthanteringsplan
• Rensning
• Bevarande och gallring
• Överlämnande av arkiv
• Arkivbeständighet och arkivförvaring
• Utlåning

§ 1 Regelverket

Av 2 § arkivreglemente för Vara kommun framgår att det hos varje myndighet skall finnas

• en arkivansvarig samt
• övrig personal (arkivredogörare) som behövs för fullgörande av arkivuppgifter hos myndigheten.

Dessa personer ska ha kunskap om gällande författningar och övriga bestämmelser som rör hantering av allmänna handlingar och arkiv. Vidare ska de vara myndighetens kontaktpersoner i arkivfrågor.

§ 2 Tillämpningsområde

Detta stycke tar upp vilka myndigheter som arkivreglementet gäller för. De olika typer av myndigheter som gäller för Vara kommun tas upp i § 1 i arkivreglementet.

Beredningar och utskott är underställda respektive ansvarig nämnd.

Arkivreglementet gäller också för följande bolag

• Vara Bostäder AB
• Vara Industrifastigheter AB
• Vara Konserthus AB
• VaraNet AB

§ 3 Myndigheternas ansvar

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet för myndigheter (nämnder och styrelser i bolag och stiftelser) i Vara kommun. Enligt 3 § i arkivreglementet ska arkivmyndigheten utöva tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen.

Ytterst är det politikerna i nämnden, eller bolagets styrelse, som bär ansvaret för myndighetens verksamhet och de allmänna handlingar som hanteras där. Av praktiska skäl ska dock ansvaret för myndighetens arkivvård samordnas till en särskild befattningshavare, en så kallad arkivansvarig. Arkivansvarig är varje förvaltningschef och hen ansvarar för att det finns rutiner för just din förvaltning och att de efterlevs. Arkivansvarig utser en eller flera arkivredogörare som ansvarar för att lämna handlingar som ska arkiveras till arkivet.

Verksamheterna ska anmäla till kommunarkivet vem som är arkivansvarig och vem som är arkivredogörare. Hela organisationen bör meddelas då en ny arkivredogörare blir tillsatt, så personalen vet vem de ska kontakta och vilka slags frågor hen kan besvara.

Eftersom arkivansvaret formellt redan har delegerats från myndighetens nämnd eller styrelse kan inte den arkivansvarige sin tur uppdra åt annan anställd inom myndigheten att utföra uppdraget (vidaredelegera).

Den som är arkivansvarig har som uppgift att:

• Känna till bestämmelser och anvisningar, som rör arkivverksamheten
• Bevaka arkivlagens och kommunens arkivreglementes tillämpning inom den egna myndigheten eller bolaget
• Bevaka arkivfrågorna i budgetarbete, vid organisationsförändringar och övrig planering
• Ansvara i samråd med arkivmyndigheten för att ta fram och dokumenthanteringsplaner och gallringsanvisningar, samt hålla dessa uppdaterade.
• Ansvara för upprättandet av arkivbeskrivningar
• Informera berörd personal om arkiv
• Samråda med arkivmyndigheten/ kommunarkivarien och arkivredogörarna.
• Samråda med arkivmyndigheten/ kommunarkivarien vid organisationsförändringar

Det måste också finnas arkivredogörare på varje myndighet. Arkivredogöraren är personal som svarar för den praktiska arkivvården. De bör väljas så att arkivvården kan förenas med övriga arbetsuppgifter. Stora förvaltningar kan välja att ha flera arkivredogörare, medan det på mindre kan fungera med en. Arkivredogöraren har till uppgift att:

• Känna till bestämmelser och anvisningar, som rör myndighetens arkivvård
• Vårda myndighetens/förvaltningens arkiv
• Hålla handlingarna tillgängliga enligt offentlighetsprincipen
• Verkställa beslutad och föreskriven gallring
• Bistå med att ta fram dokumenthanteringsplaner och gallringsanvisningar, samt hålla dessa uppdaterade.
• I samråd med arkivansvarig upprätta arkivförteckningar
• Se till att arkivbildningen stämmer överens med dokumenthanteringsplanen
• Samråda med arkivansvarig och kommunarkivarie i arkivfrågor

§ 4 Arkivmyndigheten

Under kommunstyrelsen som är arkivmyndighet, finns en arkivverksamhet med tillhörande kommunarkiv. Kommunarkivarien som arbetar för arkivmyndigheten ska utföra tillsyn hos kommunens myndigheter och bolag, samt ge råd i arkivfrågor.

En viktig uppgift för arkivarien är att sprida kännedom om arkivens innehåll och arbeta för att underlätta tillgänglighet och användning för alla kategorier av forskare. Kommunarkivariens uppgifter är att:

• Känna till lagstiftning som rör arkiv
• Vårda och förteckna, förvarade och överlämnade arkiv som finns hos arkivmyndigheten
• Hålla handlingarna tillgängliga enligt offentlighetslagstiftningen
• Kontrollera att beslutad och föreskriven gallring utförs
• Informera och utbilda kommunens berörda personal i arkivfrågor
• Bevaka arkivfrågorna vid förändringsarbete
• Ge myndigheterna råd i arkivvårdsfrågor, vid upprättande av dokumenthanteringsplaner och arkivredovisningar
• På uppdrag av arkivmyndigheten utöva tillsyn
• Ansvara för kommunens e-arkiv och digitalisering av kommunens arkivhandlingar

§ 5 Redovisning av arkiv

Enligt både arkivlagen (1990:782) och offentlighet- och sekretesslagen (2009:400) ska myndigheten/ bolaget upprätta en beskrivning av dess offentliga handlingar. Det görs i en arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen ska visa myndighetens/ bolagets arbetsuppgifter och organisation, arkivets struktur och vilka gallringsregler som tillämpats både i nutid och historiskt sett. Detta för att man ska veta hur myndigheten/ bolaget har förändrats över tid och vilka typer av handlingar som kan finnas i arkivet. I stället för att räkna upp organisationens handlingar kan man hänvisa till myndighetens/ bolagets dokumenthanteringsplan.

Arkivförteckningen redovisar hur arkivet är organiserat och uppdelat. Det är ett sökinstrument som förenklar återsökning av handlingar. Syftet med arkivförteckningen är också att fixera arkivet och därmed minska risken för att handlingar försvinner.

Arkivförteckningen kan vara strukturerad enligt allmänna arkivschemat, som då redovisar vilka olika serier av handlingar som finns och hur dessa serier är uppdelade i fysiska volymer. Den kan också vara enligt en verksamhetsbaserad (processbaserad) arkivredovisning då myndigheternas handlingar är klassificerade enligt de processer som finns i verksamheten.

§ 6 Dokumenthanteringsplan

En dokumenthanteringsplan redovisar myndighetens samtliga handlingar områdesvis och inom varje arbetsrutin och styr myndighetens dokumentflöde. Där anges när handlingar ska lämnas till centralarkivet eller när handlingen ska gallras. Dokumenthanteringsplanen anger hur och i vilket format handlingar ska sparas.

Beslut om dokumenthanteringsplanens användning tas i nämnd eller motsvarande. Dokumentplanen bör ses över årligen och uppdateras vid större organisationsförändringar.

§ 7 Rensning

Rensningen bör utföras av den person som handlagt ärendet eller som är insatt i ärendet. När det inte är möjligt bör det utföras av någon med god kännedom om handlingarnas betydelse och som har förståelsen av ärendet. Rensning bör ske så snart ärendet avslutats.

Det är viktigt att rensningen sker innan handlingarna överlämnas till centralarkivet. Kladdanteckningar, koncept och dylikt som inte rensats ut blir allmänna handlingar vid en arkivläggning.

Anvisningar om rensning kan fås från kommunarkivarien.

§ 8 Bevarande och gallring

Dokumenthanteringsplanen styr vad som ska bevaras och gallras, samt när det ska gallras eller överlämnas till centralarkivet/ arkivmyndigheten.

Bevarande innebär att handlingarna sparas för framtiden.

Gallring innebär att handlingar i ett arkiv förstörs eller att uppgifter utplånas av digitala handlingar i system eller andra upptagningar. Det finns särskilda föreskrifter om bevarande eller gallring i vissa lagar, förordningar eller annat råd. Socialtjänstlagen är en sådan lag där det finns tvingande gallring av vissa typer av handlingar.

Gallring bör ske restriktivt även om myndigheten gallrar en stor del av sina handlingar. En utgångspunkt vid framtagandet av dokumenthanteringsplaner och särskilda gallringsbeslut är skrifterna ”Bevara eller gallra” som tagits fram i samråd mellan Riksarkivet och Sveriges kommuner och landsting.

Vid gallring av sekretesskyddade uppgifter ska förstörandet ske under kontrollerade former.

”Samråd” betyder att myndigheten/arkivmyndigheten inte kan besluta om gallring utan att först ha inhämtat synpunkter från arkivmyndigheten/myndigheten. När det gäller själva beslutet ska detta tas i den nämnd som är ansvarig.

§ 9 Överlämnande av arkiv

Av dokumenthanteringsplanen eller av särskilt beslut i kommunfullmäktige framgår när arkivhandlingar kan levereras till arkivmyndighetens centralarkiv för fortsatt vård. När en myndighet upphört och dess verksamhet inte förts över till någon annan myndighet inom kommunen, ska arkivet överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, om inte kommunfullmäktige har beslutat annat.

Enligt lagen om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring (2015:602) får kommunfullmäktige föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet, får förvaras under en viss tid hos ett specificerat enskilt organ, t.ex. ett bolag eller en stiftelse, utan att handlingarna upphör att vara allmänna.

§ 10 Arkivbeständighet och arkivförvaring

Handlingar som innehåller uppgifter måste skapas och förvaras så att informationen kan användas under den tid som krävs. Dokumentationen måste alltid uppfylla de rättsliga krav som finns för verksamheten. Handlingar som ska bevaras ställer större krav på arkivbeständighet. Råd och anvisningar om arkivbeständigt skrivmaterial och arkivlokaler lämnas av kommunarkivarien. Kontakta även kommunarkivarien när det gäller digitalt bevarande.

Betryggande förvaring innebär bl. a. skydd mot brand, fukt, skadeinsekter och stöld.

I centralarkivet ska inte finnas annat än arkivhandlingar.

I myndigheternas/bolags närarkiv ska vara ordning och reda, som ger en bra överblick över myndighetens handlingar. Närarkivet får inte vara en avskälpningsplats för sådant man inte vet var man ska göra av.

§ 11 Utlåning

Myndighet får låna ut arkivhandlingar till kommunala eller statliga myndigheter för tjänsteändamål, om annan myndighet inte kan få del av handlingarna.

Lån skall vara tidsbegränsade och myndigheten ska kontrollera att handlingarna återlämnas.

Utlån ska ske under säkra former, så att arkivhandlingarna inte skadas, försvinner eller på andra sätt förstörs.